Réservations · Mode d’emploi
Réserver des rendez-vous récurrents et des rappels
Créez un rendez-vous qui se répète chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois, réservez un rendez-vous de suivi unique des mois à l’avance, et mettez fin à une série quand le client ne vient plus.
Créer un rendez-vous récurrent
Dans Réservations › Liste d’attente, sous « Rendez-vous récurrents », appuyez sur « Nouveau rendez-vous récurrent ». Ou ouvrez un rendez-vous d’un client dans l’agenda et appuyez sur « Rendre récurrent », qui en reprend les détails.
Décrire la répétition
Choisissez le « Client », l’« Établissement », les prestations et la personne sous « Personnel » ; les cours collectifs ne sont pas proposés ici. Sous « Répétition », choisissez « Hebdomadaire », « Toutes les deux semaines » ou « Mensuel », puis la date de la « Première visite » et l’« Heure ». Pour une prestation pour un enfant, un animal ou un véhicule, une liste comme « Quel enfant » indique pour lequel est chaque visite.
Lui donner une fin
Sous « Jusqu’au », choisissez « Après » et un nombre de visites, ou « Le » et une date. Un rendez-vous récurrent a toujours besoin d’une fin.
Réserver la série
Appuyez sur « Réserver la série ». Setvos réserve les visites comme de vrais rendez-vous environ quatre mois à l’avance et complète la série chaque jour. Une date qui entre en conflit avec un autre rendez-vous, ou pour laquelle aucun créneau n’est encore publié, est sautée plutôt que forcée, et retentée tant qu’elle est à venir.
Le prix et la durée de chaque visite sont fixés comme pour n’importe quelle réservation : dans cet établissement, au prix et à la durée propres à la personne, moins l’éventuelle remise en heures creuses. Le client reçoit une seule confirmation pour la série, soit un e-mail listant les visites s’il a donné une adresse et un message indiquant combien sont réservées et quand a lieu la première, puis les rappels habituels avant chaque visite.
Réserver un rappel
Sur un rendez-vous terminé, appuyez sur « Planifier un rappel », réglez « Dans (mois) » et appuyez sur « Planifier ». C’est un rendez-vous unique avec les mêmes prestations et la même personne, à la même heure de la journée, listé avec vos rendez-vous récurrents. Le client en reçoit la confirmation comme pour toute réservation.
Suivre la cure d’un client
La fiche du client affiche chaque série sous « Cures et rappels », avec le nombre de séances effectuées et la date de la prochaine.
Y mettre fin
Dans la liste, appuyez sur « Terminer ». Choisissez « Conserver les visites réservées » pour arrêter seulement les nouvelles, ou « Annuler les visites à venir » pour annuler aussi celles qui restent. Chacune est annulée de la manière habituelle : sa salle est libérée et, si la proposition à la liste d’attente est activée, son horaire est proposé à votre liste d’attente. Le client reçoit un seul e-mail listant les visites annulées, s’il a donné une adresse, et un seul message, et la personne qui les assure reçoit une seule notification.
Questions fréquentes
- Pourquoi une date manque-t-elle dans une série ?
Elle entrait en conflit avec un autre rendez-vous, ou personne n’avait de créneau publié à ce moment-là. Publiez le planning de cette semaine ; Setvos retente la date chaque jour tant qu’elle est à venir.
- Pourquoi un rendez-vous récurrent indique-t-il « Prestation désactivée » ou « Prestation supprimée » ?
Une prestation qu’il réserve a été désactivée ou supprimée : il ne réserve donc plus de visites ; celles déjà réservées restent. Pour « Prestation désactivée », réactivez la prestation dans Réservations › Prestations et la série réserve de nouveau. Pour « Prestation supprimée », terminez la série et créez-en une nouvelle avec une autre prestation. Les propriétaires et les administrateurs reçoivent une seule notification, « Un rendez-vous récurrent ne réserve plus », la première fois que la vérification quotidienne constate l’arrêt ; chacun peut désactiver cette notification sous « Rendez-vous récurrent interrompu » dans Paramètres du compte › Notifications.
- Comment créer un rendez-vous récurrent sur le téléphone ?
Dans Setvos Business, ouvrez une visite avec un client et choisissez « Rendre récurrent » sous ⋯. Le client, la personne, les prestations et l’heure de la visite sont repris. Choisissez la première date, la fréquence — « Chaque semaine », « Toutes les 2 semaines » ou « Chaque mois » — et la fin : après 2 à 52 visites, ou à une date. Le résultat indique combien de visites ont été réservées et liste chaque date sautée avec sa raison, par exemple la personne est occupée ou n’est pas au planning, ou le fauteuil est pris.
- Où sont les rendez-vous récurrents sur le téléphone ?
Sous Plus → Réservations → Rendez-vous récurrents. Chacun est « Actif », « Terminé » ou arrêté parce que sa prestation a été désactivée ou supprimée, et un rendez-vous arrêté indique quoi faire. « Terminer » demande s’il faut garder les visites déjà réservées ou annuler celles à venir.
- Comment planifier un rappel sur le téléphone ?
Sur une visite, choisissez « Planifier un rappel » sous ⋯ et de 1 à 36 mois. Le rappel tombe le même jour autant de mois calendaires plus tard — le dernier jour du mois si ce mois est plus court —, à la même heure, avec les mêmes prestations et la même personne. Si cette date n’est pas libre, l’application dit pourquoi et vous invite à le réserver depuis l’agenda, et rien n’est réservé.
- Un cours collectif peut-il se répéter chaque semaine ?
Oui, comme planning de cours et non comme rendez-vous récurrent : appuyez sur « Nouveau rendez-vous récurrent », choisissez « Planning de cours » et le cours. Les clients prennent alors une place à ses séances ou sont inscrits pour l’année.
À lire ensuite
Tenir une liste d’attente et proposer les créneaux libérés
Notez les clients qui veulent un horaire qui n’est pas libre, laissez-les s’inscrire depuis votre page de réservation, proposez-leur un créneau à la main ou automatiquement quand un rendez-vous est annulé, et sachez quand ils quittent la liste.
Enregistrer l’arrivée, terminer, déplacer ou annuler un rendez-vous
Ouvrez un rendez-vous pour en marquer chaque étape, noter ce qui a été fait, le déplacer, l’annuler ou signaler une absence, et sachez ce que le client reçoit.
Établir le planning de l’équipe et le publier
Définissez qui travaille quand dans chaque établissement, une semaine ou un mois à la fois, et publiez le planning. Seuls les créneaux publiés peuvent être réservés, en ligne comme à l’accueil.
Travailler avec la fiche d’un client
Lisez l’historique d’un client, consignez notes et appels, et tenez à jour ses détails, ses fichiers et ses tâches depuis un seul écran.
Plus dans Réservations
- Réservations : votre agenda, le planning de l’équipe et votre page de réservation
- Se repérer dans l’agenda des rendez-vous
- Réserver un rendez-vous pour un client
- Encaisser un rendez-vous en caisse
- Configurer vos prestations, vos prix et vos catégories
- Visites à l’adresse du client et prix à la taille
- Proposer des cours collectifs, des forfaits et des prestations plus exigeantes
- Réduire les absences avec les acomptes et les cartes enregistrées
- Gérer des cours : planning, inscription et liste de présence
- Lire les avis des clients et y répondre
- Règles des avis et signaler un avis
- Faire accepter un formulaire de consentement aux clients
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