Einen Termin einchecken, abschließen, verschieben oder absagen

1. 01

   Den Termin öffnen

   Klicken Sie im Terminkalender auf seine Karte oder in der Liste auf seine Zeile. Das Fenster zeigt die Leistungen, die Summe, eine eventuelle Anzahlung und, sobald kassiert wurde, den Verkauf, dazu einen Hinweis, wenn der Kunde mit seinen Punkten bezahlen möchte. Ein Termin, den der Kunde aus einer Telegram-Erinnerung bestätigt hat, zeigt „Vom Kunden bestätigt“ und wann; wird er verschoben, verschwindet das. Die Schaltflächen, die einen Termin ändern, erscheinen, wenn Ihre Rolle das Bearbeiten von Buchungen erlaubt.

2. 02

   Einen Besuch über seinen Code finden

   Der Code des Besuchs, etwa LIRA-9A4B, steht neben seinem Titel; zeigen Sie darauf, um die APT-Nummer zu sehen, die Exporte und das Aktivitätsprotokoll verwenden. Eine Kundin, die ihren Code nennt, finden Sie, indem Sie ihn oben in die Suche tippen. Kundinnen sehen denselben Code auf der Seite, auf der sie ihre Buchung verwalten; dort gibt es keinen QR-Code: Dieser Link lässt sich weiterleiten, und der QR-Code checkt einen Besuch allein ein.

3. 03

   Einen Besuch behalten, der auf seine Anzahlung wartet

   Ein online gebuchter Besuch mit noch unbezahlter Anzahlung zeigt „Gehalten bis 10:11 – wird freigegeben, wenn die Anzahlung nicht bezahlt wird“, nach der Uhr Ihres Salons. Solange er gehalten wird, bekommt die Kundin keine Erinnerung. Tippen Sie auf „Termin behalten“, um das Halten zu beenden: Die Kundin bekommt die Bestätigungs-SMS, und die Anzahlung bleibt offen, um sie am Empfang zu kassieren. Eine Anzahlung, die Kunden aus Telegram leisten, wird auf der Seite Ihres Zahlungsanbieters bezahlt; sobald er sie bestätigt, zeigt der Termin sie als bezahlt, und der Kunde erhält im Chat „Anzahlung erhalten“.

4. 04

   Eine per Überweisung bezahlte Anzahlung markieren

   Eine Anzahlung, die der Kunde per Überweisung bezahlen wollte, zeigt „Wartet auf Überweisung“ mit der Referenz, um die er gebeten wurde, und dem Betrag. Sobald das Geld auf Ihrem Konto ist, klicken Sie auf „Als bezahlt markieren (Überweisung)“, prüfen den Betrag und bestätigen — hier oder in Setvos Business. Die Anzahlung gilt dann als bezahlt wie nach einer Kartenzahlung, und das lässt sich nicht rückgängig machen. Bei einem Kurs steht sie beim ersten Platz der Gruppe, die gebucht hat. Eine so bezahlte Anzahlung geht von Hand zurück: Ist sie zurückzuzahlen, werden die Inhaber benachrichtigt, sie von der Bank zurückzuüberweisen.

5. 05

   Den Kunden einchecken

   Klicken Sie auf „Einchecken“, wenn der Kunde ankommt. Das hält die Ankunft fest; der Termin bleibt gebucht.

6. 06

   Den Termin beginnen

   Klicken Sie auf „Timer starten“, wenn die Arbeit beginnt; die Karte bekommt einen Rahmen. Notieren Sie die „Formel“, die gespeichert wird, sobald Sie wegklicken, und fügen Sie mit „Foto hinzufügen“ Bilder hinzu. Die Formel können Sie auch nach dem Termin noch schreiben oder korrigieren. Fotos von Terminen erscheinen nie auf Ihrer Buchungsseite.

7. 07

   Abschließen

   Sobald der Termin begonnen hat, klicken Sie auf „Fertig & kassieren“, um ihn abzuschließen und in einem Schritt an der Kasse zu kassieren. „Erledigt“ schließt ihn ab, ohne Geld zu nehmen; eine Schaltfläche „Kassieren“ bleibt dann für später am Termin.

8. 08

   Verschieben

   Solange der Termin nicht begonnen hat, legen Sie unter „Verschieben auf“ eine Uhrzeit fest und klicken Sie auf „Verschieben“, um ihn innerhalb des Tages zu verlegen, oder ziehen Sie seine Karte auf eine andere Uhrzeit, einen anderen Tag oder zu einer anderen Person. Die Verschiebung wird wie eine neue Buchung geprüft, und die Erinnerungen folgen der neuen Uhrzeit. Der Kunde erhält die neue Uhrzeit: eine E-Mail mit aktualisierter Kalenderdatei, sofern er eine Adresse angegeben hat, und eine Nachricht, formuliert nach Ihrer Vorlage „Verschiebung“ unter Buchungen › Einstellungen, falls Sie eine geschrieben haben. Die E-Mail zeigt die alte Zeit durchgestrichen über der neuen und sagt, wenn eine bezahlte Anzahlung erhalten bleibt.

9. 09

   Absagen

   Klicken Sie auf „Abbrechen“, lesen Sie, was passieren wird, und klicken Sie auf „Termin absagen“; das lässt sich nicht rückgängig machen. Der Kunde erhält eine Absage per E-Mail und per Nachricht. Eine bezahlte Anzahlung wird vor dem kostenlosen Stornofenster erstattet und innerhalb davon einbehalten. Ist das Warteliste-Angebot eingeschaltet, wird die erste passende Person auf Ihrer Warteliste benachrichtigt. Sie können einen Grund für den Kunden angeben, bis zu 200 Zeichen, etwa „Die Mitarbeiterin ist erkrankt“: Die Seite, auf der er seinen Termin verwaltet, zeigt ihn unter dem Hinweis, dass Ihr Betrieb abgesagt hat. Die E-Mail an den Kunden bietet bis zu drei freie Termine für dieselben Leistungen an, zuerst bei derselben Person, und ist mit Ihrem Namen unterschrieben.

10. 10

    Ein Nichterscheinen markieren

    Kommt ein gebuchter Kunde nicht, klicken Sie auf „Nicht erschienen“; die Schaltfläche gibt es, bis der Termin begonnen hat. Eine bezahlte Anzahlung wird einbehalten. Wurde keine Anzahlung bezahlt, hat die Leistung eine Ausfallgebühr und hat der Kunde eine hinterlegte Karte, wird stattdessen die Gebühr von der Karte abgebucht.

11. 11

    Den nächsten Termin planen

    Bei einem abgeschlossenen Termin bucht „Recall planen“ dieselben Leistungen bei derselben Person eine gewählte Anzahl Monate im Voraus. Bei einem nicht abgesagten Termin mit einem Kunden, dessen Name bekannt ist, startet „Zum Dauertermin machen“ einen Dauertermin, der sich mit denselben Details wiederholt. Bei einem Besuch „Ohne Termin“ wird beides nicht angeboten.

Aktualisiert am 24. Oktober 2026