Reservas · Cómo hacerlo
Reduce las ausencias con depósitos y tarjetas guardadas
Pide un depósito en las reservas nuevas, pide una tarjeta guardada a los clientes que reservan en línea, cobra una tarifa cuando alguien no viene y entérate de cuándo se conserva o se devuelve un depósito.
Conecta una pasarela de pago
Los depósitos y las tarjetas se pagan a través de tu propia pasarela, conectada en Integraciones › Pagos. Para guardar una tarjeta hace falta una pasarela que pueda almacenarla, como LiqPay o Fondy.
Activa los depósitos
En Reservas › Ajustes, en «Depósito y cancelación», activa «Exigir depósito en nuevas reservas». Elige «Importe fijo» o «Porcentaje del total» y el valor; un depósito nunca supera el precio de la cita. Pulsa «Guardar».
Para pedir depósito solo en algunos servicios, deja el interruptor desactivado, fija aquí el tipo y el importe, y pon la «Protección contra ausencias» de esos servicios en «Un depósito». Esos servicios cobran este importe esté o no activado el interruptor, como indica la línea que hay debajo.
Fija la ventana de cancelación
«Ventana de cancelación gratuita (horas antes del inicio)» decide qué pasa con un depósito pagado: si se cancela antes, se devuelve; si se cancela dentro de la ventana, se conserva. La regla es la misma cancele quien cancele, tú o el cliente.
Cómo pagan los clientes
Un cliente que reserva en línea ve el depósito en tu página de reservas antes de reservar y luego lo paga en la página de la pasarela. Para una cita que reservas en recepción, el correo de confirmación lleva el enlace de pago, si el cliente tiene correo electrónico. La cita muestra «Depósito pendiente» hasta que se paga y «Depósito pagado» después. Sin pasarela no hay enlace: el depósito queda pendiente y cobras el importe completo en caja.
Depósitos por plazas de una clase
Con los depósitos activados, o con una clase cuya «Protección contra ausencias» pida uno, cada plaza reservada en línea paga un depósito, y las plazas de una misma reserva se pagan juntas. Una clase que pide una tarjeta cobra un depósito en su lugar. La cancelación del cliente sigue la ventana de cancelación, como la de una visita; si cancelas la clase entera, se devuelve cada plaza pagada. Una plaza marcada «No vino» en la «Asistencia» conserva su depósito. La retención libera una plaza sin pagar igual que una visita, y «Mantener la reserva» junto a la plaza quita su retención.
Pide una tarjeta guardada
En un servicio, pon la «Protección contra ausencias» en «Una tarjeta guardada» para pedir una tarjeta a todos los clientes que lo reserven en línea. «Una tarjeta, pero solo a quien falta a sus citas» mira las citas del propio cliente: a quien falta a veces se le pide un depósito; a quien falta a menudo (tres ausencias, o el 30% de sus citas), una tarjeta, y al resto, nada. El cliente añade la tarjeta en la página de la pasarela antes de que se complete la reserva; Setvos nunca ve el número de la tarjeta.
Cobra una tarifa por ausencia
Fija una «Tarifa por ausencia» en el servicio; el campo aparece cuando la «Protección contra ausencias» no es «Nada». Cuando marcas una cita como «No asistió», la tarifa se cobra a la tarjeta guardada del cliente, salvo que en su lugar se conserve un depósito pagado. Si varios servicios de la cita tienen tarifa, solo se cobra la más alta. La tarjeta tiene que haberse guardado a través de la pasarela que usas ahora. Con cero, la tarjeta solo sirve para disuadir. Un cobro rechazado no se vuelve a intentar.
Añade una tarjeta en recepción
En la ficha del cliente, en «Tarjetas guardadas», pulsa «Añadir tarjeta». La página de la pasarela se abre en una pestaña nueva para que el cliente introduzca la tarjeta.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué pasa con el depósito al cobrar?
Cuenta como parte del pago: la caja lo resta del total.
- ¿Se conserva el depósito si el cliente no se presenta?
Sí. Marcar «No asistió» conserva un depósito pagado, y entonces no se cobra además ninguna tarifa por ausencia.
- ¿Qué hace «Un depósito» en «Protección contra ausencias»?
Pide un depósito en cada reserva de ese servicio, en línea y en recepción, aunque «Exigir depósito en nuevas reservas» esté desactivado. El importe es el de «Depósito y cancelación» en Reservas › Ajustes. En recepción, «Requerir depósito» empieza activado para ese servicio, y puedes desactivarlo para una cita concreta. La opción también te permite fijar una «Tarifa por ausencia».
- ¿Qué es la tarjeta en la primera visita del panel?
Con «Una tarjeta, pero solo a quien falta a sus citas», un cliente que reserva por primera vez no tiene citas por las que juzgarlo, así que no se le pide nada. En el bloque «Gana más con lo que ya tienes» del Panel puedes activar que también a él se le pida una tarjeta. Solo se ofrece con LiqPay o Fondy conectados, porque monobank no puede guardar tarjetas, y si al menos un servicio que se reserva en línea usa esa regla.
- ¿Qué pasa con un depósito pagado después de liberarse la hora?
Si la hora sigue libre, la reserva vuelve a estar en pie y el cliente recibe el aviso. Si otra persona tiene la hora, o la visita se canceló o no se presentó, el depósito vuelve a la tarjeta del cliente automáticamente un minuto después. Si la devolución a la tarjeta falla, recibes un aviso y se lo devuelves tú.
- ¿Cómo funciona el paso de la tarjeta en la app de clientes?
Un servicio que necesita una tarjeta guardada lo dice antes de reservar. Un cliente con sesión iniciada elige una tarjeta guardada en tu salón o añade una en tu página de pago; un invitado también la añade en tu página de pago y vuelve para terminar la reserva. No se cobra nada en ese momento.
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Conecta una pasarela de tarjetas o añade tus datos de pago para cobrar en línea con tarjeta o por transferencia con un código para todos; elige cómo pagan, marca las transferencias pagadas y paga propinas con monobank.
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