Kontakte · Anleitung
Einen Kunden von Hand anlegen
Legen Sie mit „Neuer Kontakt“ einen Kunden an, wählen Sie, wer sich um ihn kümmert, und erfahren Sie, welche Angaben wichtig sind und warum.
Das Formular öffnen
Klicken Sie unter Kontakte auf „Neuer Kontakt“. Fehlt die Schaltfläche, erlaubt Ihre Rolle das Anlegen von Kunden nicht.
Den Namen eintragen
„Vorname“ ist das einzige Pflichtfeld, es sei denn, Ihr Workspace hat eines seiner eigenen Felder zur Pflicht gemacht. Ein „Nachname“ hilft Ihnen, zwei Kunden mit demselben Vornamen auseinanderzuhalten.
Telefonnummer und E-Mail ergänzen
Telefonnummer und E-Mail sind das, was „Duplikate finden“ vergleicht, und mit einer E-Mail-Adresse können Sie Rechnungen und Nachrichten senden. Eine E-Mail-Adresse auf der eigenen Domain einer Firma ordnet den Kunden außerdem dieser Firma zu; tragen Sie eine „Firma“ ein und nutzt noch keine Firma diese Domain, wird für diese Domain eine Firma angelegt.
Den Geburtstag eintragen
„Geburtstag“ besteht aus „Tag“ und „Monat“; „Jahr (optional)“ können Sie leer lassen, wenn Sie es nicht kennen. Ist die automatische Nachricht „Geburtstag“ eingeschaltet, geht sie an diesem Tag hinaus, in der Zeitzone Ihres Workspaces.
Wählen, wer sich um ihn kümmert
„Inhaber“ ist der Kollege, der für diesen Kunden zuständig ist; zunächst stehen dort Sie. Die Liste enthält die Personen, denen Sie laut Ihrer Rolle einen Kunden geben dürfen: alle mit „Alle Datensätze“, die Personen in Ihren Teams mit „Eigenes Team“. Wenn Ihre Rolle Ihnen nur erlaubt, Kunden selbst zu behalten, wird das Feld nicht angezeigt, und jeder Kunde, den Sie anlegen, gehört Ihnen.
Sprache und Hinweise notieren
„Sprache des Kunden“ ist die Sprache, in der er bucht: Die Zahlungsseite öffnet sich für ihn in dieser Sprache, Ihre eigenen Nachrichten gehen dagegen in der Sprache Ihres Workspaces hinaus. „Kontraindikationen“ ist für Allergien, Medikamente oder alles, was vor einer Leistung zu beachten ist; es erscheint auf seiner Seite und wenn Sie einen Termin für ihn buchen.
Ihre eigenen Felder ausfüllen
Felder, die Ihr Workspace angelegt hat, stehen unten im Formular. Ein Inhaber oder Admin verwaltet sie unter Einstellungen › Felder.
Speichern
Klicken Sie auf „Kontakt erstellen“. Die Seite des Kunden öffnet sich, bereit für eine Notiz, einen Tag oder eine Aufgabe.
Häufige Fragen
- Muss ich jeden Kunden von Hand anlegen?
Nein. Ein Kunde, der über Ihre Buchungsseite bucht, erhält eine eigene Seite oder wird dem Kontakt zugeordnet, den er schon hat, und mit einem Import holen Sie eine ganze Liste auf einmal herein.
- Warum sieht ein Kollege einen Kunden nicht, den ich angelegt habe?
Der Kunde gehört Ihnen, und die Rolle Ihres Kollegen zeigt nur die Kunden, bei denen er selbst oder jemand aus seinen Teams Inhaber ist. Wählen Sie ihn als „Inhaber“, wenn Ihre Rolle das erlaubt, oder bitten Sie einen Inhaber oder Admin, die Rolle Ihres Kollegen unter Einstellungen › Rollen & Berechtigungen zu erweitern.
- Wie lege ich auf dem Telefon einen Kunden an?
Tippen Sie im Tab Kunden auf +. Geben Sie den Vornamen ein und dann, was Sie wissen: Nachname, Telefon mit Land, E-Mail, Firma, Position, die Sprache des Kunden, den Verantwortlichen (Sie selbst, wenn Sie niemand anderen wählen), die Quelle, Tags, Kontraindikationen, den Geburtstag als Tag und Monat mit optionalem Jahr und Ihre eigenen Felder unter „Weitere Felder“. Lehnt der Server ein Feld ab, steht der Grund darunter. Zum Anlegen eines Kunden braucht es eine Verbindung.
Weiterlesen
Mit der Seite eines Kunden arbeiten
Lesen Sie den Verlauf eines Kunden, erfassen Sie Notizen und Anrufe und halten Sie seine Angaben, Dateien und Aufgaben auf einem Bildschirm aktuell.
Einen Datensatz für jede Firma führen, mit der Sie arbeiten
Fassen Sie die Personen, mit denen Sie zu tun haben, unter ihrer Firma zusammen, sehen Sie die offenen Deals jeder Firma und lassen Sie neue Kunden über ihre E-Mail-Domain automatisch zuordnen.
Ihre Kundenliste importieren oder exportieren
Holen Sie eine CSV-Datei mit Kunden über die Kundenliste herein, sehen Sie genau, was passieren wird, bevor etwas gespeichert wird, und laden Sie Ihre Liste als Tabelle herunter.
Eigene Felder zu Kontakten, Firmen und Deals hinzufügen
Ergänzen Sie Angaben, nach denen Setvos standardmäßig nicht fragt – ein Autokennzeichen, eine Allergie, eine Vertragsnummer –, füllen Sie sie bei Kontakten, Firmen und Deals aus und filtern Sie Listen danach.
Einen Termin für einen Kunden buchen
Buchen Sie einen Termin am Empfang: Wählen Sie den Kunden, die Leistungen, die Person und eine freie Zeit, und Setvos schickt dem Kunden eine Bestätigung.
Rollen und Berechtigungen einrichten
Nutzen Sie die vier vorbereiteten Rollen oder erstellen Sie eigene: Legen Sie fest, was jede Rolle in jedem Modul darf und wessen Datensätze sie sieht.
Mehr in Kontakte
- Kontakte: Ihre Kunden und die Firmen, für die sie arbeiten
- Einen Kunden in der Liste finden
- Kinder, Haustiere und Fahrzeuge eines Kunden
- Kunden mit Tags versehen und nach Tags filtern
- Doppelte Kunden zusammenführen
- Einen Kunden für Online-Buchungen sperren
- Die personenbezogenen Daten eines Kunden exportieren oder löschen
- Mit einer Firma arbeiten, sie zusammenführen oder löschen
- Kontakte: häufige Fragen
In Setvos öffnen
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