Contactos · Cómo hacerlo
Trabaja con la ficha de un cliente
Lee el historial de un cliente, registra notas y llamadas, y mantén al día sus datos, sus archivos y sus tareas desde una sola pantalla.
Abre la ficha
Haz clic en un cliente en Contactos. La columna ancha es «Actividad»; la de al lado empieza por «Detalles» y sigue con las tarjetas que usa tu espacio de trabajo. En el teléfono van una debajo de otra.
Registra una nota, una llamada, un correo o una reunión
Escribe en el cuadro de la parte superior de «Actividad», elige «Nota», «Llamada», «Correo» o «Reunión» y pulsa «Registrar actividad». Las entradas aparecen de la más reciente a la más antigua, con quién las escribió; «Cargar actividad anterior» muestra las anteriores. Registrar un correo o una llamada deja constancia de que ocurrió; no envía nada. El cuadro aparece para los roles que pueden editar clientes.
Cambia sus datos
Pulsa «Editar» para cambiar el nombre, el teléfono, el correo, el cumpleaños, el responsable, el idioma, las contraindicaciones o los campos propios de tu espacio de trabajo, y después pulsa «Guardar cambios». Tus campos propios aparecen en «Detalles» en cuanto están rellenados.
El cumpleaños aparece en «Detalles» después de «Puesto». Si lo sigue «del perfil de Setvos del cliente», el cliente lo añadió en su propio perfil de Setvos y sustituyó lo que había escrito tu equipo; si lo cambias aquí, esa indicación desaparece.
Guarda archivos y mediciones
En «Archivos», pulsa «Subir» para adjuntar un documento o una foto. Los botones que hay junto a un archivo lo descargan o lo eliminan; antes de eliminarlo se te pide confirmación, porque el archivo se borra para siempre. Para subir y eliminar hace falta un rol que pueda editar clientes. En «Mediciones», pulsa «Añadir», ponle nombre a la «Métrica», como el peso, y rellena el «Valor» y la «Unidad»; la ficha dibuja cómo cambia con el tiempo. Cada serie muestra sus cuatro últimas entradas, «Ver las …» muestra el resto, y la papelera junto a una entrada elimina la que se escribió por error. Una medición también puede ser de una mascota o un niño: elígelos en «Para quién», y su serie queda aparte de la del cliente.
Consulta las demás tarjetas
Según lo que use tu espacio de trabajo, la columna también muestra:
- «Tareas»: las tareas abiertas sobre este cliente; el botón + añade una ya vinculada a él
- «Fidelización»: sus puntos y lo que ha gastado en total, con «Ajustar puntos»
- «Tarjetas guardadas» y «Consentimientos»: las tarjetas guardadas para la protección contra ausencias y los formularios que ha firmado el cliente, con «Registrar consentimiento» para un formulario firmado en recepción
- «Cursos y recordatorios»: en qué punto está de un curso de sesiones
- «Resumen de IA»: pulsa «Resumir» para obtener tres frases sacadas de su historial, cuando la IA está activada en tu espacio de trabajo
- «Niños», «Mascotas» o «Vehículos»: los niños, mascotas o coches para los que reserva el cliente, en cuanto uno de tus servicios se reserva para ellos
Lo demás está arriba
«Etiquetas» y «Editar» están junto al nombre del cliente para los roles que pueden editar clientes. «Bloquear», «Exportar sus datos», «Borrar datos personales» y «Eliminar» están a su lado; en el teléfono, bajo el botón ⋯. Cuáles ves depende de tu rol.
Preguntas frecuentes
- ¿Quién puede leer las notas de una ficha?
Todas las personas cuyo rol les deja abrir a este cliente. En una ficha no hay notas privadas, así que escribe como si lo siguiente fuera a leerlo un compañero de recepción.
- ¿Dónde están las citas y las facturas del cliente?
No están en la ficha. Busca el nombre del cliente en Facturación para ver sus facturas, o usa «Exportar sus datos» para tener sus citas y sus facturas en un solo archivo.
- ¿Por qué un enlace a un cliente dice «Contacto no encontrado»?
El cliente se fusionó con otra ficha, se eliminó o está fuera de lo que tu rol te deja ver. El historial de un cliente fusionado está en la ficha que se conservó, así que búscalo por su nombre.
- ¿Qué muestra la ficha de un cliente en el teléfono?
Arriba, los botones: llamar, SMS, Telegram, «Correo», «Reservar» y «Nuevo trato». El SMS no aparece para un cliente que pidió no recibir mensajes o que está bloqueado. Telegram aparece solo cuando el bot propio de tu salón llega al cliente: abre su última conversación allí o un mensaje nuevo de Telegram. Debajo están las secciones que permiten tu rol y tus módulos: los detalles, «Visitas» (las próximas y luego las anteriores con «Cargar anteriores»), «Actividad», «Resumen de IA» cuando la IA está activada, «Fidelización», «Tarjetas guardadas», «Consentimientos», «Archivos», «Mediciones», «Cursos y recordatorios» y «Tareas». En un iPad, las secciones van en dos columnas.
- ¿Qué puedo hacer desde la ficha de un cliente en el teléfono?
Registra una nota, una llamada, un correo o una reunión en «Actividad»; «Resumir» usa un crédito de IA. En «Archivos», haz una foto o elige una de las fotos o de Archivos. «Añadir tarjeta» abre la página de la pasarela de pago, y la tarjeta aparece en cuanto la pasarela la confirma. «Registrar consentimiento» muestra el texto completo del formulario; el cliente escribe su nombre completo y luego «Aceptar y firmar». En «Mediciones», «Añadir lectura» o quita una lectura, y el resto de la serie se queda. «Ajustar puntos» está en «Fidelización». En ⋯ están «Editar», «Etiquetas», «Compartir tarjeta de contacto», «Exportar sus datos» y «Eliminar».
Sigue leyendo
Etiqueta a tus clientes y filtra por etiqueta
Marca a los clientes a los que tratas de forma distinta, como VIP, alergia o no llamar, y vuelve a encontrarlos con un clic.
Exporta o borra los datos personales de un cliente
Responde a un cliente que pregunta qué datos guardas sobre él o te pide que lo olvides, y conoce la diferencia entre borrar y eliminar.
Vincula una tarea a un cliente, un trato o cualquier otro registro
Haz que una tarea apunte a los registros de los que trata, para que quien la lea sepa a qué se refiere y pueda abrirlos con un clic.
Consulta, ajusta y gasta los puntos de un cliente
Comprueba el saldo y el nivel de un cliente, añade o quita puntos a mano y deja que pague con puntos en caja.
Pide a los clientes que acepten un formulario de consentimiento
Redacta los formularios que los clientes aceptan antes de un servicio, como una prueba de alergia o un cuestionario de salud, asócialos a servicios y registra un formulario firmado en recepción.
Activa o desactiva las funciones de IA
Las funciones de IA están desactivadas hasta que un propietario o un administrador las activa. Aquí tienes qué hacen, qué sale de tu espacio de trabajo y cómo funcionan los créditos.
Más en Contactos
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