Reservas · Cómo hacerlo
Gestionar clases: horario, inscripción y lista de asistencia
Da a una clase de grupo un horario que abre sus sesiones con antelación, inscribe a un cliente o a su hijo en cada sesión, lleva la lista de asistencia y cobra la plaza con un bono o una cuota mensual.
Crea un horario
En Reservas › Lista de espera, pulsa «Nueva cita fija» y elige «Horario de clase». Elige la «Clase» (un servicio de grupo), el local, la persona que la imparte, el día y la hora, cada cuánto se repite y cuándo termina, y pulsa «Crear el horario». Setvos abre las sesiones unos cuatro meses antes con todas las plazas libres y sigue abriendo cada día. Una sesión ya abierta a esa hora pasa al horario, y una fecha en la que el profesor no está libre se omite y se muestra. En la app Setvos Business, el menú ⋯ de una sesión de clase ofrece «Convertir en horario».
Deja que los clientes reserven plaza
Tu página de reservas muestra cada sesión con las plazas libres, así que una visita suelta o una clase de prueba reserva plaza como siempre. La sesión de un horario sigue en la agenda cuando se cancela su última plaza: la clase se da igualmente.
Inscribe a un niño para el curso
Abre el horario en la lista y pulsa «Inscribir», o pulsa «Inscribir» en la tarjeta «Clases» de la ficha del cliente. Elige el «Cliente que paga», el niño en «Qué niño», el «Primer día» y, si la plaza termina, el «Último día». El niño tiene plaza en cada sesión entre esos días. Una sesión completa se omite y se muestra en la plaza, nunca se fuerza, y la plaza se ocupa si queda una libre. Los padres reciben un correo con la lista de sesiones y un mensaje de texto, no uno por sesión.
Cobra con un bono o una cuota mensual
En «Pago», elige «Un bono para el niño» y un bono que cuente visitas u horas: se crea uno pendiente de pago, y su enlace de pago va en el correo de la inscripción. O elige «Una factura mensual» y el importe: cada mes se emite una factura desde el primer día y se envía por correo con un enlace para pagar, y se detiene cuando termina la plaza. Los padres ven lo que queda del bono en su cuenta de Setvos.
Lleva la lista de asistencia
Abre una sesión de clase en la agenda o en la app Setvos Business. En «Asistencia», marca a cada niño como «Presente», «No vino» o «Avisó» y pulsa «Guardar», o «Guardar y cerrar» al final de la clase: cerrar marca la sesión como realizada, y así la cuenta el pago por clase. «Presente» y «No vino» descuentan una clase del bono del niño, «Avisó» no descuenta nada y «Dar una recuperación» devuelve una clase al bono. Si cambias la marca de nuevo, la clase vuelve.
Pausa, cambia o termina una plaza
Abre la plaza desde el horario o desde la ficha del cliente. «Pausar» libera sus plazas entre dos días y vuelve a reservarlas después. «Pasar a otra clase» termina la plaza el día antes de una fecha y abre otra en la otra clase, con el mismo bono o la misma cuota mensual. «Terminar» cancela sus plazas después del último día. Terminar el horario termina todas sus plazas, y cada familia recibe un único aviso.
Preguntas frecuentes
- ¿Una ausencia sin aviso descuenta una clase?
Sí: una ausencia descuenta la clase, igual que una plaza reservada para el niño. Marca «Avisó» si los padres avisaron a tiempo; así no se descuenta nada.
- ¿Cuenta para el pago del profesor un niño que avisó?
No. El pago por clase cuenta a los niños que vinieron y las ausencias sin aviso, no a los que avisaron.
- ¿Pueden los padres inscribir a dos hijos?
Sí. Cada niño tiene su propia plaza, su sitio en cada sesión y su propio bono.
- ¿Y si la clase pide un formulario firmado?
La plaza de un niño se rechaza hasta que el padre, la madre o el tutor firma los formularios que pide la clase. Registra antes el formulario en la ficha del cliente, en «Consentimientos».
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Reserva citas fijas y visitas de seguimiento
Configura una cita que se repite cada semana, cada quince días o cada mes, reserva una sola visita de seguimiento con meses de antelación y termina una serie cuando el cliente deja de venir.
Pide a los clientes que acepten un formulario de consentimiento
Redacta los formularios que los clientes aceptan antes de un servicio, como una prueba de alergia o un cuestionario de salud, asócialos a servicios y registra un formulario firmado en recepción.
Crea un plan de membresía
Ofrece un bono de visitas, un bono de horas o una membresía de descuento que los clientes compran para un periodo fijo.
Los niños, mascotas y vehículos de un cliente
Lleva un registro propio de cada niño, mascota o coche bajo el cliente que reserva para ellos, para que cada visita, plaza, membresía y firma diga para quién era.
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- Ofrece clases grupales, paquetes y servicios que necesitan algo más
- Reduce las ausencias con depósitos y tarjetas guardadas
- Planifica el horario del personal y publícalo
- Lleva una lista de espera y ofrece los huecos libres
- Lee y responde las reseñas de los clientes
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