Contacts · Vue d’ensemble
Contacts : vos clients et les entreprises pour lesquelles ils travaillent
Tenez une fiche par client avec son historique, ses notes, ses étiquettes et ses fichiers, retrouvez n’importe qui en quelques secondes et gardez la liste sans doublons.
La liste des clients
Contacts liste les clients que votre rôle vous permet de voir, les plus récents en premier. Recherchez par nom, téléphone, e-mail ou entreprise, affinez la liste par une étiquette ou par l’un de vos champs personnalisés, et parcourez-la page par page. Les clients arrivent ici par « Nouveau contact », par un import et par les réservations faites sur votre page de réservation.
La fiche d’un client
Ouvrez un client pour voir sa fiche. La colonne large, « Activité », est l’historique des notes, appels, e-mails et rendez-vous que votre équipe consigne. À côté, « Détails » réunit son téléphone, son e-mail, sa langue, son responsable, ce à quoi il faut faire attention et les champs personnalisés de votre espace de travail, suivis des encadrés que celui-ci utilise : tâches, fichiers, mesures et, quand ces modules sont activés, points de fidélité, cartes enregistrées et formulaires de consentement signés.
Les entreprises
Si vous travaillez avec des entreprises, Contacts › Entreprises tient une fiche par entreprise, avec toutes les personnes que vous y connaissez et ses affaires en cours. Un nouveau client dont l’e-mail est sur le domaine propre d’une entreprise est rangé automatiquement sous cette entreprise.
Garder la liste propre
« Trouver les doublons » regroupe les clients qui partagent un numéro de téléphone ou un e-mail, pour que vous puissiez fusionner chaque groupe en une seule fiche. Bloquez un client qui ne doit pas réserver en ligne, et utilisez « Effacer les données personnelles » quand quelqu’un vous demande de l’oublier.
Qui voit quels clients
C’est votre rôle qui décide. Un rôle réglé sur « Tous les enregistrements » voit tous les clients ; « Son équipe » voit les clients dont le « Responsable » est vous ou une personne de vos équipes, et « Les siens uniquement » seulement les vôtres. Un client que vous ajoutez ou importez vous est attribué, sauf si vous choisissez un autre responsable. Un client qui réserve en ligne ou laisse ses coordonnées sur votre site web n’a d’abord aucun responsable : seuls les rôles qui voient tous les enregistrements le voient, jusqu’à ce que quelqu’un lui en attribue un. Un propriétaire ou un administrateur définit les rôles dans Paramètres › Rôles et droits.
Par où commencer
Faites entrer vos clients existants avec « Importer », ou ajoutez-en quelques-uns à la main avec « Nouveau contact ». Un prénom suffit pour créer un client ; ajoutez un téléphone et un e-mail dès que vous les avez, car ce sont eux qui servent à repérer les doublons.
À lire ensuite
Ajouter un client à la main
Créez la fiche d’un client avec « Nouveau contact », choisissez qui s’en occupe, et sachez quels détails comptent et pourquoi.
Travailler avec la fiche d’un client
Lisez l’historique d’un client, consignez notes et appels, et tenez à jour ses détails, ses fichiers et ses tâches depuis un seul écran.
Fusionner des clients en double
Trouvez les clients saisis plus d’une fois, choisissez la fiche à conserver et intégrez-y les autres, avec leurs rendez-vous, factures, points, fichiers et historique.
Tenir une fiche pour chaque entreprise avec laquelle vous travaillez
Regroupez sous leur entreprise les personnes avec qui vous traitez, voyez les affaires en cours de chaque entreprise, et laissez les nouveaux clients se ranger d’eux-mêmes selon le domaine de leur e-mail.
Importer des clients, des prestations ou d’autres enregistrements depuis un fichier
Reprenez votre liste depuis Altegio, YCLIENTS, EasyWeek, Appointer, Fresha ou un tableur. Vous voyez ce que ferait le fichier avant que quoi que ce soit ne soit enregistré.
Configurer les rôles et les droits
Utilisez les quatre rôles prêts à l’emploi ou créez les vôtres : choisissez ce que chaque rôle peut faire dans chaque module et de qui il voit les enregistrements.
Plus dans Contacts
- Trouver un client dans la liste
- Les enfants, animaux et véhicules d’un client
- Étiqueter les clients et filtrer par étiquette
- Empêcher un client de réserver en ligne
- Exporter ou effacer les données personnelles d’un client
- Importer ou exporter votre liste de clients
- Travailler avec une entreprise, la fusionner ou la supprimer
- Contacts : questions fréquentes
Ouvrir dans Setvos
Connecté ? Cet article se trouve aussi dans le menu Aide de l’application.
Toujours bloqué ?
Dites-nous ce que vous essayiez de faire : nous répondons par chat, en six langues. Nous écrire
Sortez vos réservations du papier, de WhatsApp et de trois tableurs.
Importez votre fichier clientes, vos prestations et vos visites passées depuis un tableur ou l’export de votre ancien système, avec un aperçu avant que rien ne soit enregistré — et de l’aide par chat, en six langues, dès que vous le souhaitez. La plupart des studios tournent le jour même.