Import, export et données · Mode d’emploi
Importer des clients, des prestations ou d’autres enregistrements depuis un fichier
Reprenez votre liste depuis Altegio, YCLIENTS, EasyWeek, Appointer, Fresha ou un tableur. Vous voyez ce que ferait le fichier avant que quoi que ce soit ne soit enregistré.
Obtenir le fichier
Exportez la liste de votre ancien système telle quelle — un fichier CSV ou un classeur Excel (.xlsx) —, ou enregistrez votre tableur dans l’un de ces formats. Un CSV à points-virgules, ou en encodage cyrillique depuis Excel, est lu tel quel ; d’un classeur, c’est la première feuille qui est lue. Un ancien fichier .xls ne l’est pas : enregistrez-le en .xlsx ou en CSV. Gardez les noms de colonnes de l’ancien système : Setvos connaît les plus courants. Un long historique peut arriver en plusieurs fichiers, un par période.
Lancer l’import
Ouvrez Paramètres › Données, repérez le type d’enregistrement que contient le fichier et appuyez sur « Importer », puis choisissez le fichier. Un aperçu s’ouvre sous la liste ; rien n’est encore enregistré. Vous n’êtes pas sûr du format ? « Télécharger un modèle » vous donne un fichier avec les bonnes colonnes et une ligne d’exemple.
Indiquer la provenance du fichier
Dans l’aperçu, sous « En provenance de », choisissez Altegio / YCLIENTS, EasyWeek, Appointer, Fresha ou Excel / Google Sheets. Setvos apprend ainsi les noms de colonnes de ce système ; « N’importe quel système » convient à un fichier qui utilise les nôtres.
Faire correspondre les colonnes
L’aperçu indique quelles colonnes ont été associées et lesquelles seront ignorées. Pour une colonne que Setvos n’a pas reconnue, choisissez le champ auquel elle correspond, ou « Ne pas importer ». Quand l’IA est activée, « Proposer avec l’IA » suggère une correspondance pour les colonnes restantes.
Indiquer le responsable des contacts et des affaires
Les contacts et les affaires importés vous sont attribués, sauf si le fichier contient une colonne de responsable avec l’adresse e-mail d’un membre de l’équipe ; chaque ligne revient alors à cette personne. Une adresse qui n’appartient à personne dans votre équipe, ou à quelqu’un à qui votre rôle ne vous permet pas d’attribuer des enregistrements, est signalée comme un problème sur sa ligne.
Choisir le sort des doublons
Pour les contacts, les entreprises et les produits, choisissez sous « Lignes déjà existantes » entre « Les laisser telles quelles » et « Les mettre à jour depuis le fichier ». Une mise à jour n’écrit que les cellules remplies dans le fichier — une cellule vide n’efface jamais une valeur existante. Seuls les contacts que votre rôle vous permet de voir sont mis à jour ; une ligne qui correspond au contact d’un collègue est ignorée comme doublon.
Visites passées : praticiens, statuts et nouveaux clients
Importez d’abord les clients, puis les prestations et les prix, puis les visites passées, pour que chaque visite retrouve son client et ses prestations. Un fichier de visites nomme ses praticiens : dans l’aperçu, associez chaque nom à une personne de votre équipe, ou gardez-le comme ancien praticien — ces visites sont alors au nom du propriétaire, le nom à côté, et vous les confiez plus tard sur Paramètres › Données. Chaque visite garde son statut (venu, absent, annulé), ses prestations et son montant. Un client qui n’est pas encore dans votre liste est ajouté depuis la visite, et une visite que l’ancien système laissait en attente ou confirmée compte comme honorée — l’aperçu dit combien. Une prestation sans prix dans son fichier est créée, mais reste hors de votre page de réservation tant que vous n’indiquez pas de prix.
Vérifier et importer
Lisez les totaux — nouveaux, mis à jour, ignorés et avec des problèmes — et les problèmes listés par ligne. Appuyez ensuite sur « Importer ces lignes ». Un fichier volumineux est importé en arrière-plan, et vous recevez une notification quand c’est terminé.
Traiter les lignes en échec
« Télécharger les lignes rejetées » vous donne les lignes qui n’ont pas pu être enregistrées, à corriger et à importer de nouveau. Si un fichier ne passe pas du tout, « Envoyez-nous ce fichier » ouvre un dossier auprès de notre équipe d’assistance.
Questions fréquentes
- Importer deux fois le même fichier crée-t-il des doublons ?
Pas pour les contacts, les entreprises et les prestations, ni pour les produits qui ont une référence (SKU) : les lignes qui existent déjà sont ignorées, ou mises à jour si vous l’avez choisi. Les affaires et les visites passées n’ont rien sur quoi être rapprochées, donc un second import les ajoute à nouveau. Un import de clients, de prestations ou de visites passées peut être annulé tant que vous n’utilisez pas ce qu’il a apporté ; les autres imports non. Vérifiez les chiffres de l’aperçu avant d’appuyer sur « Importer ces lignes ».
- Pourquoi les rendez-vous à venir ne sont-ils pas importés ?
L’import de rendez-vous est réservé aux visites passées. Prenez les prochains rendez-vous dans Réservations, où le planning et l’agenda vérifient chacun d’eux pour que rien ne soit réservé deux fois.
- Que devient le stock quand j’importe des produits ?
Une colonne de quantité marque chaque produit comme un produit dont vous suivez le stock. Avec le module Stock activé, la quantité entre dans votre premier entrepôt comme stock d’ouverture, mais seulement pour un produit qui n’est encore dans aucun entrepôt ; pour un produit qui y est déjà, le fichier ne modifie pas son stock : corrigez donc le décompte dans Stock › Stock.
- Mon fichier est un fichier Excel. Que faire ?
Envoyez-le tel quel : un classeur .xlsx est lu directement, première feuille seulement. Seul un ancien fichier .xls doit être réenregistré, en .xlsx ou en CSV.
- Comment se passe un import sur le téléphone ?
Choisissez un fichier CSV, .xlsx ou .txt de 10 Mo au plus, choisissez « En provenance de » — Altegio en premier — et lisez l’aperçu : les nombres, les colonnes reconnues et, ligne par ligne, celles qui ne seront pas importées. Corrigez une colonne dans « Quelle colonne est quoi » (un tableau sur iPad), ou appuyez sur « Proposer une correspondance » quand l’IA est activée. Là où des lignes peuvent déjà exister, choisissez de les laisser telles quelles ou de les mettre à jour depuis le fichier. « Importer ces lignes » affiche les nombres, ou dit que l’import a commencé et qu’une notification viendra à la fin. Vous trouverez aussi « Télécharger les lignes rejetées », « Télécharger un modèle » et « Envoyez-nous ce fichier ».
- Où sont « Vos données » sur le téléphone ?
Dans les réglages de l’espace de travail : Importer, Venir d’Altegio — avec les anciens praticiens à réattribuer —, Historique des imports, Exporter et, pour le propriétaire, Effacer l’espace de travail. Un import suit les mêmes étapes que sur le web.
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Supprimez les clients, prestations ou visites passées créés par un import, si le résultat n’est pas celui que vous attendiez.
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Faites entrer un fichier CSV de clients depuis la liste des clients, voyez exactement ce qui va se passer avant tout enregistrement, et téléchargez votre liste sous forme de tableur.
Activer ou désactiver les fonctions IA
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Ajouter vos propres champs aux contacts, entreprises et affaires
Ajoutez les informations que Setvos ne demande pas par défaut — une immatriculation, une allergie, un numéro de contrat —, renseignez-les sur les contacts, les entreprises et les affaires, et filtrez les listes selon ces champs.
Cherchez les clients en double après un import
Un client que votre ancien système avait en double, ou qui se connecte plus tard pour réserver avec un e-mail absent de votre fichier, peut se retrouver avec deux fiches. Une fusion n’en garde qu’une, avec tout ce qui s’y rattache.
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