Buchungen · Anleitung
Dauertermine und Recalls buchen
Richten Sie einen Termin ein, der sich wöchentlich, vierzehntägig oder monatlich wiederholt, buchen Sie einen einzelnen Folgetermin Monate im Voraus und beenden Sie eine Serie, wenn der Kunde nicht mehr kommt.
Einen Dauertermin beginnen
Klicken Sie unter Buchungen › Warteliste im Bereich „Dauertermine“ auf „Neuer Dauertermin“. Oder öffnen Sie einen Termin eines Kunden im Terminkalender und klicken Sie auf „Zum Dauertermin machen“; die Details werden daraus übernommen.
Das Muster beschreiben
Wählen Sie „Kunde“, „Standort“, die Leistungen und unter „Mitarbeiter“ die Person; Gruppenkurse werden hier nicht angeboten. Wählen Sie unter „Wiederholt sich“ „Wöchentlich“, „Vierzehntägig“ oder „Monatlich“, dann das Datum für „Erster Besuch“ und die „Zeit“. Bei einer Leistung für ein Kind, ein Haustier oder ein Fahrzeug nennt eine Liste wie „Welches Kind“, für wen jeder Besuch ist.
Ein Ende festlegen
Wählen Sie unter „Läuft bis“ „Nach“ und eine Anzahl Besuche oder „Bis zum“ und ein Datum. Ein Dauertermin braucht immer ein Ende.
Die Serie buchen
Klicken Sie auf „Serie buchen“. Setvos bucht die Besuche als echte Termine etwa vier Monate im Voraus und füllt sie täglich auf. Ein Datum, das sich mit einem anderen Termin überschneidet oder noch keine veröffentlichte Schicht hat, wird übersprungen statt erzwungen und erneut versucht, solange es noch bevorsteht.
Preis und Dauer jedes Besuchs werden wie bei jeder Buchung bestimmt: an diesem Standort, mit dem eigenen Preis und der eigenen Dauer der Person, abzüglich eines eventuellen Nebenzeiten-Rabatts. Der Kunde erhält eine Bestätigung für die ganze Serie, eine E-Mail mit allen Besuchen, sofern er eine Adresse angegeben hat, und eine Nachricht, die sagt, wie viele gebucht sind und wann der erste ist, und vor jedem Besuch die üblichen Erinnerungen.
Einen Recall buchen
Klicken Sie bei einem abgeschlossenen Termin auf „Recall planen“, legen Sie „In (Monaten)“ fest und klicken Sie auf „Planen“. Das ist ein einzelner Termin mit denselben Leistungen und derselben Person zur selben Tageszeit, aufgeführt bei Ihren Dauerterminen. Der Kunde erhält dafür eine Bestätigung wie für jede Buchung.
Die Behandlungsreihe eines Kunden verfolgen
Die Seite des Kunden zeigt jede Serie unter „Kurse & Recalls“, mit der Anzahl der erledigten Sitzungen und dem Datum der nächsten.
Beenden
Klicken Sie in der Liste auf „Beenden“. Wählen Sie „Gebuchte behalten“, um nur neue Besuche zu stoppen, oder „Künftige absagen“, um auch die noch bevorstehenden Besuche abzusagen. Jeder davon wird wie gewohnt abgesagt: Sein Raum wird frei, und bei eingeschaltetem Warteliste-Angebot wird seine Zeit Ihrer Warteliste angeboten. Der Kunde erhält eine E-Mail mit den abgesagten Besuchen, sofern er eine Adresse angegeben hat, und eine Nachricht, und die ausführende Person erhält eine Benachrichtigung.
Häufige Fragen
- Warum fehlt ein Datum in einer Serie?
Es überschnitt sich mit einem anderen Termin, oder zu der Zeit hatte niemand eine veröffentlichte Schicht. Veröffentlichen Sie den Dienstplan für diese Woche; Setvos versucht das Datum jeden Tag erneut, solange es noch bevorsteht.
- Warum zeigt ein Dauertermin „Leistung aus“ oder „Leistung gelöscht“?
Eine Leistung, die er bucht, wurde ausgeschaltet oder gelöscht, daher bucht er keine Besuche mehr; bereits gebuchte bleiben. Bei „Leistung aus“ schalten Sie die Leistung unter Buchungen › Leistungen wieder ein, und die Serie bucht wieder. Bei „Leistung gelöscht“ beenden Sie den Dauertermin und richten einen neuen mit einer anderen Leistung ein. Inhaber und Admins erhalten die Benachrichtigung „Ein Dauertermin bucht nicht mehr“, wenn der tägliche Lauf ihn zum ersten Mal als gestoppt erkennt; jeder von ihnen kann diese Benachrichtigung unter Kontoeinstellungen › Benachrichtigungen bei „Dauertermin gestoppt“ ausschalten.
- Wie lege ich auf dem Telefon einen Serientermin an?
Öffnen Sie in Setvos Business einen Besuch mit Kunde und wählen Sie unter ⋯ „Als Serie anlegen“. Kunde, Person, Leistungen und Uhrzeit des Besuchs bleiben erhalten. Wählen Sie das erste Datum, wie oft er sich wiederholt — „Wöchentlich“, „Alle 2 Wochen“ oder „Monatlich“ — und wann er endet: nach 2 bis 52 Besuchen oder an einem Datum. Das Ergebnis sagt, wie viele Besuche gebucht wurden, und listet jedes übersprungene Datum mit seinem Grund auf, etwa dass die Person belegt oder nicht im Dienstplan ist oder der Stuhl besetzt ist.
- Wo finde ich Serientermine auf dem Telefon?
Unter Mehr → Buchungen → Serientermine. Jeder ist „Aktiv“, „Beendet“ oder angehalten, weil seine Leistung deaktiviert oder gelöscht wurde, und ein angehaltener sagt, was zu tun ist. „Beenden“ fragt, ob die bereits gebuchten Besuche bleiben oder die künftigen storniert werden.
- Wie plane ich auf dem Telefon einen Recall?
Wählen Sie bei einem Besuch unter ⋯ „Recall planen“ und 1 bis 36 Monate. Der Recall liegt am selben Tag so viele Kalendermonate später — am letzten Tag des Monats, wenn dieser kürzer ist —, zur selben Uhrzeit, mit denselben Leistungen und derselben Person. Ist dieses Datum nicht frei, sagt die App, warum, und bittet Sie, ihn im Terminkalender zu buchen, und es wird nichts gebucht.
- Kann sich ein Gruppenkurs jede Woche wiederholen?
Ja, als Kursplan statt als Dauertermin: Drücken Sie „Neuer Dauertermin“, wählen Sie „Kursplan“ und den Kurs. Kunden buchen dann Plätze in seinen Terminen oder werden für den Kurs angemeldet.
Weiterlesen
Eine Warteliste führen und frei gewordene Termine anbieten
Notieren Sie Kunden, die eine Zeit möchten, die nicht frei ist, lassen Sie sie sich über Ihre Buchungsseite eintragen, bieten Sie ihnen einen Termin von Hand oder automatisch an, wenn ein Termin abgesagt wird, und wissen Sie, wann sie die Liste verlassen.
Einen Termin einchecken, abschließen, verschieben oder absagen
Öffnen Sie einen Termin, um jede Phase festzuhalten, notieren Sie, was gemacht wurde, verschieben oder sagen Sie ihn ab oder markieren Sie ein Nichterscheinen, und wissen Sie, was der Kunde erfährt.
Den Dienstplan planen und veröffentlichen
Legen Sie fest, wer an jedem Standort wann arbeitet, für eine Woche oder einen Monat, und veröffentlichen Sie den Plan. Nur veröffentlichte Schichten sind buchbar, online wie am Empfang.
Mit der Seite eines Kunden arbeiten
Lesen Sie den Verlauf eines Kunden, erfassen Sie Notizen und Anrufe und halten Sie seine Angaben, Dateien und Aufgaben auf einem Bildschirm aktuell.
Mehr in Buchungen
- Buchungen: Ihr Terminkalender, der Dienstplan und die Online-Buchungsseite
- Sich im Terminkalender zurechtfinden
- Einen Termin für einen Kunden buchen
- Einen Termin an der Kasse kassieren
- Leistungen, Preise und Kategorien einrichten
- Besuche an der Adresse des Kunden und Preise nach Größe
- Gruppenkurse, Pakete und Leistungen mit besonderen Anforderungen anbieten
- Nichterscheinen mit Anzahlungen und hinterlegten Karten verringern
- Kurse führen: Kursplan, Anmeldung und Anwesenheitsliste
- Kundenbewertungen lesen und beantworten
- Regeln für Bewertungen und eine Bewertung melden
- Kunden einem Einwilligungsformular zustimmen lassen
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Angemeldet? Diesen Artikel finden Sie auch im Hilfe-Menü der App.
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