Buchungen · Anleitung
Was Kunden bei der Online-Buchung sehen
Wie ein Kunde über Ihre Seite bucht, welche Nachrichten er bekommt, wie er mit seinem Link ändert oder absagt, wie er sich auf Ihre Warteliste setzt und was eine Online-Buchung verhindern kann.
Der Kunde öffnet Ihre Seite
Ihr Buchungslink öffnet die Seite des Standorts: Ihre Leistungen mit eingeschalteter Online-Buchung, Ihr Team, Bewertungen, Öffnungszeiten und die anderen Abschnitte, die Sie gewählt haben. Sie funktioniert in jedem Browser, Kunden installieren also nichts. In Telegram öffnet sich dieselbe Seite direkt im Chat, mit den Schaltflächen von Telegram, und Kunden, die sie dort geöffnet haben, sehen den Termincode für den Empfang und zahlen die Anzahlung auf der Seite Ihres Zahlungsanbieters oder per Banküberweisung mit Ihrem QR-Code.
Er wählt, Schritt für Schritt
Der Kunde wählt die Leistungen, dann eine Person oder „Egal wer“ (die erste freie Person), dann einen Tag und eine Uhrzeit. Angeboten werden nur Zeiten innerhalb einer veröffentlichten Schicht, in die der ganze Termin passt. Zeiten in Nebenzeiten zeigen ihren Rabatt, und Zeiten in einem Reservefenster bleiben bis kurz vorher verborgen.
Passt nichts, setzt er sich auf die Warteliste
Lassen Sie unter Buchungen › Einstellungen Online-Einträge auf die Warteliste zu, steht an einem Tag ohne freie Zeiten „An diesem Tag ist keine Zeit frei.“, an anderen Tagen unter den Zeiten „Nichts passt?“, jeweils mit „Auf die Warteliste“. Der Kunde wählt die Tage unter „Von“ und „Bis“, höchstens zwei Wochen, und gibt Namen und Telefonnummer an; der Eintrag gilt für die erste gewählte Leistung, und er erhält vorerst nichts. Wird eine Zeit frei, bekommt er eine Nachricht, dass sie für ihn reserviert ist, mit einem Link zu einer Seite, auf der er „Diese Zeit buchen“ oder „Von der Liste nehmen“ wählt. Diese Seite fragt weder nach Namen noch nach Telefonnummer, nur er kann die Zeit buchen, und eine Anzahlung oder eine hinterlegte Karte wird wie auf Ihrer Buchungsseite verlangt.
Er hinterlässt seine Angaben
Er gibt einen Namen und eine Telefonnummer an, meist auch eine E-Mail-Adresse, wählt, ob er Erinnerungen möchte, stimmt den Einwilligungsformularen zu, die die Leistungen verlangen, und kann einen Aktionscode eingeben. Eine Anzahlung, die der Termin braucht, wird vor der Buchung angezeigt. Eine Anzahlung wird auf der Seite Ihres Zahlungsanbieters bezahlt oder per Banküberweisung auf das Konto aus Ihren Zahlungsdaten (Integrationen › Zahlungen); ist beides eingeschaltet, wählt der Kunde. Der Überweisungsschritt zeigt den Betrag, Ihre Angaben zum Kopieren und eine kurze Referenz für den Verwendungszweck, dann Ihren Code zum Scannen mit einer Banking-App und bei einem Hrywnja-Konto eine Schaltfläche, die auf dem Telefon die Banking-App mit ausgefüllter Überweisung öffnet. Braucht die Leistung eine hinterlegte Karte, erhält er einen Link zum Formular Ihres Zahlungsanbieters, das sich in einem neuen Tab öffnet; ist die Karte gespeichert, bestätigt er die Buchung erneut. Die Übersicht neben dem Formular ist das, was die Buchung berechnet: jede Leistung zum Preis der gewählten Person, der Nebenzeiten-Rabatt, dann ein Aktionscode auf den Rest, die Summe, die Anzahlung jetzt und was vor Ort zu zahlen bleibt. Ist das Halten bei unbezahlter Anzahlung eingeschaltet, nennt die Zeile über der Schaltfläche die Minuten, die zum Bezahlen bleiben. Wird eine Leistung für ein Kind, ein Haustier oder ein Fahrzeug gebucht, sagen sie auch, für welches: Ein angemeldeter Kunde wählt aus denen, die Sie bei ihm führen, und jeder andere gibt den Namen ein, über den beim nächsten Mal derselbe Eintrag gefunden wird.
Er erhält eine Bestätigung
Der Termin landet in Ihrem Terminkalender, und die Person, die ihn übernimmt, wird benachrichtigt. Der Kunde erhält eine Nachricht über Telegram, WhatsApp, Viber oder SMS, je nachdem, was ihn erreicht, und, wenn er eine E-Mail-Adresse angegeben hat, eine E-Mail mit den Details, einer Kalenderdatei und einem Link zum Ändern oder Absagen. Die E-Mail kann außerdem Erinnerungen über Telegram anbieten. Die E-Mail trägt Namen, Logo und Farben Ihrer Buchungsseite und zeigt die Terminnummer, jede Leistung mit Preis, „Zum Kalender hinzufügen“, „Verschieben“, „Termin absagen“ und die Route. Solange eine Anzahlung offen ist, bittet sie zuerst darum, und nach der Zahlung erhält der Kunde die E-Mail erneut.
Er wird erinnert
Erinnerungen gehen vor dem Termin zu den in der Leistung eingestellten Stunden hinaus, standardmäßig 24 und 2 Stunden vorher, per E-Mail und per Nachricht, es sei denn, der Kunde hat sie bei der Buchung abgeschaltet. Die Erinnerungs-E-Mail enthält den Link zum Ändern oder Absagen. In Telegram trägt die Erinnerung „Ich komme“, das den Termin in Ihrem Terminkalender als bestätigt markiert, sowie „Verschieben“ und „Absagen“, die die Seite der Buchung selbst öffnen. Ein Platz in einem Gruppenkurs wird genauso erinnert, mit seinem eigenen Link.
Er ändert oder sagt ab
Mit dem Link in der Bestätigung kann der Kunde den Termin verschieben oder absagen, bis er beginnt. Eine bezahlte Anzahlung wird erstattet, wenn er vor Ihrem kostenlosen Stornofenster absagt, und innerhalb davon einbehalten. Eine per Banküberweisung bezahlte Anzahlung geht nicht von selbst zurück: Die Inhaber werden benachrichtigt, sie von der Bank zurückzuzahlen, und der Kunde erfährt, dass Ihr Betrieb sie zurückzahlt. Ein Platz in einem Gruppenkurs lässt sich absagen, aber nicht verschieben. Sagen Sie selbst einen Termin ab oder verschieben ihn, wird der Kunde informiert.
Solange eine Anzahlung offen ist und es einen Link zum Bezahlen gibt, zeigt dieselbe Seite „Anzahlung bezahlen“ – oder den QR-Schritt oder beides zur Wahl; im Widget auf Ihrer eigenen Website öffnet sich die Zahlung in einem neuen Tab. Die Seite eines abgesagten Termins nennt, wer abgesagt hat: der Kunde selbst, Ihr Betrieb (mit dem Grund, falls Sie einen angegeben haben) oder die Schließung des Standorts. Sagen Sie ab, bietet die E-Mail bis zu drei freie Termine für dieselben Leistungen an, zuerst bei derselben Person; jeder öffnet Ihre Buchungsseite mit diesem Termin.
Was eine Buchung verhindern kann
Eine Online-Buchung wird abgelehnt für einen Kunden, den Sie gesperrt haben, für einen Gast, dessen Telefonnummer schon so viele offene Buchungen hat, wie Sie erlauben, sobald das Online-Limit des Tages erreicht ist, und an einem Standort, der keine Buchungen mehr annimmt. Die Grenzen finden Sie unter Buchungen › Einstellungen.
Häufige Fragen
- Brauchen Kunden ein Konto oder eine App?
Nein. Ein Gast bucht mit Namen und Telefonnummer, in jedem Browser. Ein Kunde mit Konto auf setvos.com sieht dort unter „Anstehend“ und „Verlauf“ jeden Termin, auch die als Gast mit derselben E-Mail oder bestätigter Telefonnummer gebuchten. Apps für Kunden kommen in den App Store und zu Google Play.
- In welcher Sprache sind die Nachrichten an den Kunden?
In der Sprache Ihres Workspaces, die Sie mit Ihren Unternehmensangaben unter Einstellungen › Allgemein festlegen.
- Kann ein Kunde die Verlängerung seiner Mitgliedschaft per Karte stoppen?
Ja. Ein Kunde, der beim Kauf einer Mitgliedschaft die Verlängerung per Karte gewählt hat, sieht in seinem Konto auf setvos.com unter „Treue“ „Verlängert sich am 23. Okt. per Karte •••• 4242“ mit „Ausschalten“; danach steht dort „Verlängert sich per Zahlungslink“. Unter „Profil“ steht bei jeder gespeicherten Karte, wofür sie ist, „Für den Schutz vor Nichterscheinen“ oder „Für die Verlängerung der Mitgliedschaft“, und löscht er die Karte der Mitgliedschaft, ist die Verlängerung per Karte ebenfalls aus.
- Was sieht eine Kundin, wenn eine Anzahlung ihren Termin hält?
Vor der Buchung sagt eine Zeile, dass die Anzahlung innerhalb Ihrer Minuten bezahlt werden muss. Danach zeigen die Bestätigungs-E-Mail und die Seite ihrer Buchung „Noch nicht bezahlt – Ihr Termin wird bis heute 10:11 gehalten“ mit einer Schaltfläche zum Bezahlen. Wird nicht rechtzeitig bezahlt, sagt die Seite, dass die Zeit freigegeben wurde, und bietet eine neue Buchung an; eine spätere Zahlung wird erstattet oder bucht die Zeit erneut, und die Seite zeigt, was geschah.
- Wie funktioniert die Buchung in der App Setvos?
Das Buchungsfenster folgt denselben Schritten und Regeln wie Ihre Buchungsseite — Leistungen, Person, Zeit, Angaben —, und ein geteilter Buchungslink öffnet es mit der schon getroffenen Auswahl. Vor dem Buchen sieht der Kunde den Betrag, der für den Besuch berechnet wird, mit Nebenzeitenrabatt, Aktionscode und Anzahlung, unterschreibt die Einwilligungsformulare, die die Leistungen verlangen, und erfährt bei eingeschalteter Reservierung unbezahlter Anzahlungen, wie viele Minuten er für die Zahlung hat. Die Datenschutzeinwilligung wird jedes Mal angehakt.
- Wie bezahlt ein Kunde aus der App?
Auf Ihrer eigenen Zahlungsseite. Die App sagt zuerst, an wen, wie viel und über welchen Zahlungsanbieter gezahlt wird, öffnet dann die Seite Ihres Anbieters im Browser des Telefons und bringt den Kunden danach in die App zurück. Es gibt keine Zahlung in der App, und die Kartennummer erreicht Setvos nie. Nehmen Sie Überweisungen an, zeigt die App Ihre Angaben zum Kopieren, die anzugebende Referenz und Ihren Code – statt des Zahlungsanbieters oder daneben, dann wählt der Kunde –, öffnet bei einem Hrywnja-Konto die Banking-App des Kunden mit ausgefüllter Überweisung und sagt, dass Sie die Zahlung vermerken, wenn Sie das Geld auf Ihrem Konto sehen. Nach der Buchung kann der Kunde den Besuch in seinen Kalender eintragen, sich den Weg zeigen lassen und Erinnerungen in Telegram einschalten.
- Was zeigen die Besuche eines Kunden in der App?
Den nächsten Besuch mit „Code zeigen“ — dem Check-in-Code, den Ihr Empfang scannt oder eingibt —, seine Anzahlung, „Verschieben“ und Stornieren; weitere Buchungen; und vergangene Besuche mit „Erneut buchen“ und einer Bewertung. Stornieren sagt, was nach Ihrer Stornoregel mit der Anzahlung geschieht. Ein Besuch, den Sie storniert haben, sagt das, mit Ihrem Grund oder Ihrer Notiz und wie die Anzahlung erstattet wird.
- Was enthält die Kunden-App noch?
Die Geldbörse hält je Salon Punkte, Stufe, Mitgliedschaften und hinterlegte Karten, dazu eine Abfrage des Guthabens einer Geschenkkarte. Ich enthält Rechnungen und Anfragen des Kunden, Telegram, Telefon, Benachrichtigungen, Sprache, Einstellungen und Favoriten sowie „Meine Daten exportieren“ und das Löschen des Kontos.
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Ihre Buchungsseite gestalten und veröffentlichen
Geben Sie jedem Standort eine Buchungsseite in Ihren Farben, mit Titelbild, Fotos, Teamprofilen, Ihren Links, einer Aktion und den Abschnitten Ihrer Wahl, prüfen Sie sie in der Vorschau und veröffentlichen Sie sie, wenn sie fertig ist.
Ihre Buchungseinstellungen wählen
Legen Sie die Uhr Ihres Terminkalenders fest, die Texte, die Kunden erhalten, Anzahlungen und das kostenlose Stornofenster, Grenzen für Online-Buchungen, das Warteliste-Angebot, Nebenzeiten-Rabatte und Reservefenster.
Kunden auf Telegram erreichen – mit @Setvos_bot oder Ihrem eigenen Bot
Senden Sie Kunden Bestätigungen und Erinnerungen kostenlos auf Telegram – vom ersten Tag an über @Setvos_bot oder über Ihren eigenen Bot mit Buchung direkt im Chat.
Nachrichten: SMS, automatische Nachrichten und der Nachrichtenverlauf
Schreiben Sie einem Kunden oder einer Gruppe eine SMS, schalten Sie die Nachrichten ein, die Setvos für Sie sendet, und prüfen Sie, was gesendet wurde, über welches Konto und warum etwas nicht hinausging.
Einen Kunden für Online-Buchungen sperren
Verhindern Sie, dass ein Kunde über Ihre Buchungsseite bucht, halten Sie den Grund auf seiner Seite fest und heben Sie die Sperre später wieder auf.
Wie Ihre Kunden Termine vom Smartphone aus buchen und verwalten
Ihre Kunden brauchen keine App: Sie buchen auf Ihrer Buchungsseite im Browser ihres Smartphones, verwalten die Buchung über deren Link und können ein Konto für ihre Termine führen.
Mehr in Buchungen
- Buchungen: Ihr Terminkalender, der Dienstplan und die Online-Buchungsseite
- Sich im Terminkalender zurechtfinden
- Einen Termin für einen Kunden buchen
- Einen Termin einchecken, abschließen, verschieben oder absagen
- Einen Termin an der Kasse kassieren
- Leistungen, Preise und Kategorien einrichten
- Besuche an der Adresse des Kunden und Preise nach Größe
- Gruppenkurse, Pakete und Leistungen mit besonderen Anforderungen anbieten
- Nichterscheinen mit Anzahlungen und hinterlegten Karten verringern
- Den Dienstplan planen und veröffentlichen
- Eine Warteliste führen und frei gewordene Termine anbieten
- Dauertermine und Recalls buchen
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