Buchungen · Anleitung
Standorte hinzufügen und verwalten
Fügen Sie jeden Standort hinzu, an dem Sie Buchungen annehmen, legen Sie Öffnungszeiten und Stühle fest, bestimmen Sie, wer dort arbeitet, und wissen Sie, was passiert, wenn ein Standort zur Verlängerung schließt oder gelöscht wird.
Einen Standort hinzufügen
Öffnen Sie Buchungen › Standorte und klicken Sie auf „Standort hinzufügen“. Füllen Sie „Name“, „Adresse“ und „Stadt“ aus; die Stadt wird Suchmaschinen auf Ihrer Buchungsseite gezeigt, was bei lokalen Suchen hilft, Sie zu finden.
Auf die Karte setzen
Wenn Sie eine Adresse speichern, erscheint der Standort auf der Karte, und Kundinnen in der Nähe finden ihn unter „In meiner Nähe“. Unter „Standort“ im Fenster des Standorts können Sie die Markierung an die Tür ziehen, mit „Aus der Adresse setzen“ neu setzen oder „Markierung entfernen“. Eine Markierung, die Sie von Hand oder vor Ort mit der Team-App gesetzt haben, bewegt sich nie von selbst: Ändern Sie die Adresse später auf einen weit entfernten Ort, fragt Setvos „Markierung verschieben?“ und verschiebt sie nur, wenn Sie zustimmen. Das Einstempeln mit Geofence funktioniert dort, wo die Markierung ist.
Öffnungszeiten und Stühle festlegen
Haken Sie die „Öffnungstage“ an und legen Sie „Öffnet“ und „Schließt“ fest, die für jeden Öffnungstag gelten. Die Zeiten erscheinen auf Ihrer Buchungsseite und lassen den Dienstplan vor offenen Tagen ohne Besetzung warnen; buchbare Zeiten ergeben sich aus dem veröffentlichten Dienstplan. „Räume / Stühle“ gibt an, an wie vielen Stühlen Termine stattfinden können.
Speichern
Klicken Sie auf „Erstellen“. Jeder Standort hat seinen eigenen Terminkalender, seinen eigenen Dienstplan und seine eigene Buchungsseite. Sind die Standorte Ihres Tarifs aufgebraucht, sagt Setvos es Ihnen: Fügen Sie unter Tarif & Abrechnung einen zusätzlichen Standort hinzu oder wechseln Sie zu einem größeren Tarif.
Festlegen, wer hier arbeitet
Klicken Sie auf der Karte des Standorts auf „Wer hier arbeitet“, haken Sie die Mitglieder an, die an diesem Standort arbeiten, und klicken Sie auf „Speichern“; die Schaltfläche gibt es, wenn Ihre Rolle die Buchungseinstellungen ändern darf. Diese Personen bilden seinen Dienstplan, und eine Rolle mit dem Bereich „Eigener Standort“ sieht nur die Standorte, an denen die Person angehakt ist.
Bearbeiten
Klicken Sie auf die Karte des Standorts, ändern Sie Name, Adresse, Stadt, „Status“, Stühle oder Öffnungszeiten und klicken Sie auf „Speichern“. Im selben Fenster ändert unter „Link zur Buchungsseite“ der „Link-Slug“ den Link des Standorts, und „Link kopieren“ kopiert ihn. Das Speichern des Standorts ändert nie seine Buchungsseite: Aussehen, Logo, Links und Aktion der Seite bearbeiten Sie im Seitenstudio, das „Seitenstudio öffnen“ unter Buchungen › Öffentliche Seite öffnet. „Telefon für Kunden“ und „E-Mail für Kunden“ stehen unten in den E-Mails, die Kunden von diesem Standort erhalten, unter Name und Adresse, und die Antwort eines Kunden geht an diese E-Mail. Ohne sie sagen die E-Mails, dass Antworten nicht gelesen werden, und nennen das Telefon.
Einen Standort zur Verlängerung schließen
Um nicht mehr für einen zusätzlichen Standort zu bezahlen, klicken Sie unter Tarif & Abrechnung bei ihm auf „Zur Verlängerung kündigen“ und wählen Sie, welcher Standort schließt. Ab dem Verlängerungsdatum können Kunden ihn nicht mehr buchen; wer im Team dort einen Termin für einen Tag ab diesem Datum bucht, sieht in „Neuer Termin“ einen Hinweis, wird aber nicht gehindert. Termine, die dort ab diesem Datum gebucht sind, werden 14 Tage vor der Schließung abgesagt und erstattet, oder sofort, wenn weniger Tage übrig sind, und jeder Kunde wird informiert und auf Ihren anderen Standort hingewiesen.
Was die Schließung mit sich bringt
Zur Verlängerung schließt der Standort: Er verschwindet aus jeder Liste, und sein Buchungslink öffnet den Standort, der bleibt. Kassenaufzeichnungen und bezahlte Termine bleiben erhalten. Behalten Sie den zusätzlichen Standort vor der Verlängerung doch, wird die Schließung abgesagt, abgesagte Buchungen kommen aber nicht zurück.
Einen Standort löschen
„Löschen“ im Fenster des Standorts verlangt, dass Sie seinen Namen eintippen, und wird abgelehnt, solange der Standort bevorstehende Termine hat. Der Standort schließt dann endgültig: Seine Buchungsseite verschwindet, und seine Schichten, Bewertungen, Fotos und vergangenen Termine werden gelöscht. Kassenbuch, Rechnungen und Termine, für die Geld eingenommen wurde, bleiben erhalten. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Häufige Fragen
- Hat jeder Standort seine eigene Buchungsseite?
Ja. Jeder Standort hat seine eigene Seite und seinen eigenen Link, die Sie unter Buchungen › Öffentliche Seite gestalten.
- Kann ich die Seitenadresse ändern, die ich bei der Einrichtung gewählt habe?
Ja. Tragen Sie unter Buchungen › Öffentliche Seite bei „Buchungslink“ eine neue Adresse ein und klicken Sie auf „Link speichern“. Die alte Adresse leitet Kunden weiterhin zur neuen weiter.
- Kann ich einen beworbenen Standort schließen?
Ja, im Web. Beim Schließen tippen Sie den Namen des Standorts ein und sehen, wie viele bezahlte Werbetage verfallen; sie werden nicht erstattet. Die App schließt keinen beworbenen Standort.
- Wie richte ich einen Standort auf dem Telefon ein?
In Setvos Business zeigt Mehr → Buchungen → Standorte jeden Standort als Karte mit Adresse, Status, Stühlen, Personal und ob er auf der Landkarte ist. Das Formular hat „Angaben“, „Öffnungszeiten“ für jeden Wochentag mit einem Schalter „Geschlossen“, „Fotos“ aus der Kamera oder der Mediathek, „Standort“ und „Wer hier arbeitet“. Ein Standort über dem Kontingent Ihres Tarifs sagt, wie viele Standorte der Tarif umfasst, und allen außer dem Inhaber „Fragen Sie den Inhaber des Arbeitsbereichs.“; auf dem Telefon wird nichts gekauft. Um einen Standort zu schließen, geben Sie seinen Namen ein; solange Besuche anstehen, wird das abgelehnt. Ein beworbener Standort wird im Web geschlossen, wo die ungenutzten Werbetage angezeigt werden.
- Wie setze ich einen Standort von dort, wo ich stehe, auf die Karte?
Tippen Sie im Bereich „Standort“ auf „Ich bin jetzt hier“. Erst dann fragt das Telefon nach Ihrem Standort. Es nimmt eine einzige genaue Messung; ist sich das Telefon unsicher — schlechter als 100 m —, bittet es Sie, nach draußen zu gehen oder zu warten. Sie sehen die gefundene Adresse und die Genauigkeit; „Auf der Karte prüfen“ öffnet Google Maps, und „Diesen Standort verwenden“ übernimmt ihn. Der Standort zeigt dann etwa „Vor Ort gesetzt am 3. Okt., ±12 m“. Wird bei einem markierten Standort eine weit entfernte neue Adresse gespeichert, fragt die App „Markierung verschieben?“. Die Markierung ist auch der Ort, an dem eine Zeiterfassung mit Geofence funktioniert.
- Kann ich Räume und Geräte auf dem Telefon verwalten?
Ja, unter Mehr → Buchungen → Räume und Geräte: anlegen oder bearbeiten, ausschalten oder löschen. Das Löschen wird abgelehnt, solange Buchungen den Eintrag belegen; schalten Sie ihn dann stattdessen aus.
- Können Kunden meinen Standort in der App nach Entfernung finden?
Ja, sobald der Ort des Standorts auf seiner Karte gesetzt ist. „In der Nähe“ in der App Setvos fragt erst dann nach dem Standort des Kunden, sortiert Standorte nach Entfernung und zeigt sie auf einer Google-Karte, auf iPhone und Android gleichermaßen; die Route öffnet sich in der Karten-App des Telefons. Ein Standort ohne gesetzten Ort steht weiter in der Liste, als noch nicht auf der Karte gekennzeichnet. Der Standort des Kunden wird weder gespeichert noch an Sie gesendet.
- Was sehen Kunden, wenn ein Standort schließt?
Die Seite des Standorts in der App nennt das Schließdatum und sagt, dass bis dahin gebucht werden kann. Nach der Schließung sagt ein Link darauf, dass der Standort geschlossen ist, und bietet den verbleibenden Standort an, falls es einen gibt.
- Kann ein Standort vor dem Einlass ein Einverständnis verlangen?
Ja. Legen Sie das Formular unter Buchungen › Einwilligungen an, wählen Sie es dann im Fenster des Standorts unter „Einverständnis vor dem Einlass“ und speichern Sie. Ab dann wird ein Mitglied am Eingang erst eingecheckt, wenn es der aktuellen Fassung des Formulars zugestimmt hat, am Empfang oder online; für ein Kind unterschreibt ein Elternteil. „Keines“ hebt die Anforderung auf.
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Den Dienstplan planen und veröffentlichen
Legen Sie fest, wer an jedem Standort wann arbeitet, für eine Woche oder einen Monat, und veröffentlichen Sie den Plan. Nur veröffentlichte Schichten sind buchbar, online wie am Empfang.
Ihre Buchungsseite gestalten und veröffentlichen
Geben Sie jedem Standort eine Buchungsseite in Ihren Farben, mit Titelbild, Fotos, Teamprofilen, Ihren Links, einer Aktion und den Abschnitten Ihrer Wahl, prüfen Sie sie in der Vorschau und veröffentlichen Sie sie, wenn sie fertig ist.
Extras kaufen oder kündigen: Guthabenpakete, Modulgruppen und ein zusätzlicher Standort
Erhöhen Sie mitten in der Laufzeit ein Monatskontingent oder fügen Sie eine Modulgruppe hinzu. Extras werden tageweise bis zum Laufzeitende abgerechnet, verlängern sich mit Ihrer Lizenz, und ein gekündigtes bleibt bis zur Verlängerung.
Was bei der Verlängerung passiert und was ein gekündigtes Extra mitnimmt
Ihre Lizenz und Ihre Extras verlängern sich zusammen – in Hrywnja auf einer Rechnung, in Euro oder US-Dollar in einer Abbuchung. Gekündigtes entfällt bei der Verlängerung, manches nimmt Daten mit – Setvos sagt es Ihnen rechtzeitig vorher.
Rollen und Berechtigungen einrichten
Nutzen Sie die vier vorbereiteten Rollen oder erstellen Sie eigene: Legen Sie fest, was jede Rolle in jedem Modul darf und wessen Datensätze sie sieht.
Mehr in Buchungen
- Buchungen: Ihr Terminkalender, der Dienstplan und die Online-Buchungsseite
- Sich im Terminkalender zurechtfinden
- Einen Termin für einen Kunden buchen
- Einen Termin einchecken, abschließen, verschieben oder absagen
- Einen Termin an der Kasse kassieren
- Leistungen, Preise und Kategorien einrichten
- Besuche an der Adresse des Kunden und Preise nach Größe
- Gruppenkurse, Pakete und Leistungen mit besonderen Anforderungen anbieten
- Nichterscheinen mit Anzahlungen und hinterlegten Karten verringern
- Eine Warteliste führen und frei gewordene Termine anbieten
- Dauertermine und Recalls buchen
- Kurse führen: Kursplan, Anmeldung und Anwesenheitsliste
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