Réservations · Mode d’emploi
Configurer vos prestations, vos prix et vos catégories
Ajoutez les prestations que vous vendez avec une durée, un prix et les personnes qui les réalisent, regroupez-les en catégories, variez les prix selon l’établissement ou la personne, et choisissez ce que les clients peuvent réserver en ligne.
Créer des catégories
Ouvrez Réservations › Prestations. Sous « Catégories », appuyez sur « Catégorie », donnez-lui un « Nom » et une « Couleur », puis appuyez sur « Créer » ; la couleur signale les rendez-vous de cette catégorie dans l’agenda. Cliquez sur une catégorie pour n’afficher que ses prestations, ou sur son crayon pour la renommer ou la supprimer.
Ajouter une prestation
Appuyez sur « Ajouter une prestation ». Dans « Général », renseignez le « Nom », la « Durée (min) », le « Prix » et la « Catégorie ». « Battement (min) » garde du temps libre après le rendez-vous pour ranger, et le rendez-vous suivant est placé après. « Réservé pour » dit pour qui est la prestation : « Le client », ou « Un enfant », « Un animal » ou « Un véhicule », et chaque réservation demande alors lequel.
La réaliser à l’adresse du client, ou au prix à la taille
« Où elle a lieu » marque une prestation réalisée à l’adresse du client, et « Prix à la taille » fait suivre au prix et à la durée une taille : mètres carrés, pièces, fenêtres ou heures. L’article sur les visites à l’adresse du client explique les deux.
Indiquer qui la réalise
Sous « Personnel », cochez les personnes qui la réalisent. Si personne n’est coché, tout le monde peut la réaliser. Seules ces personnes sont proposées pour la prestation, en ligne comme à l’accueil.
En ligne, à l’accueil seulement ou désactivée
Laissez « Réservation en ligne (visible dans l’application client) » activé pour que les clients puissent réserver la prestation depuis votre page de réservation ; désactivé, seul le personnel peut la réserver. Le même interrupteur figure dans la liste des prestations.
Pour ne plus proposer une prestation pendant un temps, désactivez « Active » dans celle-ci. Elle quitte alors votre page de réservation et les prestations que vous pouvez choisir pour un nouveau rendez-vous, les rendez-vous récurrents qui l’incluent ne réservent plus de rendez-vous, et la liste l’affiche comme « Désactivée ». Si des rendez-vous récurrents la réservent, « Enregistrer » demande d’abord s’il faut la désactiver, en indiquant combien la réservent et que les rendez-vous déjà réservés restent ; appuyez sur « Désactiver et enregistrer » pour continuer. Son historique est conservé ; la réactiver la fait revenir, et ses rendez-vous récurrents réservent de nouveau.
Régler les rappels
« Premier rappel (h) » et « Second rappel (h) » définissent combien d’heures avant le rendez-vous le client reçoit un rappel. Vides, ils valent 24 et 2 ; 0 désactive ce rappel pour cette prestation.
Suggérer quand les clients reviennent
« Les clients reviennent en général après (semaines) » accepte de 1 à 104. Quand un rendez-vous avec cette prestation est encaissé en caisse, la fenêtre « Encaissement » propose le prochain rendez-vous autant de semaines plus tard, avec un bouton pour le réserver. Vide, il n’y a pas de suggestion ; le champ est vide au départ sur chaque prestation, donc rien n’est suggéré tant que vous ne l’avez pas rempli. Un cours collectif n’a pas ce champ.
Varier le prix selon l’établissement ou la personne
Dans « Prix », « Par établissement » permet de décocher « Proposée » là où un établissement ne réalise pas la prestation, ou de fixer le prix et la durée propres à cet établissement ; « Par personne » fait de même pour chaque personne cochée sous « Personnel ». Un champ vide reprend la valeur du catalogue, et 0 est un vrai prix pour une prestation offerte.
Enregistrer et ordonner la liste
Appuyez sur « Créer », ou sur « Enregistrer » en modification. Faites glisser une prestation par sa poignée pour changer l’ordre ; les clients voient vos prestations dans le même ordre.
Questions fréquentes
- Pourquoi la liste indique-t-elle « varie selon l’établissement ou la personne » ?
Au moins un établissement ou une personne a son propre prix pour cette prestation. Le client paie le prix de l’établissement et de la personne qu’il réserve.
- Que deviennent les rendez-vous passés si je supprime une prestation ?
Ils gardent le nom de la prestation et le prix auquel ils ont été réservés. La prestation quitte définitivement le catalogue, votre page de réservation et tout forfait dont elle faisait partie. « Supprimer », dans la fenêtre de la prestation, demande d’abord confirmation et indique combien de rendez-vous récurrents réservent la prestation ; ils ne réservent plus de rendez-vous. Pour ne plus la proposer pendant un temps, désactivez plutôt « Active » dans la prestation.
- D’où vient la liste de prestations proposée pendant la configuration ?
Setvos garde une courte liste pour chaque type d’activité — pour la beauté, une par spécialité — avec une durée suggérée et sans prix. Une ligne n’est ajoutée qu’une fois son prix saisi, et 0 compte comme un prix. Les noms sont écrits dans la « Langue des clients » définie dans Paramètres › Général, parce que c’est ce que lisent vos clients. Vous pouvez ensuite, ici même, renommer chacune d’elles, en changer le prix ou la supprimer.
- Comment gérer les prestations sur le téléphone ?
Dans Setvos Business, ouvrez Plus → Réservations → Prestations. Des boutons de catégorie surmontent la liste ; chaque ligne affiche la durée, le prix dans la devise de l’espace de travail, des badges pour la réservation en ligne, un cours collectif ou un forfait, et l’interrupteur « Prestation active ». Désactiver une prestation que des rendez-vous récurrents réservent demande confirmation. « Modifier l’ordre » vous laisse faire glisser les poignées, ou utiliser « Monter » et « Descendre » avec VoiceOver. La feuille des catégories ajoute, renomme, recolore et supprime des catégories ; les prestations d’une catégorie supprimée restent, sans catégorie. Sur un iPad, la liste est à côté de la prestation.
- Que contient une prestation sur le téléphone ?
Le formulaire a « Général », « Prix », « Forfait », « Consentement » et « Fiche technique ». « Prix » fixe un prix et une durée par établissement et par personne : un champ vide reprend ceux du catalogue, et 0 est un prix. On y voit aussi si chaque établissement propose la prestation. « Forfait » contient les éléments d’un forfait, et « Consentement » les formulaires que la prestation demande. « Fiche technique » demande l’accès au stock et apparaît une fois la prestation enregistrée. « Supprimer » demande confirmation.
À lire ensuite
Proposer des cours collectifs, des forfaits et des prestations plus exigeantes
Configurez un cours collectif avec des places, un forfait de plusieurs prestations, une prestation qui demande deux personnes, une salle ou une étape d’attente, et une prestation qui doit en suivre une autre.
Visites à l’adresse du client et prix à la taille
Réalisez une prestation à l’adresse du client, facturez un ménage au mètre carré ou un travail à l’heure, tenez-vous à votre zone et emportez la journée de chacun avec ses adresses.
Réduire les absences avec les acomptes et les cartes enregistrées
Demandez un acompte sur les nouvelles réservations, demandez une carte enregistrée aux clients qui réservent en ligne, prélevez des frais quand quelqu’un ne vient pas, et sachez quand un acompte est conservé ou remboursé.
Faire accepter un formulaire de consentement aux clients
Rédigez les formulaires que les clients acceptent avant une prestation, comme un test d’allergie ou un questionnaire de santé, associez-les aux prestations, et consignez un formulaire signé à l’accueil.
Établir le planning de l’équipe et le publier
Définissez qui travaille quand dans chaque établissement, une semaine ou un mois à la fois, et publiez le planning. Seuls les créneaux publiés peuvent être réservés, en ligne comme à l’accueil.
Les rappels partent tout seuls — réglez leur moment par prestation
Chaque réservation reçoit deux rappels, 24 heures et 2 heures avant, sauf si la prestation en décide autrement. Un soin long peut mériter un rappel plus tôt.
Plus dans Réservations
- Réservations : votre agenda, le planning de l’équipe et votre page de réservation
- Se repérer dans l’agenda des rendez-vous
- Réserver un rendez-vous pour un client
- Enregistrer l’arrivée, terminer, déplacer ou annuler un rendez-vous
- Encaisser un rendez-vous en caisse
- Tenir une liste d’attente et proposer les créneaux libérés
- Réserver des rendez-vous récurrents et des rappels
- Gérer des cours : planning, inscription et liste de présence
- Lire les avis des clients et y répondre
- Règles des avis et signaler un avis
- Créer des codes promo pour la réservation en ligne et la caisse
- Ajouter et gérer vos établissements
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