Reservas · Cómo hacerlo
Reserva citas fijas y visitas de seguimiento
Configura una cita que se repite cada semana, cada quince días o cada mes, reserva una sola visita de seguimiento con meses de antelación y termina una serie cuando el cliente deja de venir.
Empieza una cita fija
En Reservas › Lista de espera, en «Citas periódicas», pulsa «Nueva cita fija». O abre la cita de un cliente en la agenda y pulsa «Hacer fija», que rellena los datos a partir de ella.
Describe cómo se repite
Elige el «Cliente», el «Local», los servicios y a la persona en «Personal»; aquí no se ofrecen las clases grupales. En «Se repite», elige «Semanal», «Quincenal» o «Mensual», y luego la fecha de la «Primera visita» y la «Hora». Para un servicio de un niño, una mascota o un vehículo, una lista como «Qué niño» indica para cuál es cada visita.
Ponle un final
En «Hasta», elige «Tras» y un número de citas, o «Hasta el» y una fecha. Una cita fija siempre necesita un final.
Reserva la serie
Pulsa «Reservar la serie». Setvos reserva las citas como citas reales con unos cuatro meses de antelación y las va completando cada día. Una fecha que choca con otra cita, o que todavía no tiene turno publicado, se salta en lugar de forzarse, y se vuelve a intentar mientras siga por delante.
Cada cita se calcula como cualquier reserva: en ese local, con el precio y la duración propios de esa persona, menos cualquier descuento de horas valle. El cliente recibe una sola confirmación para toda la serie (un correo con la lista de citas, si dio una dirección, y un mensaje que dice cuántas hay reservadas y cuándo es la primera) y los recordatorios habituales antes de cada cita.
Programa una visita de seguimiento
En una cita terminada, pulsa «Programar recordatorio», fija «Dentro de (meses)» y pulsa «Programar». Es una sola cita con los mismos servicios y la misma persona, a la misma hora del día, y aparece junto a tus citas fijas. El cliente recibe una confirmación como en cualquier reserva.
Sigue el tratamiento de un cliente
La ficha del cliente muestra cada serie en «Cursos y recordatorios», con cuántas sesiones se han hecho y cuándo es la siguiente.
Termínala
En la lista, pulsa «Finalizar». Elige «Mantener las reservadas» para dejar solo de crear citas nuevas, o «Cancelar las futuras» para cancelar también las citas que quedan por delante. Cada una se cancela de la forma habitual: se libera su sala y, con la oferta a la lista de espera activada, su hora se ofrece a tu lista de espera. El cliente recibe un solo correo con las citas canceladas, si dio una dirección, y un solo mensaje, y la persona que las atiende recibe un solo aviso.
Preguntas frecuentes
- ¿Por qué falta una fecha en una serie?
Chocaba con otra cita, o nadie tenía turno publicado ese día. Publica el horario de esa semana; Setvos vuelve a intentar la fecha cada día mientras siga por delante.
- ¿Por qué una cita fija dice «Servicio desactivado» o «Servicio eliminado»?
Un servicio que reserva se desactivó o se eliminó, así que deja de reservar citas; las ya reservadas se mantienen. Si dice «Servicio desactivado», vuelve a activar el servicio en Reservas › Servicios y la serie vuelve a reservar. Si dice «Servicio eliminado», termínala y crea una nueva con otro servicio. Los propietarios y administradores reciben un solo aviso, «Una cita periódica ha dejado de reservar», la primera vez que la revisión diaria la encuentra detenida; cada uno puede desactivar ese aviso en «Cita periódica detenida», en Ajustes de la cuenta › Notificaciones.
- ¿Cómo hago fija una cita en el teléfono?
En Setvos Business, abre una visita con cliente y elige «Hacerla fija» en ⋯. Se mantienen el cliente, la persona, los servicios y la hora de la visita. Elige la primera fecha, cada cuánto se repite — «Semanal», «Cada 2 semanas» o «Mensual» — y cuándo termina: tras 2 a 52 visitas, o en una fecha. El resultado dice cuántas visitas se reservaron y lista cada fecha omitida con su motivo, por ejemplo que la persona está ocupada o no está en el turno, o que el sillón está ocupado.
- ¿Dónde están las citas fijas en el teléfono?
En Más → Reservas → Citas fijas. Cada una está «Activa», «Terminada» o detenida porque su servicio se desactivó o se eliminó, y una detenida dice qué hacer. «Terminar» pregunta si mantener las visitas ya reservadas o cancelar las futuras.
- ¿Cómo programo un recordatorio en el teléfono?
En una visita, elige «Programar un recordatorio» en ⋯ y escoge de 1 a 36 meses. La visita cae el mismo día tantos meses naturales después — el último día del mes, si ese mes es más corto —, a la misma hora, con los mismos servicios y la misma persona. Si esa fecha no está libre, la app dice por qué y te pide reservarla desde la agenda, y no se reserva nada.
- ¿Puede repetirse cada semana una clase de grupo?
Sí, como horario de clase y no como cita fija: pulsa «Nueva cita fija», elige «Horario de clase» y la clase. Los clientes reservan plaza en sus sesiones o se inscriben para el curso.
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Lleva una lista de espera y ofrece los huecos libres
Anota a los clientes que quieren una hora que no está libre, deja que se apunten desde tu página de reservas, ofréceles un hueco a mano o automáticamente cuando se cancela una cita, y entérate de cuándo salen de la lista.
Registra la llegada, termina, mueve o cancela una cita
Abre una cita para marcar cada una de sus etapas, anotar lo que se hizo, moverla, cancelarla o marcar que el cliente no se presentó, y entérate de qué se le comunica al cliente.
Planifica el horario del personal y publícalo
Decide quién trabaja y cuándo en cada local, por semanas o por meses, y publícalo. Solo se pueden reservar los turnos publicados, en línea o en recepción.
Trabaja con la ficha de un cliente
Lee el historial de un cliente, registra notas y llamadas, y mantén al día sus datos, sus archivos y sus tareas desde una sola pantalla.
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