Buchungen · Anleitung
Einen Termin für einen Kunden buchen
Buchen Sie einen Termin am Empfang: Wählen Sie den Kunden, die Leistungen, die Person und eine freie Zeit, und Setvos schickt dem Kunden eine Bestätigung.
Den richtigen Standort und Tag öffnen
Wählen Sie unter Buchungen den Standort und gehen Sie zum Tag des Termins; der Termin wird an dem Tag gebucht, den der Terminkalender zeigt.
Einen neuen Termin beginnen
Klicken Sie auf „Neuer Termin“. Nimmt der Standort ab diesem Tag keine Buchungen von Kunden mehr an, weist ein Hinweis darauf hin, buchen können Sie aber trotzdem.
Den Kunden wählen
Öffnen Sie die Liste „Kunde“ und tippen Sie einen Namen, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse ein, um alle Ihre Kunden zu durchsuchen; wählen Sie dann einen aus. Einen neuen Kunden legen Sie zuerst unter Kontakte an. Sind beim Kunden Kontraindikationen vermerkt, erscheinen sie rot unter dem Namen. Für jemanden, der keinen Namen nennt, wählen Sie ganz oben in der Liste „Ohne Termin“.
Die Leistungen hinzufügen
Fügen Sie mit „+ Leistung hinzufügen“ jede Leistung des Termins hinzu; der Dialog addiert Dauer und Summe. Ein Paket wird als die Leistungen gebucht, die es enthält. Auch Gruppenkurse stehen in der Liste: Wählen Sie den Kurs allein, dann eine Uhrzeit – jede zeigt die freien Plätze – und der Kunde bekommt einen Platz; eine Person wählen Sie nicht. Wird eine Leistung für ein Kind, ein Haustier oder ein Fahrzeug gebucht, bietet eine Liste wie „Welches Kind“ die des Kunden an, und eine Schaltfläche wie „Kind hinzufügen“ legt sofort ein neues an.
Person und Uhrzeit wählen
Lassen Sie unter „Mitarbeiter“ „Beliebig“ stehen oder wählen Sie eine Person, die jede gewählte Leistung ausführt. „Zeit“ listet die freien Zeiten des Tages: innerhalb einer veröffentlichten Schicht, ohne Überschneidung mit anderen Terminen und mit freiem Raum, falls die Leistungen einen brauchen. Sobald Sie eine Uhrzeit wählen, zeigt die Summe den Preis der Person, die den Termin übernimmt. Eine Uhrzeit in einem Nebenzeiten-Fenster zeigt ihren Rabatt daneben, etwa −20% außerhalb der Stoßzeit, und der Termin wird zu diesem niedrigeren Preis gebucht.
Details ergänzen
Wenn Sie Kunden bestimmten Stühlen zuordnen, wählen Sie einen unter „Raum / Stuhl“; zwei Termine können nicht gleichzeitig denselben Stuhl belegen. Tragen Sie unter „Notizen“ ein, was die Fachkraft wissen sollte.
Über eine Anzahlung entscheiden
„Anzahlung verlangen“ ist zunächst eingeschaltet, wenn Anzahlungen unter Buchungen › Einstellungen aktiviert sind oder eine gewählte Leistung eine verlangt; im zweiten Fall sagt es eine Zeile unter der Summe. Angezeigt wird der Betrag, berechnet auf die rabattierte Summe; schalten Sie die Option aus, um diesen Termin ohne Anzahlung zu buchen. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse, enthält die Bestätigungs-E-Mail einen Link zum Bezahlen. Ohne verbundenen Zahlungsanbieter gibt es keinen Link: Der Termin bleibt „Anzahlung ausstehend“, und Sie kassieren den ganzen Betrag an der Kasse.
Buchen und bestätigen
Klicken Sie auf „Buchen & Bestätigung senden“. Der Kunde erhält eine Nachricht über Telegram, WhatsApp, Viber oder SMS, je nachdem, was ihn erreicht, und, wenn er eine E-Mail-Adresse angegeben hat, eine E-Mail mit den Details, einer Kalenderdatei und einem Link zum Ändern oder Absagen. Die Person, die den Termin übernimmt, wird benachrichtigt, außer sie hat ihn selbst gebucht. Passt die Uhrzeit nicht mehr, erfahren Sie den Grund.
Häufige Fragen
- Warum steht die gewünschte Uhrzeit nicht in der Liste?
Angeboten werden nur Zeiten, die passen: innerhalb einer veröffentlichten Schicht, mit einer Person, die jede gewählte Leistung ausführt, ohne Überschneidung mit anderen Terminen und mit einem freien Raum, falls einer nötig ist. Veröffentlichen Sie die Woche unter Buchungen › Dienstplan oder wählen Sie eine andere Person.
- Wird der Kunde nach einer Karte gefragt, wenn ich am Empfang buche?
Nein. Am Empfang gilt nur die Anzahlung, wenn „Anzahlung verlangen“ eingeschaltet ist. Eine hinterlegte Karte und die Regel, die nur Kunden fragt, die Termine verpassen, gelten für Kunden, die online buchen.
- Kann ich einen Laufkunden buchen, der keinen Namen nennt?
Ja. Wählen Sie ganz oben in der Liste „Kunde“ den Eintrag „Ohne Termin“. Der Termin erscheint im Terminkalender als „Ohne Termin“, niemand erhält eine Bestätigung, und „Zum Dauertermin machen“ und „Recall planen“ werden dafür nicht angeboten. Ein solcher Besuch sammelt keine Treuepunkte, an der Kasse gibt es dafür weder Stufenrabatt noch Mitgliedschaft, und er kann nicht mit Punkten bezahlt werden; eine Geschenkkarte funktioniert trotzdem. Kommt ein Stammkunde spontan vorbei, wählen Sie stattdessen ihn, damit der Besuch bei ihm erfasst wird.
- Wie nehme ich auf dem Telefon einen Kunden ohne Termin an?
Tippen Sie in Setvos Business im Terminkalender auf + und wählen Sie „Ohne Termin“. Wählen Sie die Leistung und wer den Kunden übernimmt: Die Liste zeigt, wer jetzt frei ist, etwa „Frei ab 09:41“, wer gerade einen Kunden im Stuhl hat und wer nicht im Dienst ist. „Jetzt starten“ legt den Besuch zur Uhrzeit des Salons an, beginnt ihn und öffnet ihn.
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Einen Termin einchecken, abschließen, verschieben oder absagen
Öffnen Sie einen Termin, um jede Phase festzuhalten, notieren Sie, was gemacht wurde, verschieben oder sagen Sie ihn ab oder markieren Sie ein Nichterscheinen, und wissen Sie, was der Kunde erfährt.
Den Dienstplan planen und veröffentlichen
Legen Sie fest, wer an jedem Standort wann arbeitet, für eine Woche oder einen Monat, und veröffentlichen Sie den Plan. Nur veröffentlichte Schichten sind buchbar, online wie am Empfang.
Nichterscheinen mit Anzahlungen und hinterlegten Karten verringern
Verlangen Sie eine Anzahlung bei neuen Buchungen, bitten Sie Kunden, die online buchen, um eine hinterlegte Karte, berechnen Sie eine Gebühr, wenn jemand nicht kommt, und wissen Sie, wann eine Anzahlung einbehalten oder erstattet wird.
Was Kunden bei der Online-Buchung sehen
Wie ein Kunde über Ihre Seite bucht, welche Nachrichten er bekommt, wie er mit seinem Link ändert oder absagt, wie er sich auf Ihre Warteliste setzt und was eine Online-Buchung verhindern kann.
Einen Kunden von Hand anlegen
Legen Sie mit „Neuer Kontakt“ einen Kunden an, wählen Sie, wer sich um ihn kümmert, und erfahren Sie, welche Angaben wichtig sind und warum.
Mit der Seite eines Kunden arbeiten
Lesen Sie den Verlauf eines Kunden, erfassen Sie Notizen und Anrufe und halten Sie seine Angaben, Dateien und Aufgaben auf einem Bildschirm aktuell.
Mehr in Buchungen
- Buchungen: Ihr Terminkalender, der Dienstplan und die Online-Buchungsseite
- Sich im Terminkalender zurechtfinden
- Einen Termin an der Kasse kassieren
- Leistungen, Preise und Kategorien einrichten
- Besuche an der Adresse des Kunden und Preise nach Größe
- Gruppenkurse, Pakete und Leistungen mit besonderen Anforderungen anbieten
- Eine Warteliste führen und frei gewordene Termine anbieten
- Dauertermine und Recalls buchen
- Kurse führen: Kursplan, Anmeldung und Anwesenheitsliste
- Kundenbewertungen lesen und beantworten
- Regeln für Bewertungen und eine Bewertung melden
- Kunden einem Einwilligungsformular zustimmen lassen
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