Réservations · Mode d’emploi
Se repérer dans l’agenda des rendez-vous
Passez d’une vue à l’autre (jour, semaine, mois, liste), filtrez par établissement, personne ou prestation, déplacez des rendez-vous par glisser-déposer et bloquez du temps pour les pauses.
Choisir l’établissement et la vue
Ouvrez Réservations. Choisissez l’établissement dans la liste à côté des onglets de vue, puis « Jour », « Semaine », « Mois » ou « Liste ». La date, la vue et les filtres restent dans l’adresse de la page : ils sont conservés si vous actualisez.
Parcourir les dates
Les flèches reculent ou avancent d’un jour, d’une semaine ou d’un mois, selon la vue. Le bouton placé entre elles affiche la date ; appuyez dessus pour revenir à aujourd’hui.
Lire la journée
« Jour » affiche une colonne pour chaque personne qui a un créneau publié ce jour-là, et pour toute autre personne qui a un rendez-vous réservé, avec une ligne à l’heure actuelle. Sur un écran étroit, cela devient une seule liste par ordre horaire, avec le prochain rendez-vous signalé. Sous la grille, vous voyez les rendez-vous du jour, leur valeur réservée et le taux d’occupation (la part du temps planifié qui est réservée), ainsi que l’argent encaissé et le nombre de personnes en attente, s’il y en a.
Voir la semaine et le mois
« Semaine » affiche les jours côte à côte. « Mois » affiche pour chaque jour les réservations, la valeur réservée, les places en cours collectifs et une barre d’occupation : « Libre » signifie qu’une personne a un créneau publié mais que rien n’est réservé, et « Fermé » que personne n’en a. Cliquez sur un jour pour l’ouvrir. Dans ces deux vues, « Afficher » limite la grille à une seule personne.
Filtrer ou lister les rendez-vous
Si vous avez plus d’une prestation, la liste « Toutes les prestations » limite la grille à une seule prestation. « Liste » affiche tous les rendez-vous entre deux dates sous forme de tableau, que vous pouvez filtrer par statut et par personne.
Glisser un rendez-vous pour le déplacer
Sur un ordinateur, faites glisser une carte vers un nouvel horaire ; en « Jour », vous pouvez la déposer dans la colonne d’une autre personne, et en « Semaine » sur un autre jour. Si le déplacement ne respecte pas le planning, chevauche un autre rendez-vous ou demande une salle déjà prise, Setvos explique pourquoi et le rendez-vous reste à sa place. Dès qu’un rendez-vous change d’horaire ou de personne, le client est informé du changement : par un e-mail avec un fichier de calendrier mis à jour, s’il a donné une adresse, et par un message.
Bloquer du temps pour une pause
Appuyez sur « Bloquer du temps », choisissez la personne sous « Personnel », réglez « À partir de » et « À » ainsi qu’un « Motif », par exemple le déjeuner, puis appuyez sur « Bloquer ». Le blocage se place sur le jour affiché par l’agenda, et les clients ne peuvent pas réserver ce créneau. Un blocage n’a pas besoin d’un créneau de travail, mais il ne peut pas couper un rendez-vous réservé. Pour supprimer un blocage, ouvrez-le, appuyez sur « Supprimer le blocage » et confirmez.
Questions fréquentes
- Pourquoi un collègue manque-t-il dans la vue du jour ?
La journée n’affiche que les personnes qui ont un créneau publié dans cet établissement, et celles qui ont un rendez-vous réservé. Si le message « Personne n’est en poste ce jour-là — publiez un planning pour ouvrir l’agenda. » apparaît, publiez la semaine dans Réservations › Planning.
- Que signifie la coche sur un rendez-vous ?
Le client a appuyé sur « J’y serai » sous un rappel Telegram : le rendez-vous est « Confirmé par le client », avec l’heure à laquelle il l’a fait. Si le rendez-vous est déplacé, la coche disparaît.
- Puis-je glisser un blocage sur un rendez-vous ?
Non. Un blocage ne se déplace que vers du temps libre : déposé sur un rendez-vous de la même personne, il revient à sa place et l’agenda indique que l’heure est prise.
- À quoi ressemble la journée dans l’application de l’équipe ?
Dans Setvos Business, l’Agenda propose en haut « Jour », « Semaine » et « Mois », et en dessous une bande de sept jours où un point marque chaque jour qui a des visites ; sur un téléphone, faites glisser la bande pour changer de semaine, et sur une tablette, utilisez les flèches. Les boutons en dessous choisissent « Tout le monde » ou une personne. « Tout le monde » est une seule liste par heure avec une ligne « Maintenant » ; une personne est une frise horaire ; sur un iPad, « Tout le monde » est une colonne par personne. Le pied de page affiche « Rendez-vous », « Réservés », « Taux d’occupation », « En attente » et « Encaissé ». Un filtre limite la journée à une prestation, et ⓘ explique les icônes de statut et les couleurs des catégories.
- Comment ajouter ou déplacer une visite sur le téléphone ?
Le bouton + de l’agenda propose « Nouveau rendez-vous », « Sans rendez-vous » et « Bloquer du temps ». Appuyez longuement sur une visite pour ouvrir son menu : « Ouvrir », « Accueillir », « Ouvrir le client », « Déplacer », « Absent » et « Annuler ». Pour déplacer une visite confirmée ou un blocage, faites-le glisser vers la nouvelle heure. Un rendez-vous demande d’abord « Déplacer au … avec … ? », et le client reçoit votre message de report ; un blocage se déplace aussitôt.
- Que montrent la semaine et le mois sur le téléphone ?
La semaine propose aussi « Tout le monde ». Sur un téléphone, ce sont sept cartes de jour, chaque visite avec son heure, le client, la prestation, le statut et les initiales de la personne ; l’en-tête d’un jour ouvre ce jour, et un jour où personne n’a de créneau publié affiche « Fermé ». Sur un iPad, ce sont sept colonnes de jour, où vous faites glisser une visite pour la déplacer. Le mois affiche pour chaque jour le nombre de visites, « Libre » ou « Fermé » et les places d’un cours, et sur un iPad aussi le montant réservé du jour. « Libre » et « Fermé » viennent uniquement des créneaux publiés, et une séance de groupe compte une fois.
- Que montre une visite sur le téléphone ?
Son statut, son code de visite, le client, les horaires et, tant que le client est au fauteuil, un chronomètre qui tourne. Viennent ensuite les contre-indications du client, les prestations et le total, les détails, puis « Appeler », « SMS » et « Client » ; « SMS » n’apparaît pas si le client s’est désabonné des messages ou est sur liste noire. « Formulaires de consentement » liste ceux que ses prestations demandent, signés ou non. Dans la « Fiche de visite », la formule est enregistrée quand vous quittez le champ, et vous ajoutez des photos depuis l’appareil photo ou la photothèque ; en supprimer une demande confirmation. Un cours affiche ses « Places », chacune avec son propre « Accueillir ». Sur un iPad, les détails et la fiche sont côte à côte.
- Comment déplacer ou annuler une visite depuis son écran ?
Sur une visite confirmée, « Déplacer » est dans la barre à côté d’« Accueillir ». Sous ⋯ se trouvent « Arrivée, pas commencé », « Absent » et « Annuler ». « Annuler » demande s’il faut prévenir le client : « Prévenir le client » est activé au départ ; désactivé, le client ne reçoit rien — ni e-mail, ni SMS, ni message Telegram, ni fichier de calendrier —, mais la liste d’attente est quand même informée du créneau libéré. « Motif pour le client » est facultatif, 200 caractères au plus. Un blocage n’a qu’une action, « Retirer le blocage ». Hors connexion, la barre reste, ses actions indiquent qu’elles demandent une connexion, et la formule ne peut pas être modifiée.
- Comment bloquer du temps sur le téléphone ?
Appuyez sur + dans l’agenda et choisissez « Bloquer du temps ». Choisissez la personne, le jour, « De » et « À » et, si vous le souhaitez, un « Motif », que seule l’équipe voit. Si l’horaire chevauche quelque chose, la raison s’affiche sous les heures.
- Comment voir toutes les visites en liste sur le téléphone ?
Dans Setvos Business, Plus → Réservations → Rendez-vous affiche chaque visite dans une liste. Choisissez « Aujourd’hui », « Cette semaine » ou « Ce mois-ci », et ouvrez « Filtres » pour choisir des statuts et des personnes, plusieurs de chaque, et l’établissement. Chaque carte affiche le moment, le code de visite, le client, les prestations et la personne, le statut, un badge de vente une fois la visite encaissée, et le total dans la devise de la visite. Quand les filtres ne trouvent rien, la liste indique « Aucun résultat », avec « Effacer les filtres ». Sur un iPad, la liste est à côté de la visite choisie.
À lire ensuite
Réserver un rendez-vous pour un client
Réservez un rendez-vous depuis l’accueil : choisissez le client, les prestations, la personne et un horaire libre, et Setvos envoie une confirmation au client.
Enregistrer l’arrivée, terminer, déplacer ou annuler un rendez-vous
Ouvrez un rendez-vous pour en marquer chaque étape, noter ce qui a été fait, le déplacer, l’annuler ou signaler une absence, et sachez ce que le client reçoit.
Établir le planning de l’équipe et le publier
Définissez qui travaille quand dans chaque établissement, une semaine ou un mois à la fois, et publiez le planning. Seuls les créneaux publiés peuvent être réservés, en ligne comme à l’accueil.
Publiez le planning avant de partager votre lien de réservation
Les clients ne peuvent réserver que des horaires sur des créneaux publiés. Un brouillon enregistré leur reste invisible tant que vous ne l’avez pas publié.
Plus dans Réservations
- Réservations : votre agenda, le planning de l’équipe et votre page de réservation
- Encaisser un rendez-vous en caisse
- Configurer vos prestations, vos prix et vos catégories
- Visites à l’adresse du client et prix à la taille
- Proposer des cours collectifs, des forfaits et des prestations plus exigeantes
- Réduire les absences avec les acomptes et les cartes enregistrées
- Tenir une liste d’attente et proposer les créneaux libérés
- Réserver des rendez-vous récurrents et des rappels
- Gérer des cours : planning, inscription et liste de présence
- Lire les avis des clients et y répondre
- Règles des avis et signaler un avis
- Faire accepter un formulaire de consentement aux clients
Ouvrir dans Setvos
Connecté ? Cet article se trouve aussi dans le menu Aide de l’application.
Toujours bloqué ?
Dites-nous ce que vous essayiez de faire : nous répondons par chat, en six langues. Nous écrire
Sortez vos réservations du papier, de WhatsApp et de trois tableurs.
Importez votre fichier clientes, vos prestations et vos visites passées depuis un tableur ou l’export de votre ancien système, avec un aperçu avant que rien ne soit enregistré — et de l’aide par chat, en six langues, dès que vous le souhaitez. La plupart des studios tournent le jour même.