Reservas · Cómo hacerlo
Reserva una cita para un cliente
Reserva una cita desde recepción: elige al cliente, los servicios, la persona y una hora libre, y Setvos le envía una confirmación al cliente.
Abre el local y el día correctos
En Reservas, elige el local y ve al día de la cita; la cita se reserva en el día que muestra la agenda.
Empieza una cita nueva
Pulsa «Nueva cita». Si el local deja de aceptar reservas de clientes para ese día, un aviso lo indica, pero aun así puedes reservarla.
Elige al cliente
Abre la lista «Cliente» y escribe un nombre, un teléfono o un correo para buscar entre todos tus clientes; luego elige uno. A un cliente nuevo hay que añadirlo antes en Contactos. Si la ficha del cliente anota contraindicaciones, aparecen en rojo bajo el nombre. Para alguien que no da su nombre, elige «Sin cita» al principio de la lista.
Añade los servicios
Usa «+ Añadir servicio» para cada servicio de la cita; el cuadro suma la duración y el total. Un paquete se reserva como los servicios que contiene. Las clases grupales también están en la lista: elige la clase sola y luego una hora (cada una muestra las plazas libres) y el cliente ocupa una plaza; no hay que elegir profesional. Cuando un servicio se reserva para un niño, una mascota o un vehículo, una lista como «Qué niño» ofrece los del cliente, y un botón como «Añadir niño» añade uno en el momento.
Elige la persona y la hora
En «Personal», deja «Cualquiera» o elige a una persona que haga todos los servicios elegidos. «Hora» muestra las horas libres de ese día: dentro de un turno publicado, sin chocar con otras citas y con libres las salas que necesiten los servicios. En cuanto eliges una hora, el total muestra el precio de la persona que hará la cita. Una hora dentro de una franja de horas valle muestra su descuento al lado, por ejemplo −20% fuera de pico, y la cita se reserva a ese precio más bajo.
Añade los detalles
Si asignas silla a los clientes, elige una en «Sala / silla»; dos citas no pueden compartir silla a la misma hora. Añade en «Notas» lo que deba saber el especialista.
Decide si pides depósito
«Requerir depósito» empieza activado cuando los depósitos están activados en Reservas › Ajustes, o cuando un servicio elegido pide uno; en ese caso, una línea bajo el total lo indica. Muestra el importe, calculado sobre el total con descuento; desactívalo para reservar esta cita sin depósito. Si el cliente tiene correo electrónico, el correo de confirmación lleva un enlace para pagarlo. Sin una pasarela de pago conectada no hay enlace: la cita se queda en «Depósito pendiente» y cobras el importe completo en caja.
Reserva y confirma
Pulsa «Reservar y enviar confirmación». El cliente recibe un mensaje por Telegram, WhatsApp, Viber o SMS, por el canal que le llegue, y, si dio un correo, un correo con los detalles, un archivo de calendario y un enlace para cambiar o cancelar la cita. Se avisa a la persona que hará la cita, salvo que la haya reservado ella misma. Si la hora ya no encaja, se te dice por qué.
Preguntas frecuentes
- ¿Por qué no aparece en la lista la hora que quiero?
Solo se ofrecen las horas que encajan: dentro de un turno publicado, con una persona que haga todos los servicios elegidos, sin chocar con otras citas y con una sala libre si hace falta. Publica la semana en Reservas › Horario o elige a otra persona.
- ¿Se le pide una tarjeta al cliente cuando reservo en recepción?
No. En recepción solo se aplica el depósito, cuando «Requerir depósito» está activado. La tarjeta guardada, y la regla que solo se la pide a los clientes que faltan a sus citas, se aplican a quienes reservan en línea.
- ¿Puedo reservar a alguien que llega sin cita y no da su nombre?
Sí. Elige «Sin cita» al principio de la lista «Cliente». La cita aparece como «Sin cita» en la agenda, no se envía confirmación a nadie, y «Hacer fija» y «Programar recordatorio» no se ofrecen en ella. Un cliente sin cita no gana puntos de fidelidad, y en caja no tiene descuento de nivel ni membresía y no puede pagar con puntos; una tarjeta regalo sí sirve. Si entra un cliente habitual, elígelo a él, para que la cita quede en su ficha.
- ¿Cómo atiendo a un cliente sin cita en el teléfono?
En Setvos Business, pulsa + en la agenda y elige «Sin cita». Elige el servicio y quién atiende al cliente: la lista muestra quién está libre ahora, como «Libre desde las 09:41», quién tiene a alguien en el sillón y quién no está de turno. «Empezar ahora» crea la visita con la hora del salón, la empieza y la abre.
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Registra la llegada, termina, mueve o cancela una cita
Abre una cita para marcar cada una de sus etapas, anotar lo que se hizo, moverla, cancelarla o marcar que el cliente no se presentó, y entérate de qué se le comunica al cliente.
Planifica el horario del personal y publícalo
Decide quién trabaja y cuándo en cada local, por semanas o por meses, y publícalo. Solo se pueden reservar los turnos publicados, en línea o en recepción.
Reduce las ausencias con depósitos y tarjetas guardadas
Pide un depósito en las reservas nuevas, pide una tarjeta guardada a los clientes que reservan en línea, cobra una tarifa cuando alguien no viene y entérate de cuándo se conserva o se devuelve un depósito.
Qué ven los clientes al reservar en línea
Cómo reserva un cliente desde tu página, qué mensajes recibe, cómo cambia o cancela con su enlace, cómo se apunta a tu lista de espera y qué puede impedir una reserva en línea.
Añade un cliente a mano
Crea la ficha de un cliente con «Nuevo contacto», elige quién se encarga de él y ten claro qué datos importan y por qué.
Trabaja con la ficha de un cliente
Lee el historial de un cliente, registra notas y llamadas, y mantén al día sus datos, sus archivos y sus tareas desde una sola pantalla.
Más en Reservas
- Reservas: tu agenda, el horario del personal y tu página de reservas
- Muévete por la agenda de citas
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- Configura tus servicios, precios y categorías
- Visitas en la dirección del cliente y precios por tamaño
- Ofrece clases grupales, paquetes y servicios que necesitan algo más
- Lleva una lista de espera y ofrece los huecos libres
- Reserva citas fijas y visitas de seguimiento
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- Normas de las reseñas y cómo denunciar una
- Pide a los clientes que acepten un formulario de consentimiento
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