Ce qui se passe au renouvellement, et ce qu’une option résiliée emporte avec elle

1. 01

   Voir ce que prélève le renouvellement

   Sur Formule et facturation, « Prochain renouvellement » indique le montant et, quand des options se renouvellent aussi, une liste en dessous détaille chaque ligne. Votre licence se renouvelle au prix auquel vous l’avez achetée tant qu’elle se renouvelle sans interruption ; acheter une formule ou une taille d’équipe supérieure l’augmente à partir de ce moment. Chaque option se renouvelle au prix auquel vous l’avez achetée. Si Setvos révise le prix des options, vous recevez une notification au moins 30 jours avant le renouvellement qu’elle concerne en premier, avec le renouvellement complet avant et après, et cet écran l’indique. Une licence en hryvnias se renouvelle par facture : elle est émise 10 jours avant la fin de la période, avec chaque ligne, et envoyée par e-mail à ce moment-là, 3 jours avant et le jour même, chaque fois avec son code QR — réglez-la avant la date qu’elle indique. Une licence en euros ou en dollars est facturée par Paddle, notre revendeur, le jour du renouvellement : ce montant, avec la TVA ajoutée lorsqu’elle est due ; celle qui se règle par virement bancaire se renouvelle de la même façon sur facture, sans code QR.

2. 02

   Un changement que vous avez programmé

   Une formule inférieure, une taille d’équipe plus petite ou une autre durée choisie avec « Appliquer cette licence » prend effet au renouvellement, au tarif en vigueur ce jour-là. Une formule inférieure n’est appliquée que si l’espace de travail y tient : si des modules qu’elle n’inclut pas sont encore activés, ou si votre équipe dépasse ce qu’elle permet, la licence est renouvelée sur la formule que vous utilisez, et les propriétaires sont informés de la raison. Une taille d’équipe plus petite n’est appliquée que si votre équipe y tient : si elle est encore plus grande ce jour-là, la licence garde sa taille actuelle, et les propriétaires sont informés. Si vous réglez une facture de renouvellement en avance, ce que vous avez programmé prend quand même effet le jour où la période en cours se termine, et ce qui se renouvelle ne peut pas être modifié d’ici là.

3. 03

   Lire « Changements au renouvellement »

   Quand vous avez résilié quelque chose, l’encadré « Changements au renouvellement » sur Formule et facturation liste chaque élément et exactement ce qu’il emporte avec lui. Il indique toujours si quelque chose sera supprimé, et à quelle date. Appuyez sur « Garder » sur un élément pour annuler sa résiliation.

4. 04

   Un pack de stockage

   Si vos fichiers ne tiennent pas dans le stockage restant, l’encadré indique de combien ils le dépassent. S’il indique que des fichiers seraient supprimés, le jour du renouvellement les fichiers au-delà de la limite disparaissent, les plus anciens d’abord, dans cet ordre : exports, planches d’étiquettes et bons de préparation, puis pièces jointes d’e-mails, puis fichiers clients et photos de rendez-vous, puis photos de la page de réservation. Les factures, les documents signés et les documents RH ne sont jamais supprimés pour faire de la place. « Voir les fichiers » les liste dans cet ordre, pour que vous puissiez d’abord télécharger ou supprimer n’importe lequel d’entre eux.

5. 05

   Congés, évaluations et recrutement

   Quand le groupe « Congés, évaluations & recrutement » part, Congés, Performance, Recrutement et Intégration sont désactivés au renouvellement ; Personnel, la pointeuse et la paie restent. Si l’encadré indique une date de suppression, leurs données sont supprimées 30 jours après le renouvellement, sauf si vous rachetez le groupe d’ici là ; appuyez sur « Exporter d’abord » pour en garder une copie. S’il indique que les données sont conservées, racheter le groupe le réactive avec tout en place.

6. 06

   L’établissement supplémentaire

   L’établissement choisi cesse de prendre des réservations au renouvellement. Ses réservations ultérieures sont annulées et remboursées 14 jours avant — ou immédiatement s’il reste moins de temps — et les clients sont prévenus. Si l’encadré l’indique, son planning, ses avis et ses photos sont supprimés à sa fermeture ; ses écritures de caisse et ses rendez-vous payés sont conservés.

7. 07

   Quand rien n’est supprimé

   Si l’encadré indique que rien n’est supprimé, l’option part quand même au renouvellement. Si vos fichiers dépassent alors le stockage restant, les envois de fichiers s’arrêtent jusqu’à ce que vous libériez de la place.

8. 08

   Après la lecture seule

   Une licence payée de nouveau après le passage de l’espace de travail en lecture seule revient seule, et cet encadré montre alors ce que ses options retiennent encore. Les fichiers au-delà du stockage restant sont conservés 30 jours : les envois sont bloqués entre-temps, et racheter du stockage ou libérer de la place avant ce jour garde tous les fichiers ; si l’encadré indique une date, les fichiers au-delà de la limite peuvent être supprimés après elle, dans l’ordre décrit plus haut. Si plus d’établissements sont ouverts que votre formule n’en couvre désormais, le plus récent ferme 30 jours plus tard, ses rendez-vous payés et ses écritures de caisse conservés : ses réservations ultérieures sont annulées et remboursées 14 jours avant, et racheter l’établissement supplémentaire d’ici là le garde ouvert. Un groupe de modules est désactivé, ses données conservées 30 jours.

9. 09

   Les notifications que vous recevez

   Les propriétaires et les administrateurs sont prévenus dans l’application et par e-mail quand quelque chose est résilié, puis 14, 3 et 1 jour avant le renouvellement, quand un groupe est désactivé, et 7 et 1 jour avant la suppression de ses données. Quand une licence en lecture seule revient seule, ils sont aussi prévenus quand des fichiers sont retenus ou qu’un établissement doit fermer, et 7 et 1 jour avant. Ces notifications ne peuvent pas être désactivées. Un renouvellement payé par virement est annoncé par les e-mails de sa facture — à son émission, 3 jours avant la fin de la période et le jour même ; l’e-mail sur un renouvellement par carte refusé, en euros ou en dollars, indique le montant, la tentative en cours, la prochaine tentative et le jour où l’espace passe en lecture seule, avec un bouton « Payer maintenant ».

Mis à jour le 21 octobre 2026