Contacts · Mode d’emploi
Travailler avec la fiche d’un client
Lisez l’historique d’un client, consignez notes et appels, et tenez à jour ses détails, ses fichiers et ses tâches depuis un seul écran.
Ouvrir la fiche
Cliquez sur un client dans Contacts. La colonne large est « Activité » ; la colonne d’à côté commence par « Détails » et continue avec les encadrés qu’utilise votre espace de travail. Sur téléphone, ils se suivent les uns sous les autres.
Consigner une note, un appel, un e-mail ou un rendez-vous
Tapez dans la zone en haut de « Activité », choisissez « Note », « Appel », « E-mail » ou « Rendez-vous », et appuyez sur « Consigner l’activité ». Les entrées s’affichent de la plus récente à la plus ancienne, avec leur auteur ; « Charger l’activité plus ancienne » fait apparaître les précédentes. Consigner un e-mail ou un appel enregistre qu’il a eu lieu ; rien n’est envoyé. La zone est disponible pour les rôles autorisés à modifier les clients.
Modifier ses détails
Appuyez sur « Modifier » pour changer le nom, le téléphone, l’e-mail, l’anniversaire, le responsable, la langue, les contre-indications ou les champs personnalisés de votre espace de travail, puis appuyez sur « Enregistrer les modifications ». Vos champs personnalisés apparaissent dans « Détails » une fois remplis.
L’anniversaire s’affiche dans « Détails » après « Intitulé de poste ». Suivi de « depuis le profil Setvos du client », il a été ajouté par le client dans son propre profil Setvos et a remplacé ce que votre équipe avait saisi ; si vous le modifiez ici, cette mention disparaît.
Conserver fichiers et mesures
Sous « Fichiers », appuyez sur « Envoyer » pour joindre un document ou une photo. Les boutons à côté d’un fichier le téléchargent ou le suppriment ; la suppression demande confirmation, car le fichier disparaît définitivement. Envoyer et supprimer des fichiers exige un rôle autorisé à modifier les clients. Sous « Mesures », appuyez sur « Ajouter », nommez l’indicateur dans « Indicateur », par exemple le poids, puis renseignez « Valeur » et « Unité » ; l’encadré trace son évolution dans le temps. Chaque série affiche ses quatre dernières entrées, « Tout afficher » liste les autres, et la corbeille à côté d’une entrée supprime celle saisie par erreur. Une mesure peut aussi concerner un animal ou un enfant : choisissez-le sous « Pour qui », et sa série reste à part de celle du client.
Lire les autres encadrés
Selon ce qu’utilise votre espace de travail, la colonne affiche aussi :
- « Tâches » : les tâches en cours concernant ce client ; le bouton + en ajoute une déjà liée à lui
- « Fidélité » : ses points et sa dépense cumulée, avec « Ajuster les points »
- « Cartes enregistrées » et « Consentement » : les cartes enregistrées pour la protection contre les absences, et les formulaires que le client a signés, avec « Consigner un consentement » pour un formulaire signé à l’accueil
- « Cures et rappels » : où il en est d’une cure de plusieurs séances
- « Synthèse IA » : appuyez sur « Résumer » pour obtenir trois phrases tirées de son historique, quand l’IA est activée pour votre espace de travail
- « Enfants », « Animaux » ou « Véhicules » : les enfants, animaux ou voitures pour lesquels le client réserve, dès qu’une de vos prestations se réserve pour eux
Trouver le reste en haut
« Étiquettes » et « Modifier » se trouvent à côté du nom du client pour les rôles autorisés à modifier les clients. « Bloquer », « Exporter ses données », « Effacer les données personnelles » et « Supprimer » sont juste à côté ; sur téléphone, ils se trouvent sous le bouton ⋯. Ceux que vous voyez dépendent de votre rôle.
Questions fréquentes
- Qui peut lire les notes d’une fiche ?
Toute personne dont le rôle permet d’ouvrir ce client. Il n’y a pas de notes privées sur une fiche : écrivez comme si un collègue de l’accueil allait la lire juste après vous.
- Où sont les rendez-vous et les factures du client ?
Pas sur la fiche. Recherchez le nom du client dans Facturation pour trouver ses factures, ou utilisez « Exporter ses données » pour obtenir ses rendez-vous et ses factures dans un seul fichier.
- Pourquoi un lien vers un client affiche-t-il « Contact introuvable » ?
Le client a été fusionné dans une autre fiche, a été supprimé, ou se trouve hors de ce que votre rôle vous permet de voir. L’historique d’un client fusionné se trouve sur la fiche conservée : recherchez-le par son nom.
- Que montre la fiche d’un client sur le téléphone ?
En haut, les tuiles : appeler, SMS, Telegram, « E-mail », « Réserver » et « Nouvelle affaire ». Le SMS manque pour un client qui a demandé à ne pas recevoir de messages ou qui est bloqué. Telegram n’apparaît que si le bot de votre salon joint le client : la tuile ouvre sa dernière conversation là-bas, ou un nouveau message Telegram. En dessous, les sections que votre rôle et vos modules permettent : les détails, « Visites » (à venir, puis les plus anciennes avec « Charger les plus anciennes »), « Activité », « Synthèse IA » quand l’IA est activée, « Fidélité », « Cartes enregistrées », « Consentements », « Fichiers », « Mesures », « Cures et rappels » et « Tâches ». Sur un iPad, les sections sont sur deux colonnes.
- Que puis-je faire depuis la fiche d’un client sur le téléphone ?
Consignez une note, un appel, un e-mail ou une réunion dans « Activité » ; « Résumer » utilise un crédit IA. Dans « Fichiers », prenez une photo ou choisissez-en une dans les photos ou dans Fichiers. « Ajouter une carte » ouvre la page de la passerelle de paiement, et la carte apparaît dès que la passerelle la confirme. « Consigner un consentement » affiche le texte complet du formulaire ; le client tape son nom complet, puis « Accepter et signer ». Dans « Mesures », « Ajouter une mesure », ou retirez une seule mesure, le reste de la série restant. « Ajuster les points » est dans « Fidélité ». Sous ⋯ se trouvent « Modifier », « Étiquettes », « Partager la fiche contact », « Exporter ses données » et « Supprimer ».
À lire ensuite
Étiqueter les clients et filtrer par étiquette
Marquez les clients que vous traitez différemment — VIP, allergie ou ne pas appeler, par exemple — et retrouvez-les en un clic.
Exporter ou effacer les données personnelles d’un client
Répondez à un client qui demande ce que vous détenez sur lui ou qui vous demande de l’oublier, et sachez en quoi effacer diffère de supprimer.
Lier une tâche à un client, une affaire ou toute autre fiche
Rattachez une tâche aux fiches qu’elle concerne, pour que toute personne qui la lit sache de quoi il s’agit et puisse les ouvrir en un clic.
Consulter, ajuster et dépenser les points d’un client
Vérifiez le solde et le niveau d’un client, ajoutez ou retirez des points à la main, et laissez-le payer avec ses points en caisse.
Faire accepter un formulaire de consentement aux clients
Rédigez les formulaires que les clients acceptent avant une prestation, comme un test d’allergie ou un questionnaire de santé, associez-les aux prestations, et consignez un formulaire signé à l’accueil.
Activer ou désactiver les fonctions IA
Les fonctions IA restent désactivées tant qu’un propriétaire ou un administrateur ne les active pas. Voici ce qu’elles font, ce qui quitte votre espace de travail et comment fonctionnent les crédits.
Plus dans Contacts
- Contacts : vos clients et les entreprises pour lesquelles ils travaillent
- Trouver un client dans la liste
- Ajouter un client à la main
- Les enfants, animaux et véhicules d’un client
- Fusionner des clients en double
- Empêcher un client de réserver en ligne
- Importer ou exporter votre liste de clients
- Tenir une fiche pour chaque entreprise avec laquelle vous travaillez
- Travailler avec une entreprise, la fusionner ou la supprimer
- Contacts : questions fréquentes
Ouvrir dans Setvos
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