Facturation · Vue d’ensemble
Factures : facturez vos clients et voyez qui vous doit de l’argent
À quoi servent les écrans de facturation, comment une facture passe du brouillon au paiement, et ce qu’il faut configurer avant d’envoyer la première.
La liste et ses chiffres
Facturation liste chaque facture avec son client, ses dates d’émission et d’échéance, son total, son solde et son statut. Les tuiles au-dessus ne comptent que les factures — ni les devis, ni les avoirs, ni les ventes en caisse — et additionnent ce qui reste dû après les paiements partiels et les avoirs, au total et sur les factures en retard, ainsi que ce qui a été encaissé. Cherchez par client ou par numéro : « 7 » trouve tous les documents numérotés 7, et « QUO-0007 » uniquement le devis 7. Filtrez par statut — « Brouillon », « Envoyée », « En retard », « Partiellement payée », « Payée » ou « Annulée » et, quand les devis sont affichés, « Accepté », « Refusé » ou « Expiré » — et aussi par champs personnalisés, si votre espace de travail en a sur les factures.
Factures, devis, ventes et avoirs
Le premier filtre choisit les documents affichés. « Factures » est le choix par défaut. Les « Devis » sont des offres de prix, avec leurs propres numéros QUO. Les « Ventes » sont les documents créés en caisse quand une visite est réglée. Les « Avoirs » réduisent ou remboursent une facture. « Tous » affiche tout. Chaque type a sa propre série de numéros.
Du brouillon au paiement
Toute facture commence en brouillon, que vous pouvez encore modifier. Son envoi transmet le PDF au client par e-mail et la fait passer à « Envoyée ». Elle est ensuite réglée en ligne via un lien de paiement, ou bien vous enregistrez vous-même l’argent reçu ; un paiement partiel la fait passer à « Partiellement payée ». Une facture envoyée ou partiellement payée dont l’échéance est dépassée passe à « En retard », et Setvos envoie au client jusqu’à trois relances par e-mail, à au moins un jour d’intervalle, pour lui demander ce qui reste dû, s’il a une adresse e-mail. Une facture qui n’a plus rien à régler ne reçoit aucune relance.
Le reste de l’argent
« Nouveau devis » se trouve à côté de « Nouvelle facture ». Les boutons au-dessus de la liste mènent aux « Factures récurrentes », pour les factures qui se répètent, et à Facturation › Comptes, où vous enregistrez vos charges, tenez le livre de caisse et suivez votre résultat. Si votre espace de travail prend des réservations ou a une caisse enregistreuse connectée, un bouton « Clôture de la journée » mène à la journée de caisse et à vos tickets fiscaux.
À configurer avant votre première facture
- Vos coordonnées de vendeur — raison sociale, identifiant fiscal, IBAN — dans Paramètres › Général, pour qu’elles figurent sur chaque facture. Un propriétaire ou un administrateur les renseigne.
- Un prestataire de paiement dans Intégrations › Paiements, si vos clients doivent pouvoir payer par carte en ligne.
- Une caisse enregistreuse (ПРРО) dans Intégrations › Fiscalisation, si vous avez besoin de tickets fiscaux.
À lire ensuite
Créer et envoyer une facture
Préparez un brouillon de facture à partir de vos produits ou de lignes saisies, vérifiez-le et envoyez-le au client par e-mail au format PDF.
Se faire payer une facture
Envoyez un lien de paiement, enregistrez des espèces ou un virement, acceptez un paiement partiel et téléchargez le PDF depuis la page d’une facture.
Clôturer la journée et émettre des tickets fiscaux
Clôturez la journée de caisse avec les espèces comptées, connectez votre ПРРО, consultez chaque ticket émis, relancez celui qui a échoué et éditez les rapports de session.
Enregistrer les charges et tenir le livre de caisse
Servez-vous des comptes pour enregistrer ce que dépense l’entreprise et tenir à jour le tiroir-caisse de chaque établissement.
Encaisser en ligne par carte ou par virement bancaire
Connectez un prestataire de carte ou ajoutez vos coordonnées de paiement pour encaisser en ligne par carte ou par virement avec un même code pour tous ; marquez les virements payés et versez les pourboires via monobank.
Renseigner votre entreprise : pays, fuseau horaire, devise et langue
Indiquez à Setvos quel type d’entreprise vous êtes et où vous exercez, et ajoutez les coordonnées du vendeur que portent vos factures et vos devis.
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