Contacts · Questions
Contacts : questions fréquentes
Réponses courtes sur qui voit quels clients, les responsables, les doublons, la suppression et l’effacement, et la provenance des clients.
Questions fréquentes
- Pourquoi un collègue ne voit-il pas un client que je vois ?
Son rôle couvre moins d’enregistrements. Avec « Son équipe », un rôle ne voit que les clients dont le responsable fait partie des équipes de son titulaire ; avec « Les siens uniquement », seulement ceux dont son titulaire est le responsable. Par ailleurs, un client qui a réservé en ligne n’a d’abord aucun responsable. Donnez au client un responsable que votre collègue peut voir, ou demandez à un propriétaire ou à un administrateur d’élargir le rôle dans Paramètres › Rôles et droits.
- Comment confier un client à un collègue ?
Ouvrez sa fiche, appuyez sur « Modifier » et choisissez le collègue dans « Responsable ». La liste ne contient que les personnes à qui votre rôle vous permet de confier des clients. Si votre rôle vous permet seulement de garder les clients pour vous, il n’y a pas de champ « Responsable » ; demandez à un propriétaire ou à un administrateur de faire le changement.
- Un client qui réserve en ligne reçoit-il une fiche ?
Oui. Une réservation sur votre page de réservation ajoute le client aux Contacts, ou le rattache à sa fiche existante, et « Source » sur la fiche indique d’où il vient.
- Quelle différence entre bloquer, effacer et supprimer ?
Bloquer conserve tout et empêche seulement la réservation en ligne. Effacer supprime définitivement les détails de la personne, mais conserve ses rendez-vous et ses factures sur un enregistrement anonyme. Supprimer retire entièrement la fiche, son historique et ses fichiers, et c’est refusé pour un client qui figure sur une facture ou une commande.
- Importer mon tableur va-t-il créer des doublons ?
Non. Les lignes dont le téléphone ou l’e-mail figure déjà sur un client sont ignorées. Pour fusionner des fiches déjà en double, utilisez « Trouver les doublons ».
- Où ajouter nos propres champs, comme un numéro d’immatriculation ?
Un propriétaire ou un administrateur les ajoute dans Paramètres › Champs. Ils apparaissent ensuite dans le formulaire client, dans « Détails » sur la fiche une fois remplis et, pour les choix, les oui ou non, les nombres, les montants et les dates, comme filtres sur la liste.
- Où noter l’anniversaire d’un client ?
Dans le champ intégré « Anniversaire », dans « Nouveau contact » ou via « Modifier » sur sa fiche : le jour et le mois, et l’année si vous la connaissez. Aucun champ personnalisé n’est nécessaire, et le message automatique « Anniversaire » ne lit que ce champ. Le client peut aussi ajouter son anniversaire dans son propre profil Setvos : il est copié sur sa fiche s’il a réservé chez vous avec un e-mail confirmé ou un téléphone confirmé par un code, et remplace ce que vous aviez saisi.
- Puis-je supprimer plusieurs clients à la fois ?
Oui. Cochez les cases des lignes et appuyez sur « Supprimer » dans la barre qui apparaît. Setvos demande d’abord confirmation et vous fait saisir le nombre de clients que vous supprimez. Les clients qui figurent sur une facture ou une commande sont conservés, et le message explique pourquoi.
- Annuler un import peut-il emporter les visites d’un client ?
Non. Un client créé par l’import qui a depuis une visite — importée ou réservée — reste, comme celui qui figure sur une facture ou une commande, et le message après l’annulation dit combien sont restés. Seule la note apportée par l’import est retirée.
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Exporter ou effacer les données personnelles d’un client
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Configurer les rôles et les droits
Utilisez les quatre rôles prêts à l’emploi ou créez les vôtres : choisissez ce que chaque rôle peut faire dans chaque module et de qui il voit les enregistrements.
Ajouter vos propres champs aux contacts, entreprises et affaires
Ajoutez les informations que Setvos ne demande pas par défaut — une immatriculation, une allergie, un numéro de contrat —, renseignez-les sur les contacts, les entreprises et les affaires, et filtrez les listes selon ces champs.
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- Étiqueter les clients et filtrer par étiquette
- Empêcher un client de réserver en ligne
- Importer ou exporter votre liste de clients
- Tenir une fiche pour chaque entreprise avec laquelle vous travaillez
- Travailler avec une entreprise, la fusionner ou la supprimer
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