Reservas · Cómo hacerlo
Registra la llegada, termina, mueve o cancela una cita
Abre una cita para marcar cada una de sus etapas, anotar lo que se hizo, moverla, cancelarla o marcar que el cliente no se presentó, y entérate de qué se le comunica al cliente.
Abre la cita
Haz clic en su tarjeta en la agenda o en su fila en la lista. El panel muestra los servicios, el total, el depósito si lo hay y la venta una vez cobrada, además de una nota cuando el cliente pidió pagar con sus puntos. Una cita que el cliente confirmó desde un recordatorio de Telegram muestra «Confirmada por el cliente» y cuándo; al moverla, eso desaparece. Los botones que cambian una cita aparecen si tu rol permite editar reservas.
Encuentra una visita por su código
El código de la visita, como LIRA-9A4B, está junto a su título; pasa el cursor por encima para ver la referencia APT- que usan las exportaciones y el registro de actividad. A un cliente que te da su código lo encuentras escribiéndolo en la búsqueda de arriba. El cliente ve el mismo código en la página donde gestiona su reserva, que no muestra QR: ese enlace se puede reenviar, y el QR registra la llegada por sí solo.
Mantén una visita que espera su depósito
Una visita reservada online con el depósito sin pagar muestra «Reservada hasta las 10:11: se libera si no se paga el depósito», según la hora de tu salón. Mientras está retenida, el cliente no recibe recordatorios. Pulsa «Mantener la reserva» para terminar la retención: el cliente recibe el SMS de confirmación y el depósito queda pendiente para cobrarlo en recepción. La señal que un cliente paga desde Telegram se paga en la página de tu pasarela; cuando la pasarela la confirma, la visita la muestra pagada y el cliente recibe «Señal recibida» en su chat.
Marca un depósito pagado por transferencia
Un depósito que el cliente eligió pagar por transferencia bancaria muestra «Esperando transferencia» con la referencia que se le pidió añadir y el importe. Cuando el dinero esté en tu cuenta, pulsa «Marcar pagado (transferencia)», comprueba el importe y confirma, aquí o en Setvos Business. El depósito queda pagado como lo haría un pago con tarjeta, y no se puede deshacer. En una clase, está en la primera plaza del grupo que reservó. Un depósito pagado así se devuelve a mano: cuando hay que devolverlo, los propietarios reciben un aviso para hacerlo desde el banco.
Registra la llegada del cliente
Cuando llegue el cliente, pulsa «Registrar». Queda anotada su llegada; la cita sigue reservada.
Empieza la cita
Pulsa «Iniciar cronómetro» cuando empiece el trabajo; la tarjeta se marca con un contorno. Escribe la «Fórmula», que se guarda al hacer clic fuera, y añade fotos con «Añadir foto». También puedes escribir o corregir la fórmula cuando la cita ya está terminada. Las fotos de las citas nunca aparecen en tu página de reservas.
Termínala
Con la cita ya empezada, pulsa «Terminar y cobrar» para cerrarla y cobrarla en caja de una vez. «Hecha» la cierra sin cobrar; entonces se queda en la cita un botón «Cobrar» para más tarde.
Muévela
Antes de que empiece la cita, fija una hora en «Reprogramar a» y pulsa «Mover» para moverla dentro del día, o arrastra su tarjeta a otra hora, otro día u otra persona. El cambio se comprueba como una reserva nueva, y los recordatorios siguen la nueva hora. Al cliente se le envía la nueva hora: un correo con un archivo de calendario actualizado, si dio una dirección, y un mensaje, con el texto de tu plantilla «Cambio de hora» de Reservas › Ajustes si escribiste una. El correo muestra la hora antigua tachada sobre la nueva y dice cuándo un depósito pagado se mantiene.
Cancélala
Pulsa «Cancelar», lee lo que va a pasar y pulsa «Cancelar la cita»; no se puede deshacer. El cliente recibe un correo y un mensaje de cancelación. Un depósito pagado se devuelve si se cancela antes de la ventana de cancelación gratuita y se conserva si se cancela dentro de ella. Con la oferta a la lista de espera activada, se avisa a la primera persona de tu lista de espera que encaje. Puedes escribir un motivo para el cliente, de hasta 200 caracteres, como «La profesional está enferma»: la página donde gestiona su cita lo muestra bajo el aviso de que el local la canceló. El correo al cliente ofrece hasta tres horas libres para los mismos servicios, primero con la misma persona, y va firmado con tu nombre.
Marca que no se presentó
Si un cliente con reserva no viene, pulsa «No asistió»; el botón está ahí hasta que empieza la cita. Un depósito pagado se conserva. Si no se pagó depósito, el servicio tiene una tarifa por ausencia y el cliente tiene una tarjeta guardada, en su lugar se cobra la tarifa a la tarjeta.
Planifica la próxima cita
En una cita terminada, «Programar recordatorio» reserva los mismos servicios con la misma persona dentro del número de meses que elijas. En una cita con un cliente con nombre que no esté cancelada, «Hacer fija» crea una cita fija que se repite con los mismos datos. Ninguna de las dos opciones se ofrece para un cliente sin cita.
Preguntas frecuentes
- He cancelado una cita por error. ¿Puedo recuperarla?
No. Vuelve a reservar al cliente con «Nueva cita». Un depósito que se devolvió no se vuelve a cobrar, así que pídelo de nuevo si lo necesitas.
- ¿Puede un cliente gestionar una visita por su enlace en la app?
Sí. El enlace de tu confirmación abre la visita en la app Setvos sin cuenta: muestra el código de la visita — nunca el código QR — y el cliente puede pagar un depósito, cambiar la hora, cancelar o activar los recordatorios en Telegram.
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Cobra una cita en caja
Cierra una cita y cobra su importe en un solo paso: añade productos, aplica una membresía, un código promocional o un descuento, reparte el pago entre efectivo, tarjeta, tarjeta regalo, puntos o un enlace de pago, y reserva la próxima cita del cliente.
Reserva una cita para un cliente
Reserva una cita desde recepción: elige al cliente, los servicios, la persona y una hora libre, y Setvos le envía una confirmación al cliente.
Reserva citas fijas y visitas de seguimiento
Configura una cita que se repite cada semana, cada quince días o cada mes, reserva una sola visita de seguimiento con meses de antelación y termina una serie cuando el cliente deja de venir.
Reduce las ausencias con depósitos y tarjetas guardadas
Pide un depósito en las reservas nuevas, pide una tarjeta guardada a los clientes que reservan en línea, cobra una tarifa cuando alguien no viene y entérate de cuándo se conserva o se devuelve un depósito.
Trabaja con la ficha de un cliente
Lee el historial de un cliente, registra notas y llamadas, y mantén al día sus datos, sus archivos y sus tareas desde una sola pantalla.
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