Réservations · Mode d’emploi
Réserver un rendez-vous pour un client
Réservez un rendez-vous depuis l’accueil : choisissez le client, les prestations, la personne et un horaire libre, et Setvos envoie une confirmation au client.
Ouvrir le bon établissement et le bon jour
Dans Réservations, choisissez l’établissement et allez au jour du rendez-vous ; le rendez-vous est réservé sur le jour affiché par l’agenda.
Créer un nouveau rendez-vous
Appuyez sur « Nouveau rendez-vous ». Si l’établissement cesse de prendre des réservations de clients à cette date, un avertissement l’indique, mais vous pouvez quand même réserver.
Choisir le client
Ouvrez la liste « Client » et tapez un nom, un numéro de téléphone ou un e-mail pour chercher parmi tous vos clients, puis choisissez-en un. Un nouveau client doit d’abord être ajouté dans Contacts. Si la fiche du client mentionne des contre-indications, elles s’affichent en rouge sous son nom. Pour une personne qui ne donne pas son nom, choisissez « Sans rendez-vous » en haut de la liste.
Ajouter les prestations
Utilisez « + Ajouter une prestation » pour chaque prestation du rendez-vous ; la fenêtre additionne la durée et le total. Un forfait se réserve sous la forme des prestations qu’il contient. Les cours collectifs figurent aussi dans la liste : choisissez le cours seul, puis une heure — chacune indique les places restantes — et le client prend une place ; il n’y a pas de praticien à choisir. Quand une prestation se réserve pour un enfant, un animal ou un véhicule, une liste comme « Quel enfant » propose ceux du client, et un bouton comme « Ajouter un enfant » en ajoute un sur-le-champ.
Choisir la personne et l’horaire
Sous « Personnel », laissez « N’importe qui » ou choisissez une personne qui réalise toutes les prestations choisies. « Heure » liste les horaires libres ce jour-là : dans un créneau publié, sans chevauchement avec d’autres rendez-vous, et à condition que les salles nécessaires aux prestations soient libres. Une fois l’horaire choisi, le total affiche le prix de la personne qui assure le rendez-vous. Un horaire situé dans une plage d’heures creuses affiche sa remise à côté, par exemple −20 % heures creuses, et le rendez-vous est réservé à ce prix réduit.
Ajouter les détails
Si vous installez les clients par poste, choisissez-en un sous « Salle / poste » ; deux rendez-vous ne peuvent pas occuper le même poste au même moment. Ajoutez des « Notes » pour tout ce que le spécialiste doit savoir.
Décider d’un acompte
« Exiger un acompte » est activé d’office lorsque les acomptes sont activés dans Réservations › Paramètres, ou lorsqu’une prestation choisie en demande un, ce qu’indique alors une ligne sous le total. Il affiche le montant, calculé sur le total après remise ; désactivez-le pour réserver ce rendez-vous sans acompte. Si le client a une adresse e-mail, l’e-mail de confirmation contient un lien pour le payer. Sans prestataire de paiement connecté, il n’y a pas de lien : le rendez-vous reste « Acompte en attente » et vous encaissez la totalité en caisse.
Réserver et confirmer
Appuyez sur « Réserver et envoyer la confirmation ». Le client reçoit un message sur Telegram, WhatsApp, Viber ou par SMS, selon le canal qui le joint, et, s’il a donné une adresse e-mail, un e-mail avec les détails, un fichier de calendrier et un lien pour modifier ou annuler. La personne qui assure le rendez-vous est prévenue, sauf si elle l’a réservé elle-même. Si l’horaire ne convient plus, Setvos vous indique pourquoi.
Questions fréquentes
- Pourquoi l’horaire que je veux n’est-il pas dans la liste ?
Seuls les horaires qui conviennent sont proposés : dans un créneau publié, avec une personne qui réalise toutes les prestations choisies, sans chevauchement avec d’autres rendez-vous, et avec une salle libre si nécessaire. Publiez la semaine dans Réservations › Planning ou choisissez une autre personne.
- Le client doit-il donner une carte quand je réserve à l’accueil ?
Non. À l’accueil, seul l’acompte s’applique, lorsque « Exiger un acompte » est activé. La carte enregistrée, et la règle qui ne la demande qu’aux clients qui manquent des rendez-vous, concernent les clients qui réservent en ligne.
- Puis-je réserver pour un client de passage qui ne donne pas son nom ?
Oui. Choisissez « Sans rendez-vous » en haut de la liste « Client ». Le rendez-vous apparaît comme « Sans rendez-vous » dans l’agenda, personne ne reçoit de confirmation, et « Rendre récurrent » et « Planifier un rappel » ne sont pas proposés. Un client sans rendez-vous ne gagne pas de points de fidélité et, en caisse, n’a droit ni à une remise de niveau ni à un abonnement et ne peut pas payer avec des points ; une carte cadeau fonctionne quand même. Si un habitué passe sans rendez-vous, choisissez-le plutôt, pour que le rendez-vous s’inscrive sur sa fiche.
- Comment accueillir un client sans rendez-vous sur le téléphone ?
Dans Setvos Business, appuyez sur + dans l’agenda et choisissez « Sans rendez-vous ». Choisissez la prestation et qui prend le client : la liste montre qui est libre maintenant, comme « Libre à partir de 09:41 », qui a un client au fauteuil et qui n’est pas de service. « Commencer maintenant » crée la visite à l’heure du salon, la commence et l’ouvre.
À lire ensuite
Enregistrer l’arrivée, terminer, déplacer ou annuler un rendez-vous
Ouvrez un rendez-vous pour en marquer chaque étape, noter ce qui a été fait, le déplacer, l’annuler ou signaler une absence, et sachez ce que le client reçoit.
Établir le planning de l’équipe et le publier
Définissez qui travaille quand dans chaque établissement, une semaine ou un mois à la fois, et publiez le planning. Seuls les créneaux publiés peuvent être réservés, en ligne comme à l’accueil.
Réduire les absences avec les acomptes et les cartes enregistrées
Demandez un acompte sur les nouvelles réservations, demandez une carte enregistrée aux clients qui réservent en ligne, prélevez des frais quand quelqu’un ne vient pas, et sachez quand un acompte est conservé ou remboursé.
Ce que voient les clients quand ils réservent en ligne
Comment un client réserve depuis votre page, quels messages il reçoit, comment il modifie ou annule avec son lien, comment il s’inscrit sur votre liste d’attente, et ce qui peut empêcher une réservation en ligne.
Ajouter un client à la main
Créez la fiche d’un client avec « Nouveau contact », choisissez qui s’en occupe, et sachez quels détails comptent et pourquoi.
Travailler avec la fiche d’un client
Lisez l’historique d’un client, consignez notes et appels, et tenez à jour ses détails, ses fichiers et ses tâches depuis un seul écran.
Plus dans Réservations
- Réservations : votre agenda, le planning de l’équipe et votre page de réservation
- Se repérer dans l’agenda des rendez-vous
- Encaisser un rendez-vous en caisse
- Configurer vos prestations, vos prix et vos catégories
- Visites à l’adresse du client et prix à la taille
- Proposer des cours collectifs, des forfaits et des prestations plus exigeantes
- Tenir une liste d’attente et proposer les créneaux libérés
- Réserver des rendez-vous récurrents et des rappels
- Gérer des cours : planning, inscription et liste de présence
- Lire les avis des clients et y répondre
- Règles des avis et signaler un avis
- Faire accepter un formulaire de consentement aux clients
Ouvrir dans Setvos
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