Buchungen · Anleitung
Den Dienstplan planen und veröffentlichen
Legen Sie fest, wer an jedem Standort wann arbeitet, für eine Woche oder einen Monat, und veröffentlichen Sie den Plan. Nur veröffentlichte Schichten sind buchbar, online wie am Empfang.
Den Dienstplan eines Standorts öffnen
Öffnen Sie Buchungen › Dienstplan, wählen Sie den Standort und „Woche“ oder „Monat“, und blättern Sie mit den Pfeilen. Die Zeilen sind die Personen, die an diesem Standort arbeiten, und alle, die hier eine Schicht haben; solange niemand dem Standort zugeordnet ist, werden alle aufgeführt. Schalten Sie „Alle anzeigen“ ein, um jedes Mitglied hinzuzufügen.
Schichten in der Woche festlegen
Klicken Sie in der Zeile einer Person auf einen Tag, legen Sie „Von“ und „Bis“ fest und klicken Sie auf „Schicht setzen“. „Frei“ markiert einen freien Tag, und „Löschen“ leert den Tag. Jede Zeile summiert die Stunden der Person für die Woche.
Die Woche speichern und veröffentlichen
Klicken Sie auf „Entwurf speichern“, dann auf „Veröffentlichen“; „Veröffentlichen“ bleibt ausgegraut, solange Sie nicht gespeicherte Änderungen haben. In der Wochenansicht ersetzt das Speichern die ganze Woche, die dann nicht mehr buchbar ist, bis Sie veröffentlichen. Das Abzeichen neben den Daten zeigt „Veröffentlicht“ oder „Entwurf“. „Letzte Woche kopieren“ ersetzt diese Woche sofort durch die Schichten der letzten Woche, als Entwurf, und verwirft Änderungen, die Sie nicht gespeichert haben.
Einen Monat planen
Klicken Sie in „Monat“ auf einen Tag und dann mit gedrückter Umschalttaste auf einen anderen, um alle Tage dazwischen auszuwählen, auch über mehrere Personen hinweg. Legen Sie „Von“ und „Bis“ fest und klicken Sie auf „Schicht setzen“, „Frei“ oder „Löschen“. Hier lässt „Entwurf speichern“ unveränderte Tage buchbar; nur geänderte Tage warten auf „Monat veröffentlichen“.
Eine Woche wiederholen
Speichern Sie in „Monat“ zuerst Ihre Änderungen und klicken Sie dann auf „Woche wiederholen…“. Wählen Sie die „Zu wiederholende Woche“ und klicken Sie auf „Wiederholen“: Sie wird als Entwurf auf die anderen angezeigten Wochen kopiert. Haken Sie „Auch Tage ersetzen, die schon eine Schicht haben“ an, um auch diese zu überschreiben. Klicken Sie dann auf „Monat veröffentlichen“.
Den Dienstplan nicht auslaufen lassen
Schichten werden bis zu sechs Wochen im Voraus veröffentlicht. Sieben Tage vor der letzten veröffentlichten Schicht eines Standorts werden Inhaber und Admins in der Glocke, auf dem Smartphone und per E-Mail benachrichtigt, und der Baustein „Terminumsatz“ auf dem Dashboard zeigt, wann der Dienstplan endet. Beides öffnet die Monatsansicht mit „Für sechs weitere Wochen wiederholen“: Ihre letzte veröffentlichte Woche wird auf die nächsten sechs Wochen kopiert, und „Wiederholen und veröffentlichen“ veröffentlicht sie. Tage, die schon eine Schicht haben, bleiben, wie sie sind.
Urlaub bleibt, wie er ist
Tage mit „Im Urlaub“ stammen aus genehmigten Abwesenheiten unter Abwesenheit. Sie können keine Arbeitszeiten aufnehmen und werden nie kopiert oder überschrieben; um einen solchen Tag zu ändern, stornieren Sie den Urlaub.
Offene Tage ohne Besetzung im Blick behalten
Ein Hinweis listet die Tage, an denen der Standort geöffnet ist, aber niemand Schicht hat, anhand der Öffnungstage unter Buchungen › Standorte.
Auf dem Smartphone planen
Auf einem schmalen Bildschirm ist der Monat eine Liste von Tagen für eine Person; wählen Sie sie unter „Person“.
Häufige Fragen
- Warum können Kunden eine geplante Woche nicht buchen?
Sie ist noch ein Entwurf. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“ bzw. in der Monatsansicht auf „Monat veröffentlichen“.
- Kann eine Standortleitung nur ihren eigenen Standort planen?
Ja. Geben Sie ihrer Rolle unter Einstellungen › Rollen & Berechtigungen für Buchungen den Bereich „Eigener Standort“. Sie sieht und plant dann nur die Standorte, an denen sie unter Buchungen › Standorte bei „Wer hier arbeitet“ angehakt ist.
- Warum zeigt meine Buchungsseite keine Zeiten mehr?
Ihre veröffentlichten Schichten sind ausgelaufen: Kunden sehen Zeiten nur in veröffentlichten Schichten. Klicken Sie im Baustein auf dem Dashboard auf „Für sechs weitere Wochen wiederholen“, oder öffnen Sie Buchungen › Dienstplan, wählen Sie „Monat“, wiederholen Sie eine Woche und klicken Sie auf „Monat veröffentlichen“.
- Wie plane ich die Woche auf dem Telefon?
Öffnen Sie in Setvos Business Mehr → Buchungen → Dienstplan, oder tippen Sie im Terminkalender an einem Tag ohne Schichten auf „Dienstplan öffnen“. Oben stehen „Woche“ oder „Monat“ und der Standort, und die Karte des Zeitraums zeigt „Veröffentlicht“, „Entwurf“ oder „Ungespeicherte Änderungen“. Auf dem Telefon zeigt die Woche einen Tag nach dem anderen, mit jeder Person als Zeile: ihre Stunden der Woche und eine Schicht oder ein gesperrtes Feld mit der Art der Abwesenheit, etwa „Krankmeldung“. Tippen Sie auf eine Zelle für „Von“, „Bis“, „Schicht setzen“, „Frei“ und „Löschen“; genehmigte Abwesenheit lässt sich hier nicht ändern. Die Leiste hat „Letzte Woche kopieren“, das Abwesenheitstage überspringt, „Entwurf speichern“, sobald es Änderungen gibt, und „Veröffentlichen“. Solange Änderungen ungespeichert sind, wird „Veröffentlichen“ abgelehnt: Speichern Sie zuerst den Entwurf, denn veröffentlicht wird, was gespeichert ist. Das Veröffentlichen hält den Dienstplan fest, benachrichtigt das Team aber nicht.
- Wie plane ich einen Monat auf dem Telefon?
Wählen Sie „Monat“. Auf dem Telefon ist es der Monat einer Person in Kalenderwochen von Montag bis Sonntag, jede mit ihren Stunden und „Veröffentlicht“ oder „Entwurf“. Tippen Sie auf „Tage auswählen“, markieren Sie die Tage und wenden Sie eine Schicht auf sie an; „Woche wiederholen…“ kopiert eine Woche auf die anderen angezeigten, und „Bereits belegte Tage behalten“ lässt belegte Tage unberührt. Dann „Entwurf speichern“ oder „Monat veröffentlichen“; Wochen, die Sie nicht angefasst haben, behalten ihren Stand „Veröffentlicht“.
- Wie funktioniert der Dienstplan auf einem iPad, und wer darf ihn ändern?
Auf einem iPad sind Woche und Monat ein Raster aus Personen und Tagen: Ziehen Sie über Zellen, um sie auszuwählen, und wenden Sie dann eine Schicht auf sie an. Wenn Sie den Dienstplan mit Änderungen verlassen, fragt die App „Änderungen verwerfen?“. Wer Buchungen nicht ändern darf, sieht den Dienstplan mit der Zeile „Sie sehen den Dienstplan. Nur Inhaber und Manager ändern ihn.“
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Standorte hinzufügen und verwalten
Fügen Sie jeden Standort hinzu, an dem Sie Buchungen annehmen, legen Sie Öffnungszeiten und Stühle fest, bestimmen Sie, wer dort arbeitet, und wissen Sie, was passiert, wenn ein Standort zur Verlängerung schließt oder gelöscht wird.
Sich im Terminkalender zurechtfinden
Wechseln Sie zwischen Tages-, Wochen-, Monats- und Listenansicht, filtern Sie nach Standort, Person oder Leistung, verschieben Sie Termine per Drag-and-drop und blockieren Sie Zeit für Pausen.
Genehmigte Abwesenheiten im Dienstplan sehen
Genehmigte Abwesenheit nimmt eine Person von selbst aus dem Dienstplan unter Buchungen, und der Dienstplan lässt an diesen Tagen keine Arbeitszeiten mehr eintragen.
Veröffentlichen Sie den Dienstplan, bevor Sie Ihren Buchungslink teilen
Kunden können nur Zeiten in veröffentlichten Schichten buchen. Ein gespeicherter Entwurf bleibt für sie unsichtbar, bis Sie ihn veröffentlichen.
Rollen und Berechtigungen einrichten
Nutzen Sie die vier vorbereiteten Rollen oder erstellen Sie eigene: Legen Sie fest, was jede Rolle in jedem Modul darf und wessen Datensätze sie sieht.
Mehr in Buchungen
- Buchungen: Ihr Terminkalender, der Dienstplan und die Online-Buchungsseite
- Einen Termin für einen Kunden buchen
- Einen Termin einchecken, abschließen, verschieben oder absagen
- Einen Termin an der Kasse kassieren
- Leistungen, Preise und Kategorien einrichten
- Besuche an der Adresse des Kunden und Preise nach Größe
- Gruppenkurse, Pakete und Leistungen mit besonderen Anforderungen anbieten
- Nichterscheinen mit Anzahlungen und hinterlegten Karten verringern
- Eine Warteliste führen und frei gewordene Termine anbieten
- Dauertermine und Recalls buchen
- Kurse führen: Kursplan, Anmeldung und Anwesenheitsliste
- Kundenbewertungen lesen und beantworten
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