Réservations · Mode d’emploi
Établir le planning de l’équipe et le publier
Définissez qui travaille quand dans chaque établissement, une semaine ou un mois à la fois, et publiez le planning. Seuls les créneaux publiés peuvent être réservés, en ligne comme à l’accueil.
Ouvrir le planning d’un établissement
Ouvrez Réservations › Planning, choisissez l’établissement et « Semaine » ou « Mois », et utilisez les flèches pour vous déplacer. Les lignes sont les personnes qui travaillent dans cet établissement et toute personne qui y a un créneau ; tant que personne n’est affecté à l’établissement, tout le monde est listé. Activez « Afficher tout le monde » pour ajouter tous les membres.
Définir les créneaux de la semaine
Cliquez sur un jour dans la ligne d’une personne, réglez « À partir de » et « À », puis appuyez sur « Définir le créneau ». « Congé » marque un jour de repos, et « Effacer » vide la journée. Chaque ligne additionne les heures de la personne sur la semaine.
Enregistrer et publier la semaine
Appuyez sur « Enregistrer le brouillon », puis sur « Publier » ; « Publier » reste grisé tant que vous avez des modifications non enregistrées. Dans la vue semaine, l’enregistrement remplace toute la semaine et la retire de la réservation jusqu’à ce que vous la publiiez. Le badge à côté des dates indique « Publié » ou « Brouillon ». « Copier la semaine dernière » remplace aussitôt cette semaine par les créneaux de la semaine dernière, en brouillon, et abandonne les modifications que vous n’avez pas enregistrées.
Planifier un mois
En « Mois », cliquez sur un jour, puis sur un autre en maintenant la touche Maj pour sélectionner tous les jours entre les deux, y compris sur plusieurs personnes. Réglez « À partir de » et « À », puis appuyez sur « Définir le créneau », « Congé » ou « Effacer ». Ici, « Enregistrer le brouillon » laisse réservables les jours inchangés ; seuls les jours modifiés attendent « Publier le mois ».
Répéter une semaine
En « Mois », enregistrez d’abord vos modifications, puis appuyez sur « Répéter une semaine… ». Choisissez la « Semaine à répéter » et appuyez sur « Répéter » : elle est copiée sur les autres semaines affichées, en brouillon. Cochez « Remplacer aussi les jours qui ont déjà un créneau » pour écraser aussi ces jours-là. Appuyez ensuite sur « Publier le mois ».
Prolonger le planning
Les créneaux sont publiés jusqu’à six semaines à l’avance. Sept jours avant le dernier créneau publié d’un établissement, les propriétaires et les administrateurs sont prévenus dans la cloche, sur leur téléphone et par e-mail, et la tuile « Chiffre d’affaires des réservations » du Tableau de bord indique quand le planning se termine. L’un comme l’autre ouvre le mois avec « Répéter six semaines de plus » : votre dernière semaine publiée est copiée sur les six semaines suivantes, et « Répéter et publier » les publie. Les jours qui ont déjà un créneau sont conservés.
Les congés restent tels quels
Les jours marqués « En congé » viennent des congés approuvés dans Congés. Ils ne peuvent pas contenir d’heures de travail et ne sont jamais copiés ni écrasés ; annulez le congé pour modifier l’un de ces jours.
Repérer les jours d’ouverture sans personne
Un avertissement liste les jours où l’établissement est ouvert mais où personne n’a de créneau, d’après les jours d’ouverture définis dans Réservations › Établissements.
Planifier sur un téléphone
Sur un écran étroit, le mois devient une liste de jours pour une seule personne ; choisissez-la sous « Personne ».
Questions fréquentes
- Pourquoi les clients ne peuvent-ils pas réserver une semaine que j’ai planifiée ?
Elle est encore en brouillon. Appuyez sur « Publier », ou sur « Publier le mois » dans la vue mois.
- Un responsable d’établissement peut-il planifier uniquement son établissement ?
Oui. Donnez à son rôle la portée « Son établissement » pour les Réservations dans Paramètres › Rôles et droits. Il ne voit et ne planifie alors que les établissements où il est coché sous « Qui travaille ici » dans Réservations › Établissements.
- Pourquoi ma page de réservation n’affiche-t-elle plus d’horaires ?
Ses créneaux publiés sont arrivés à leur terme : les clients ne voient des horaires que sur des créneaux publiés. Appuyez sur « Répéter six semaines de plus » depuis la tuile du Tableau de bord, ou ouvrez Réservations › Planning, choisissez « Mois », répétez une semaine et appuyez sur « Publier le mois ».
- Comment planifier la semaine sur le téléphone ?
Dans Setvos Business, ouvrez Plus → Réservations → Planning, ou appuyez sur « Ouvrir le planning » dans l’agenda un jour sans créneau. En haut se trouvent « Semaine » ou « Mois » et l’établissement, et la carte de la période indique « Publié », « Brouillon » ou « Modifications non enregistrées ». Sur un téléphone, la semaine s’affiche jour par jour, chaque personne sur une ligne : ses heures de la semaine et un créneau, ou une pastille verrouillée qui nomme le congé, comme « Arrêt maladie ». Touchez une case pour « De », « À », « Définir le créneau », « Repos » et « Effacer » ; un congé approuvé ne se modifie pas ici. La barre propose « Copier la semaine dernière », qui saute les jours de congé, « Enregistrer le brouillon », dès qu’il y a des modifications, et « Publier ». « Publier » est refusé tant que des modifications ne sont pas enregistrées : enregistrez d’abord le brouillon, car la publication envoie ce qui est enregistré. La publication consigne le planning, mais ne prévient pas l’équipe.
- Comment planifier un mois sur le téléphone ?
Choisissez « Mois ». Sur un téléphone, c’est le mois d’une personne en semaines du lundi au dimanche, chacune avec ses heures et « Publié » ou « Brouillon ». Appuyez sur « Sélectionner des jours », touchez les jours et appliquez-leur un créneau ; « Répéter une semaine… » copie une semaine sur les autres affichées, et « Garder les jours déjà remplis » laisse les jours remplis tels quels. Puis « Enregistrer le brouillon » ou « Publier le mois » ; les semaines que vous n’avez pas touchées gardent leur état « Publié ».
- Comment fonctionne le planning sur un iPad, et qui peut le modifier ?
Sur un iPad, la semaine et le mois sont une grille personnes × jours : faites glisser le doigt sur des cases pour les sélectionner, puis appliquez-leur un créneau. Quitter le planning avec des modifications demande « Abandonner vos modifications ? ». Les personnes qui ne peuvent pas modifier les réservations voient le planning avec la ligne « Vous voyez le planning. Seuls les propriétaires et les managers le modifient. »
À lire ensuite
Ajouter et gérer vos établissements
Ajoutez chaque établissement où vous prenez des réservations, réglez ses horaires et ses postes, indiquez qui y travaille, et sachez ce qui se passe quand un établissement ferme au renouvellement ou est supprimé.
Se repérer dans l’agenda des rendez-vous
Passez d’une vue à l’autre (jour, semaine, mois, liste), filtrez par établissement, personne ou prestation, déplacez des rendez-vous par glisser-déposer et bloquez du temps pour les pauses.
Voir les congés approuvés sur le planning
Un congé approuvé retire de lui-même la personne du planning des réservations, et le planning ne laisse personne remettre des heures de travail sur ces jours.
Publiez le planning avant de partager votre lien de réservation
Les clients ne peuvent réserver que des horaires sur des créneaux publiés. Un brouillon enregistré leur reste invisible tant que vous ne l’avez pas publié.
Configurer les rôles et les droits
Utilisez les quatre rôles prêts à l’emploi ou créez les vôtres : choisissez ce que chaque rôle peut faire dans chaque module et de qui il voit les enregistrements.
Plus dans Réservations
- Réservations : votre agenda, le planning de l’équipe et votre page de réservation
- Réserver un rendez-vous pour un client
- Enregistrer l’arrivée, terminer, déplacer ou annuler un rendez-vous
- Encaisser un rendez-vous en caisse
- Configurer vos prestations, vos prix et vos catégories
- Visites à l’adresse du client et prix à la taille
- Proposer des cours collectifs, des forfaits et des prestations plus exigeantes
- Réduire les absences avec les acomptes et les cartes enregistrées
- Tenir une liste d’attente et proposer les créneaux libérés
- Réserver des rendez-vous récurrents et des rappels
- Gérer des cours : planning, inscription et liste de présence
- Lire les avis des clients et y répondre
Ouvrir dans Setvos
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