Enregistrer l’arrivée, terminer, déplacer ou annuler un rendez-vous

1. 01

   Ouvrir le rendez-vous

   Cliquez sur sa carte dans l’agenda ou sur sa ligne dans la liste. Le panneau affiche les prestations, le total, l’éventuel acompte et la vente une fois encaissée, ainsi qu’une note lorsque le client a demandé à payer avec ses points. Un rendez-vous que le client a confirmé depuis un rappel Telegram affiche « Confirmé par le client » et quand ; le déplacer efface cette mention. Les boutons qui modifient un rendez-vous apparaissent si votre rôle permet de modifier les réservations.

2. 02

   Retrouver une visite par son code

   Le code de la visite, comme LIRA-9A4B, figure à côté de son titre ; survolez-le pour voir la référence APT- utilisée par les exports et le journal d’activité. Une cliente qui vous donne son code se retrouve en le tapant dans la recherche en haut. Les clientes voient le même code sur la page où elles gèrent leur réservation, sans QR : ce lien peut être transféré, et le QR enregistre une arrivée à lui seul.

3. 03

   Garder une visite qui attend son acompte

   Une visite réservée en ligne dont l’acompte n’est pas encore réglé affiche « Retenu jusqu’à 10:11 — libéré si l’acompte n’est pas réglé », à l’heure de votre salon. Tant qu’elle est retenue, la cliente ne reçoit pas de rappel. Appuyez sur « Garder la réservation » pour mettre fin à la retenue : la cliente reçoit le SMS de confirmation, et l’acompte reste dû, à encaisser à l’accueil. Un acompte qu’un client paie depuis Telegram se règle sur la page de votre prestataire de paiement ; dès qu’il le confirme, le rendez-vous l’affiche payé et le client reçoit « Acompte reçu » dans sa conversation.

4. 04

   Marquer un acompte payé par virement

   Un acompte que le client a choisi de payer par virement bancaire affiche « En attente de virement » avec la référence qu’on lui a demandé d’ajouter et le montant. Une fois l’argent sur votre compte, appuyez sur « Marquer payé (virement) », vérifiez le montant et confirmez — ici ou dans Setvos Business. L’acompte est alors payé comme après un paiement par carte, et cela ne peut pas être annulé. Pour un cours, il figure sur la première place du groupe qui a réservé. Un acompte payé ainsi se rend à la main : quand il doit être rendu, les propriétaires sont invités à le renvoyer depuis la banque.

5. 05

   Enregistrer l’arrivée du client

   Quand le client arrive, appuyez sur « Enregistrer l’arrivée ». Son arrivée est notée ; le rendez-vous reste réservé.

6. 06

   Démarrer le rendez-vous

   Appuyez sur « Démarrer le chrono » quand le travail commence ; la carte prend un contour. Écrivez la « Formule », enregistrée dès que vous cliquez ailleurs, et ajoutez des photos avec « Ajouter une photo ». Vous pouvez aussi écrire ou corriger la formule une fois le rendez-vous terminé. Les photos de visite n’apparaissent jamais sur votre page de réservation.

7. 07

   Le terminer

   Une fois le rendez-vous démarré, appuyez sur « Terminer et encaisser » pour le clôturer et le passer en caisse en une seule fois. « Terminé » le clôture sans encaisser ; un bouton « Encaisser » reste alors sur le rendez-vous pour plus tard.

8. 08

   Le déplacer

   Avant le début du rendez-vous, choisissez un horaire sous « Reporter au » et appuyez sur « Déplacer » pour le déplacer dans la journée, ou faites glisser sa carte vers un autre horaire, un autre jour ou une autre personne. Le déplacement est vérifié comme une nouvelle réservation, et les rappels suivent le nouvel horaire. Le client reçoit le nouvel horaire : un e-mail avec un fichier de calendrier mis à jour, s’il a donné une adresse, et un message, rédigé selon votre modèle « Report » dans Réservations › Paramètres si vous en avez écrit un. L’e-mail montre l’ancien horaire barré au-dessus du nouveau et indique quand un acompte réglé est reporté.

9. 09

   L’annuler

   Appuyez sur « Annuler », lisez ce qui va se passer et appuyez sur « Annuler le rendez-vous » ; c’est irréversible. Le client reçoit un e-mail et un message d’annulation. Un acompte payé est remboursé si l’annulation intervient avant la fenêtre d’annulation gratuite, et conservé si elle intervient à l’intérieur. Si la proposition à la liste d’attente est activée, la première personne correspondante de votre liste d’attente est prévenue. Vous pouvez écrire un motif pour le client, jusqu’à 200 caractères, comme « La praticienne est malade » : la page où il gère son rendez-vous l’affiche sous la mention que l’établissement l’a annulé. L’e-mail au client propose jusqu’à trois créneaux libres pour les mêmes prestations, d’abord avec la même personne, et porte votre nom.

10. 10

    Signaler une absence

    Si un client qui a réservé ne vient pas, appuyez sur « Absence » ; le bouton reste disponible tant que le rendez-vous n’est pas démarré. Un acompte payé est conservé. Si aucun acompte n’a été payé, que la prestation prévoit des frais d’absence et que le client a une carte enregistrée, les frais sont prélevés sur cette carte à la place.

11. 11

    Prévoir le prochain rendez-vous

    Sur un rendez-vous terminé, « Planifier un rappel » réserve les mêmes prestations avec la même personne dans le nombre de mois choisi. Sur un rendez-vous non annulé d’un client identifié, « Rendre récurrent » crée un rendez-vous récurrent qui se répète avec les mêmes détails. Ni l’un ni l’autre n’est proposé pour un client sans rendez-vous.

Mis à jour le 24 octobre 2026