Contacts · Mode d’emploi
Les enfants, animaux et véhicules d’un client
Tenez une fiche à part pour chaque enfant, animal ou voiture sous le client qui réserve pour eux, pour que chaque visite, place, abonnement et signature dise pour qui elle était.
Indiquez pour qui sont les prestations
Ouvrez une prestation dans Réservations › Prestations et choisissez sous « Réservé pour » : « Le client », « Un enfant », « Un animal » ou « Un véhicule ». Une prestation pour un enfant demande lequel à chaque réservation : à l’accueil, sur votre page de réservation et dans l’application Setvos.
Ajoutez-les sur la fiche du client
Dès qu’une prestation se réserve pour un enfant, un animal ou un véhicule, la fiche du client dans Contacts affiche une carte « Enfants », « Animaux » ou « Véhicules » (« Enfants, animaux et véhicules » si vous réservez pour plusieurs types). Cliquez sur « Ajouter », choisissez le type s’il le demande, puis renseignez le nom, la date de naissance d’un enfant ou d’un animal et des notes. Un client qui réserve en ligne les ajoute en tapant le nom, et le même enfant est retrouvé la fois suivante.
Donnez à chaque type ses propres champs
Dans Paramètres › Champs, choisissez « Enfants, animaux, véhicules » sous « Quels enregistrements » et ajoutez un champ : une race, une immatriculation, une classe. « Demandé pour » le limite à un type, si bien qu’on ne demande jamais de race pour une voiture. Les champs s’affichent sur la fiche sous chaque nom.
Réservez pour l’un d’eux
Dans « Nouveau rendez-vous », dès que vous choisissez une prestation pour un enfant, la liste « Quel enfant » propose les enfants du client, et « Ajouter un enfant » en ajoute un sur-le-champ. L’agenda affiche alors la visite comme « Maks (Olena Petrenko) », et la confirmation envoyée au client nomme Maks. De la même façon, une place à un cours, un rendez-vous régulier, une inscription en liste d’attente, un abonnement, un consentement signé et une mesure peuvent nommer l’un d’eux.
Archivez-en un
Quand un enfant a grandi ou qu’une voiture est vendue, cliquez sur le bouton d’archivage à côté. Il n’est plus proposé, les visites qui le nommaient gardent le nom, et « Archivés » l’affiche avec un bouton pour le restaurer. Effacer les données personnelles du client efface aussi ces fiches.
Questions fréquentes
- Des parents peuvent-ils inscrire deux enfants au même cours ?
Oui. Chaque enfant occupe sa propre place : des parents qui réservent pour Maks puis pour Sofia occupent deux places.
- Deux enfants peuvent-ils partager un abonnement ?
Non. Un abonnement nomme l’enfant pour qui il est : les parents prennent la formule du club une fois par enfant, et la caisse décompte la visite d’un enfant de son propre abonnement.
- Que voit le client ?
Le nom et la date de naissance, lors de la réservation et dans son compte. Vos notes et vos propres champs restent à votre équipe.
- Un SMS nomme-t-il l’enfant ?
Non : les SMS restent courts, le nom figure donc dans l’e-mail et sur la page de la visite.
À lire ensuite
Travailler avec la fiche d’un client
Lisez l’historique d’un client, consignez notes et appels, et tenez à jour ses détails, ses fichiers et ses tâches depuis un seul écran.
Configurer vos prestations, vos prix et vos catégories
Ajoutez les prestations que vous vendez avec une durée, un prix et les personnes qui les réalisent, regroupez-les en catégories, variez les prix selon l’établissement ou la personne, et choisissez ce que les clients peuvent réserver en ligne.
Réserver un rendez-vous pour un client
Réservez un rendez-vous depuis l’accueil : choisissez le client, les prestations, la personne et un horaire libre, et Setvos envoie une confirmation au client.
Ajouter vos propres champs aux contacts, entreprises et affaires
Ajoutez les informations que Setvos ne demande pas par défaut — une immatriculation, une allergie, un numéro de contrat —, renseignez-les sur les contacts, les entreprises et les affaires, et filtrez les listes selon ces champs.
Créer une formule d’abonnement
Proposez un forfait de visites, un forfait d’heures ou un abonnement avec remise que les clients achètent pour une période donnée.
Réserver des rendez-vous récurrents et des rappels
Créez un rendez-vous qui se répète chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois, réservez un rendez-vous de suivi unique des mois à l’avance, et mettez fin à une série quand le client ne vient plus.
Plus dans Contacts
- Contacts : vos clients et les entreprises pour lesquelles ils travaillent
- Trouver un client dans la liste
- Ajouter un client à la main
- Étiqueter les clients et filtrer par étiquette
- Fusionner des clients en double
- Empêcher un client de réserver en ligne
- Exporter ou effacer les données personnelles d’un client
- Importer ou exporter votre liste de clients
- Tenir une fiche pour chaque entreprise avec laquelle vous travaillez
- Travailler avec une entreprise, la fusionner ou la supprimer
- Contacts : questions fréquentes
Ouvrir dans Setvos
Connecté ? Cet article se trouve aussi dans le menu Aide de l’application.
Toujours bloqué ?
Dites-nous ce que vous essayiez de faire : nous répondons par chat, en six langues. Nous écrire
Sortez vos réservations du papier, de WhatsApp et de trois tableurs.
Importez votre fichier clientes, vos prestations et vos visites passées depuis un tableur ou l’export de votre ancien système, avec un aperçu avant que rien ne soit enregistré — et de l’aide par chat, en six langues, dès que vous le souhaitez. La plupart des studios tournent le jour même.