Réservations · Mode d’emploi
Ajouter et gérer vos établissements
Ajoutez chaque établissement où vous prenez des réservations, réglez ses horaires et ses postes, indiquez qui y travaille, et sachez ce qui se passe quand un établissement ferme au renouvellement ou est supprimé.
Ajouter un établissement
Ouvrez Réservations › Établissements et appuyez sur « Ajouter un établissement ». Renseignez le « Nom », l’« Adresse » et la « Ville » ; la ville est indiquée aux moteurs de recherche sur votre page de réservation, ce qui aide les recherches locales à vous trouver.
Le placer sur la carte
Enregistrer une adresse place l’établissement sur la carte, et les clientes proches le trouvent sous « Près de moi ». Sous « Emplacement », dans la fenêtre de l’établissement, vous pouvez faire glisser l’épingle jusqu’à la porte, appuyer sur « Placer d’après l’adresse » pour la reposer, ou « Retirer l’épingle ». Une épingle posée à la main, ou sur place depuis l’application de l’équipe, ne bouge jamais seule : si vous changez ensuite l’adresse pour un lieu éloigné, Setvos demande « Déplacer l’épingle ? » et ne la déplace que si vous acceptez. Le pointage avec géorepérage fonctionne là où se trouve l’épingle.
Régler ses horaires et ses postes
Cochez les « Jours d’ouverture » et réglez « Ouvre » et « Ferme », qui s’appliquent à chaque jour d’ouverture. Les horaires apparaissent sur votre page de réservation et permettent au planning de signaler les jours d’ouverture sans personne ; les horaires réservables, eux, viennent du planning publié. « Salles / postes » est le nombre de postes auxquels les clients peuvent être installés.
L’enregistrer
Appuyez sur « Créer ». Chaque établissement a son propre agenda, son propre planning et sa propre page de réservation. Si tous les établissements de votre formule sont utilisés, Setvos vous le signale : ajoutez un établissement supplémentaire dans Formule et facturation ou passez à une formule supérieure.
Indiquer qui travaille ici
Dans l’encadré de l’établissement, appuyez sur « Qui travaille ici », cochez les membres qui travaillent dans cet établissement et appuyez sur « Enregistrer » ; le bouton est là si votre rôle peut modifier les réglages des réservations. Ces membres forment son planning, et un rôle limité à « Son établissement » ne voit que les établissements où son titulaire est coché.
Le modifier
Cliquez sur l’encadré de l’établissement, modifiez son nom, son adresse, sa ville, son « Statut », ses postes ou ses horaires, et appuyez sur « Enregistrer ». Dans la même fenêtre, sous « Lien de la page de réservation », « Identifiant du lien » modifie le lien de l’établissement et « Copier le lien » le copie. Enregistrer l’établissement ne modifie jamais sa page de réservation : l’apparence de la page, le logo, les liens et la promotion se modifient dans le studio, que vous ouvrez avec « Ouvrir le studio de la page », dans Réservations › Page publique. « Téléphone pour les clients » et « E-mail pour les clients » figurent en bas des e-mails que les clients reçoivent de cet établissement, sous son nom et son adresse, et la réponse d’un client arrive à cet e-mail. Sans lui, les e-mails indiquent que les réponses ne sont pas lues et donnent le téléphone.
Fermer un établissement au renouvellement
Pour ne plus payer un établissement supplémentaire, appuyez sur « Résilier au renouvellement » à côté de celui-ci dans Formule et facturation et choisissez l’établissement qui ferme. À partir de la date de renouvellement, les clients ne peuvent plus y réserver ; le personnel qui y réserve un rendez-vous pour un jour à partir de cette date voit un avertissement dans « Nouveau rendez-vous », mais n’est pas bloqué. Les rendez-vous réservés à partir de cette date y sont annulés et remboursés 14 jours avant la fermeture, ou immédiatement s’il reste moins de jours, et chaque client est prévenu et orienté vers votre autre établissement.
Savoir ce qu’entraîne la fermeture
Au renouvellement, l’établissement ferme : il disparaît de toutes les listes, et son lien de réservation ouvre l’établissement qui reste. Les écritures de caisse et les rendez-vous qui ont été payés sont conservés. Garder l’établissement supplémentaire avant le renouvellement annule la fermeture, mais les réservations annulées ne reviennent pas.
Supprimer un établissement
« Supprimer », dans la fenêtre de l’établissement, vous demande de saisir son nom, et la suppression est refusée tant que l’établissement a des rendez-vous à venir. L’établissement ferme alors définitivement : sa page de réservation disparaît, et ses créneaux, avis, photos et rendez-vous passés sont effacés. Le livre de caisse, les factures et les rendez-vous qui ont été encaissés sont conservés. C’est irréversible.
Questions fréquentes
- Chaque établissement a-t-il sa propre page de réservation ?
Oui. Chaque établissement a sa propre page et son propre lien, que vous concevez dans Réservations › Page publique.
- Puis-je changer l’adresse de page choisie pendant la configuration ?
Oui. Sous « Lien de réservation », dans Réservations › Page publique, saisissez une nouvelle adresse et appuyez sur « Enregistrer le lien ». L’ancienne adresse continue d’envoyer les clients vers la nouvelle.
- Puis-je fermer un établissement mis en avant ?
Oui, sur le web. La fermeture vous demande de saisir le nom de l’établissement et indique combien de jours payés de mise en avant sont perdus ; ils ne sont pas remboursés. L’application mobile ne ferme pas un établissement mis en avant.
- Comment configurer un établissement sur le téléphone ?
Dans Setvos Business, Plus → Réservations → Établissements affiche chaque établissement en fiche avec son adresse, son statut, ses fauteuils, son équipe et s’il est sur la carte. Le formulaire a « Informations », « Horaires d’ouverture » pour chaque jour de la semaine avec un interrupteur « Fermé », « Galerie » avec des photos de l’appareil photo ou de la photothèque, « Emplacement » et « Qui travaille ici ». Un établissement au-delà de ce que comprend votre offre indique combien d’établissements l’offre comprend et, à toute personne autre que le propriétaire, « Demandez au propriétaire de l’espace de travail. » ; rien ne s’achète sur le téléphone. Pour fermer un établissement, tapez son nom ; c’est refusé tant que des visites sont à venir. Un établissement mis en avant se ferme sur le web, où les jours de mise en avant non utilisés sont affichés.
- Comment placer un établissement sur la carte depuis l’endroit où vous êtes ?
Dans « Emplacement », appuyez sur « Je suis sur place ». C’est seulement alors que le téléphone demande votre position. Il prend une seule mesure précise et, s’il n’est pas sûr — moins précis que 100 m —, vous invite à sortir ou à patienter. Vous voyez l’adresse trouvée et la précision ; « Vérifier sur la carte » ouvre Google Maps, et « Utiliser cette position » l’enregistre. L’établissement indique alors, par exemple, « Défini sur place le 3 oct., ±12 m ». Enregistrer une nouvelle adresse éloignée pour un établissement épinglé demande « Déplacer l’épingle ? ». L’épingle est aussi l’endroit où fonctionne un pointage avec géorepérage.
- Puis-je gérer les salles et les équipements sur le téléphone ?
Oui, sous Plus → Réservations → Salles et équipements : ajoutez-en ou modifiez-en un, désactivez-le ou supprimez-le. La suppression est refusée tant que des réservations l’occupent ; désactivez-le plutôt.
- Les clients peuvent-ils trouver mon établissement par distance dans l’application ?
Oui, une fois l’emplacement de l’établissement placé sur sa carte. « Près de moi » dans l’application Setvos ne demande la position du client qu’à ce moment, trie les établissements par distance et les montre sur une carte Google, sur iPhone comme sur Android ; l’itinéraire s’ouvre dans l’application de cartes du téléphone. Un établissement sans emplacement reste listé, indiqué comme pas encore sur la carte. La position du client n’est ni conservée ni transmise.
- Que voient les clients quand un établissement ferme ?
La page de l’établissement dans l’application donne sa date de fermeture et indique qu’on peut réserver jusque-là. Une fois fermé, un lien vers lui indique qu’il a fermé et propose l’établissement qui reste, s’il y en a un.
- Un établissement peut-il demander une décharge avant l’entrée ?
Oui. Rédigez le formulaire sur Réservations › Formulaires de consentement, puis choisissez-le sous « Décharge avant l’entrée » dans la fenêtre de l’établissement et enregistrez. Dès lors, l’entrée d’un membre n’est enregistrée qu’après son accord sur la version en vigueur du formulaire, à l’accueil ou en ligne, et celle d’un enfant est signée par le parent. « Aucune » cesse de la demander.
À lire ensuite
Établir le planning de l’équipe et le publier
Définissez qui travaille quand dans chaque établissement, une semaine ou un mois à la fois, et publiez le planning. Seuls les créneaux publiés peuvent être réservés, en ligne comme à l’accueil.
Concevoir et publier votre page de réservation
Donnez à chaque établissement une page de réservation à vos couleurs, avec un bandeau, des photos, des profils d’équipe, vos liens, une promotion et les sections de votre choix, prévisualisez-la et publiez-la quand elle est prête.
Acheter ou résilier des options : packs, groupes de modules, établissement supplémentaire
Augmentez un quota mensuel ou ajoutez un groupe de modules en cours de période. Les options sont facturées au jour près jusqu’à la fin de la période, se renouvellent avec votre licence, et une option résiliée reste active jusqu’au renouvellement.
Ce qui se passe au renouvellement, et ce qu’une option résiliée emporte avec elle
Votre licence et vos options se renouvellent ensemble — en hryvnias sur une facture, en euros ou en dollars en un prélèvement. Ce que vous avez résilié part au renouvellement, parfois avec des données — Setvos vous prévient bien avant.
Configurer les rôles et les droits
Utilisez les quatre rôles prêts à l’emploi ou créez les vôtres : choisissez ce que chaque rôle peut faire dans chaque module et de qui il voit les enregistrements.
Plus dans Réservations
- Réservations : votre agenda, le planning de l’équipe et votre page de réservation
- Se repérer dans l’agenda des rendez-vous
- Réserver un rendez-vous pour un client
- Enregistrer l’arrivée, terminer, déplacer ou annuler un rendez-vous
- Encaisser un rendez-vous en caisse
- Configurer vos prestations, vos prix et vos catégories
- Visites à l’adresse du client et prix à la taille
- Proposer des cours collectifs, des forfaits et des prestations plus exigeantes
- Réduire les absences avec les acomptes et les cartes enregistrées
- Tenir une liste d’attente et proposer les créneaux libérés
- Réserver des rendez-vous récurrents et des rappels
- Gérer des cours : planning, inscription et liste de présence
Ouvrir dans Setvos
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Dites-nous ce que vous essayiez de faire : nous répondons par chat, en six langues. Nous écrire
Sortez vos réservations du papier, de WhatsApp et de trois tableurs.
Importez votre fichier clientes, vos prestations et vos visites passées depuis un tableur ou l’export de votre ancien système, avec un aperçu avant que rien ne soit enregistré — et de l’aide par chat, en six langues, dès que vous le souhaitez. La plupart des studios tournent le jour même.