Contacts · Mode d’emploi
Ajouter un client à la main
Créez la fiche d’un client avec « Nouveau contact », choisissez qui s’en occupe, et sachez quels détails comptent et pourquoi.
Ouvrir le formulaire
Dans Contacts, appuyez sur « Nouveau contact ». Si le bouton n’apparaît pas, votre rôle ne permet pas de créer des clients.
Renseigner le nom
« Prénom » est le seul champ obligatoire, sauf si votre espace de travail a rendu obligatoire l’un de ses champs personnalisés. Un « Nom » vous aide à distinguer deux clients qui ont le même prénom.
Ajouter un téléphone et un e-mail
Le numéro de téléphone et l’e-mail sont ce que compare « Trouver les doublons », et un e-mail vous permet d’envoyer factures et messages. Un e-mail sur le domaine propre d’une entreprise range aussi le client sous cette entreprise ; si vous saisissez une « Entreprise » et qu’aucune entreprise n’utilise encore ce domaine, une entreprise est créée pour ce domaine.
Ajouter son anniversaire
« Anniversaire » se compose d’un « Jour » et d’un « Mois » ; laissez « Année (facultatif) » vide si vous ne la connaissez pas. Quand le message automatique « Anniversaire » est activé, il part ce jour-là, selon le fuseau horaire de votre espace de travail.
Choisir qui s’en occupe
« Responsable » désigne le collègue chargé de ce client ; il est réglé sur vous au départ. La liste contient les personnes à qui votre rôle vous permet de confier un client : tout le monde avec « Tous les enregistrements », les personnes de vos équipes avec « Son équipe ». Si votre rôle vous permet seulement de garder les clients pour vous, le champ n’apparaît pas et chaque client que vous ajoutez vous est attribué.
Noter sa langue et ce à quoi il faut faire attention
« Langue du client » est la langue dans laquelle il réserve : la page de paiement qu’il voit s’ouvre dans cette langue, tandis que vos propres messages partent dans la langue de votre espace de travail. « Contre-indications » sert aux allergies, aux médicaments ou à tout ce qu’il faut signaler avant une prestation ; l’information s’affiche sur la fiche et quand vous lui réservez un rendez-vous.
Remplir vos champs personnalisés
Les champs ajoutés par votre espace de travail apparaissent en bas du formulaire. Un propriétaire ou un administrateur les gère dans Paramètres › Champs.
Enregistrer
Appuyez sur « Créer le contact ». La fiche du client s’ouvre, prête pour une note, une étiquette ou une tâche.
Questions fréquentes
- Dois-je ajouter chaque client à la main ?
Non. Un client qui réserve sur votre page de réservation reçoit une fiche, ou est rattaché à celle qu’il a déjà, et vous pouvez faire entrer toute une liste d’un coup avec un import.
- Pourquoi un collègue ne voit-il pas un client que j’ai ajouté ?
Le client vous est attribué, et le rôle de votre collègue ne voit que les clients dont le responsable est lui-même ou une personne de ses équipes. Choisissez-le comme « Responsable » si votre rôle le permet, ou demandez à un propriétaire ou à un administrateur d’élargir son rôle dans Paramètres › Rôles et droits.
- Comment ajouter un client sur le téléphone ?
Dans l’onglet Clients, appuyez sur +. Saisissez le prénom, puis ce que vous savez : nom, téléphone avec son pays, e-mail, entreprise, poste, la langue du client, le responsable (vous, sauf si vous choisissez quelqu’un d’autre), la provenance, les étiquettes, les contre-indications, l’anniversaire en jour et mois avec l’année facultative, et vos champs personnalisés dans « Autres champs ». Si le serveur refuse un champ, la raison s’affiche dessous. Ajouter un client demande une connexion.
À lire ensuite
Travailler avec la fiche d’un client
Lisez l’historique d’un client, consignez notes et appels, et tenez à jour ses détails, ses fichiers et ses tâches depuis un seul écran.
Tenir une fiche pour chaque entreprise avec laquelle vous travaillez
Regroupez sous leur entreprise les personnes avec qui vous traitez, voyez les affaires en cours de chaque entreprise, et laissez les nouveaux clients se ranger d’eux-mêmes selon le domaine de leur e-mail.
Importer ou exporter votre liste de clients
Faites entrer un fichier CSV de clients depuis la liste des clients, voyez exactement ce qui va se passer avant tout enregistrement, et téléchargez votre liste sous forme de tableur.
Ajouter vos propres champs aux contacts, entreprises et affaires
Ajoutez les informations que Setvos ne demande pas par défaut — une immatriculation, une allergie, un numéro de contrat —, renseignez-les sur les contacts, les entreprises et les affaires, et filtrez les listes selon ces champs.
Réserver un rendez-vous pour un client
Réservez un rendez-vous depuis l’accueil : choisissez le client, les prestations, la personne et un horaire libre, et Setvos envoie une confirmation au client.
Configurer les rôles et les droits
Utilisez les quatre rôles prêts à l’emploi ou créez les vôtres : choisissez ce que chaque rôle peut faire dans chaque module et de qui il voit les enregistrements.
Plus dans Contacts
- Contacts : vos clients et les entreprises pour lesquelles ils travaillent
- Trouver un client dans la liste
- Les enfants, animaux et véhicules d’un client
- Étiqueter les clients et filtrer par étiquette
- Fusionner des clients en double
- Empêcher un client de réserver en ligne
- Exporter ou effacer les données personnelles d’un client
- Travailler avec une entreprise, la fusionner ou la supprimer
- Contacts : questions fréquentes
Ouvrir dans Setvos
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