Gérer des cours : planning, inscription et liste de présence

1. 01

   Créer un planning

   Sur Réservations › Liste d’attente, appuyez sur « Nouveau rendez-vous récurrent » et choisissez « Planning de cours ». Choisissez le « Cours » (une prestation collective), le lieu, la personne qui l’anime, le jour et l’heure, la fréquence et la fin, puis appuyez sur « Créer le planning ». Setvos ouvre les séances environ quatre mois à l’avance avec toutes les places libres et continue d’en ouvrir chaque jour. Une séance déjà ouverte à cette heure rejoint le planning, et une date où l’enseignant n’est pas libre est sautée et signalée. Dans l’app Setvos Business, le menu ⋯ d’une séance de cours propose « En faire un planning ».

2. 02

   Laisser les clients prendre une place

   Votre page de réservation propose chaque séance avec les places restantes : une venue ponctuelle ou un cours d’essai réserve une place comme avant. La séance d’un planning reste dans l’agenda quand sa dernière place est annulée : le cours a lieu quand même.

3. 03

   Inscrire un enfant pour l’année

   Ouvrez le planning dans la liste et appuyez sur « Inscrire », ou appuyez sur « Inscrire » sur la carte « Cours » de la fiche du client. Choisissez le « Client qui paie », l’enfant sous « Quel enfant », le « Premier jour » et, si la place se termine, le « Dernier jour ». L’enfant reçoit une place à chaque séance entre ces jours. Une séance complète est sautée et signalée sur la place, jamais forcée, et la place est prise si une se libère. Les parents reçoivent un e-mail avec la liste des séances et un SMS, pas un par séance.

4. 04

   Faire payer par abonnement ou tarif mensuel

   Sous « Payé par », choisissez « Un abonnement pour l’enfant » et un abonnement qui compte des visites ou des heures : un abonnement en attente de paiement est créé, et son lien de paiement figure dans l’e-mail d’inscription. Ou choisissez « Une facture mensuelle » et le montant : une facture est émise chaque mois à partir du premier jour et envoyée par e-mail avec un lien pour payer, et elle s’arrête avec la place. Les parents voient ce qui reste sur l’abonnement dans leur compte Setvos.

5. 05

   Tenir la liste de présence

   Ouvrez une séance de cours dans l’agenda ou dans l’app Setvos Business. Sous « Présences », marquez chaque enfant « Présent », « Absent » ou « Excusé » et appuyez sur « Enregistrer », ou sur « Enregistrer et clore » à la fin du cours : clore marque la séance comme terminée, et la rémunération par cours la compte. « Présent » et « Absent » utilisent une séance de l’abonnement de l’enfant, « Excusé » n’utilise rien, et « Donner un rattrapage » rend une séance à l’abonnement. Remettre une marque comme avant rend la séance.

6. 06

   Suspendre, déplacer ou terminer une place

   Ouvrez la place depuis le planning ou depuis la fiche du client. « Suspendre » libère ses places entre deux jours et les reprend après. « Passer à un autre cours » termine la place la veille d’une date et en ouvre une dans l’autre cours, avec le même abonnement ou le même tarif mensuel. « Terminer » annule ses places après le dernier jour. Terminer le planning termine toutes ses places, et chaque famille est prévenue une fois.

Mis à jour le 8 octobre 2026