Réduire les absences avec les acomptes et les cartes enregistrées

1. 01

   Connecter un prestataire de paiement

   Les acomptes et les cartes passent par votre propre prestataire de paiement, connecté dans Intégrations › Paiements. Pour enregistrer une carte, il faut un prestataire capable de la conserver, comme LiqPay ou Fondy.

2. 02

   Activer les acomptes

   Dans Réservations › Paramètres, sous « Acompte et annulation », activez « Exiger un acompte sur les nouvelles réservations ». Choisissez « Montant fixe » ou « Pourcentage du total » et la valeur ; un acompte ne dépasse jamais le prix du rendez-vous. Appuyez sur « Enregistrer ».

   Pour ne demander un acompte que pour certaines prestations, laissez l’interrupteur désactivé, réglez ici le type et le montant, et réglez la « Protection contre les absences » de ces prestations sur « Un acompte ». Elles prennent ce montant que l’interrupteur soit activé ou non, comme l’indique la ligne sous l’interrupteur.

3. 03

   Régler la fenêtre d’annulation

   « Fenêtre d’annulation gratuite (heures avant le début) » décide du sort d’un acompte payé : en cas d’annulation plus tôt, il est remboursé ; en cas d’annulation dans la fenêtre, il est conservé. La règle est la même, que ce soit vous ou le client qui annuliez.

4. 04

   Voir comment les clients paient

   Un client qui réserve en ligne voit l’acompte sur votre page de réservation avant de réserver, puis le paie sur la page du prestataire de paiement. Pour un rendez-vous que vous réservez à l’accueil, l’e-mail de confirmation contient le lien de paiement, si le client a une adresse e-mail. Le rendez-vous affiche « Acompte en attente » jusqu’au paiement, puis « Acompte réglé ». Sans prestataire, il n’y a pas de lien : l’acompte reste en attente et vous encaissez la totalité en caisse.

5. 05

   Acomptes pour les places d’un cours

   Avec les acomptes activés, ou un cours dont la « Protection contre les absences » en demande un, chaque place réservée en ligne paie un acompte, et les places d’une même réservation se paient ensemble. Un cours qui demande une carte prend un acompte à la place. L’annulation par un client suit la fenêtre d’annulation, comme pour une visite ; si vous annulez tout le cours, chaque place réglée est remboursée. Une place marquée « Absent » dans les « Présences » garde son acompte. Le blocage libère une place impayée comme une visite, et « Garder la réservation » près de la place lève son blocage.

6. 06

   Demander une carte enregistrée

   Dans une prestation, réglez « Protection contre les absences » sur « Une carte enregistrée » pour demander une carte à chaque client qui la réserve en ligne. « Une carte, mais seulement aux clients qui manquent des rendez-vous » regarde l’historique du client : à quelqu’un qui manque parfois, on demande un acompte, à quelqu’un qui manque souvent (trois absences, ou 30 % de ses rendez-vous), une carte, et à tous les autres, rien. Le client ajoute la carte sur la page du prestataire de paiement avant que la réservation ne soit validée ; Setvos ne voit jamais le numéro de carte.

7. 07

   Prélever des frais d’absence

   Indiquez des « Frais d’absence » sur la prestation ; le champ apparaît dès que « Protection contre les absences » n’est pas réglé sur « Rien ». Quand vous marquez un rendez-vous « Absence », les frais sont prélevés sur la carte enregistrée du client, sauf si un acompte payé est conservé à la place. Si plusieurs prestations du rendez-vous prévoient des frais, seuls les plus élevés sont prélevés. La carte doit avoir été enregistrée via le prestataire que vous utilisez actuellement. Zéro garde la carte comme simple dissuasion. Un prélèvement refusé n’est pas retenté.

8. 08

   Ajouter une carte à l’accueil

   Sur la fiche du client, sous « Cartes enregistrées », appuyez sur « Ajouter une carte ». La page du prestataire de paiement s’ouvre dans un nouvel onglet pour que le client y saisisse sa carte.

Mis à jour le 9 octobre 2026