Personal · Anleitung
Den Datensatz eines Mitarbeiters lesen und aktualisieren
Im Datensatz finden Sie alles über eine Person: Ändern Sie ihre Angaben und ihre Arbeitswoche, und lassen Sie sie austreten, wenn sie geht.
Den Datensatz öffnen
Klicken Sie unter Personal auf eine Zeile. Die Kopfzeile zeigt Position, Abteilung, Personalnummer und Status und ob der Datensatz mit einem Konto verknüpft ist („Verknüpft“) oder nicht („Kein Konto verknüpft“).
Den Tab „Übersicht“ lesen
„Stellendetails“ nennt geschäftliche E-Mail, Telefon, Startdatum, Beschäftigungsart, Standort, Team, Ebene, Arbeitswoche und das Konto, mit dem der Datensatz verknüpft ist. Die mittlere Spalte zeigt die Abwesenheitsguthaben (wenn Abwesenheit eingeschaltet ist) und „Letzte Aktivität“: Eintritt, Verknüpfung mit einem Konto, Änderungen von Position, Ebene oder Vergütung, genehmigte Abwesenheiten, Bewertungen, Onboarding und Ausscheiden. Rechts stehen „Berichtet an“ und „Direkt unterstellt“.
Das Profil bearbeiten
Klicken Sie auf „Profil bearbeiten“, um den Namen, „Geschäftliche E-Mail“, „Telefon“, „Position“, „Ebene“, „Abteilung“, „Team“, „Vorgesetzter“, „Typ“, „Startdatum“, „Standort“, „Status“ oder „Arbeitswoche“ zu ändern, und dann auf „Änderungen speichern“. Eine neue Position oder Ebene erscheint unter „Letzte Aktivität“. Die Schaltfläche gibt es nur, wenn Ihre Rolle Personal bearbeiten darf. Die Vergütung steht nicht darin: Sie wird im Tab „Vergütung“ geändert.
Die Arbeitswoche festlegen
Wählen Sie unter „Arbeitswoche“ die Tage, an denen die Person arbeitet. Lassen Sie alle Tage abgewählt, gilt die Woche des Workspaces aus der Abwesenheitsrichtlinie. Abwesenheitsanträge und Abzüge für unbezahlten Urlaub zählen die Arbeitstage nach dieser Woche.
Die übrigen Tabs und Aktionen nutzen
„Dokumente“ gibt es immer. „Abwesenheit“ und „Leistung“ erscheinen, wenn diese Module eingeschaltet sind, und „Vergütung“, wenn die Gehaltsabrechnung eingeschaltet ist und Ihre Rolle sie sehen darf. Neben „Profil bearbeiten“ (auf dem Smartphone hinter der Schaltfläche ⋯) stehen „Mit Mitglied verknüpfen“ (nach der Verknüpfung „Verknüpftes Konto“) und „Trinkgeld“, wenn Ihre Rolle Personal bearbeiten darf, sowie „Abwesenheit beantragen“, wenn Abwesenheit eingeschaltet ist und Ihre Rolle Abwesenheitsanträge anlegen darf.
Jemanden austreten lassen, der geht
Setzen Sie in „Profil bearbeiten“ den „Status“ auf „Ausgeschieden“ und klicken Sie auf „Änderungen speichern“. Setvos fragt zuerst nach und sagt, was passieren wird; klicken Sie auf „Austreten lassen“. Der letzte Arbeitstag ist heute. Eine noch laufende Onboarding-Checkliste wird geschlossen, die geltende Vergütung endet an diesem Tag, die Gehaltsabrechnung zählt die Person danach nicht mehr, und neue Bewertungszyklen lassen sie aus. Der Datensatz und sein Verlauf bleiben erhalten.
Wissen, was das Ausscheiden für Buchungen und Zugang bedeutet
Ist der Datensatz mit einem Konto verknüpft, verschwindet die Person ab dem nächsten Tag aus dem Dienstplan und sofort von allen Standorten und Leistungen; eine Leistung, der sonst niemand zugeordnet war, kann dann mit jedem Mitarbeiter gebucht werden. Termine, die bereits bei ihr gebucht sind, bleiben: Inhaber und Admins erhalten eine Mitteilung, wie viele umzubuchen sind und welche Leistungen jetzt niemanden mehr haben. Außerdem verliert die Person den Zugang zum Workspace, es sei denn, sie ist dessen einziger Inhaber.
Häufige Fragen
- Kann ich einen Mitarbeiter löschen?
Nein. Setzen Sie den Status stattdessen auf „Ausgeschieden“: Der Datensatz, die Lohnzettel und der Verlauf bleiben erhalten, und genau das brauchen Sie, wenn jemand nach einem vergangenen Monat fragt.
- Kann ich Name, Abteilung oder vorgesetzte Person ändern?
Ja. „Profil bearbeiten“ ändert neben Position, Ebene, Standort, Status und Arbeitswoche auch Name, geschäftliche E-Mail, Telefon, Abteilung, Team, vorgesetzte Person, Typ und Startdatum.
- Wo ändere ich die Vergütung einer Person?
Im Tab „Vergütung“, mit einer Rolle, die die Gehaltsabrechnung bearbeiten darf. „Profil bearbeiten“ hat kein Feld für die Vergütung; jede Änderung ist dort eine neue Zeile im Verlauf, ab dem Datum, das Sie wählen.
- Werden Termine bei der Person storniert, wenn sie ausscheidet?
Nein. Termine, die schon im Terminkalender stehen, bleiben bei ihr, und Inhaber und Admins erfahren, wie viele es noch sind. Verschieben Sie sie unter Buchungen zu jemand anderem, oder sagen Sie den Kunden Bescheid.
- Und wenn jemand, der gegangen ist, zurückkommt?
Setzen Sie den „Status“ in „Profil bearbeiten“ wieder auf „Aktiv“, dann läuft die Vergütung wieder. Zugang, Standorte, Leistungen und Schichten kommen nicht von selbst zurück: Laden Sie die Person unter Einstellungen › Mitglieder erneut ein, fügen Sie sie unter Buchungen › Standorte und Buchungen › Leistungen wieder hinzu und planen Sie sie unter Buchungen › Dienstplan ein.
- Was zeigt ein Mitarbeiterdatensatz auf dem Telefon?
Personal zeigt die Kennzahlen zum Personalbestand, eine Suche, Statusschaltflächen und einen Abteilungsfilter. Ein Datensatz zeigt, ob ein Konto verknüpft ist, Anrufen und E-Mail, dann „Übersicht“, „Abwesenheit“, „Dokumente“, „Leistung“ und, für alle, die die Gehaltsabrechnung sehen dürfen, „Vergütung“. Unter ⋯ stehen „Abwesenheit für die Person beantragen“, „Trinkgeldempfänger“, „Profil bearbeiten“, „Konto verknüpfen“ und „Austritt erfassen“. Der Austritt nimmt einen letzten Tag und nennt, was folgt: raus aus Dienstplan, allen Standorten und allen Leistungen, der Platz entfällt (nie der des letzten Inhabers), gebuchte Termine bleiben, Checklisten schließen und die Vergütung endet.
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Dokumente eines Mitarbeiters und ihre Ablaufdaten verwalten
Laden Sie Verträge, Arbeitserlaubnisse und Zertifikate in einen Datensatz hoch, legen Sie ein Ablaufdatum fest und erhalten Sie eine Erinnerung, wenn eines in 30 Tagen abläuft.
Einen Mitarbeiterdatensatz mit einem Konto verknüpfen
Verbinden Sie einen Datensatz mit dem Setvos-Konto der Person, damit ihre Zeiterfassung, Lohnzettel, Schichten im Dienstplan und Verkäufe an der Kasse als ihre gezählt werden.
Festlegen, wie jemand bezahlt wird
Wählen Sie für einen Mitarbeiter ein Vergütungsmodell (Monatsgehalt, Stundenlohn, Provision, gestaffelt oder pro Kurs) ab einem Datum, und behalten Sie jede Änderung im Verlauf.
Abwesenheit beantragen
Tragen Sie Abwesenheit für sich oder eine Kollegin oder einen Kollegen ein, sehen Sie vor dem Senden, wie viele Arbeitstage sie kostet, und erkennen Sie Konflikte mit dem Dienstplan.
Das Abwesenheitsguthaben eines Mitarbeiters prüfen
Sehen Sie, wie viele Urlaubs-, Krankheits- und persönliche Tage jemandem in diesem Jahr noch bleiben und welche Abwesenheiten er schon genommen hat.
Leistung: Bewertungszyklen für Ihr Team
Führen Sie Bewertungszyklen durch – Zeiträume, in denen jede Person eine Einstufung und eine schriftliche Bewertung erhält – und bewahren Sie die Bewertungen jeder Person in ihrem Datensatz auf.
Mehr in Personal
- Personal: die Daten Ihres Teams an einem Ort
- Einen Mitarbeiter hinzufügen
- Mitarbeiter in Abteilungen gliedern
- Die Zeiterfassung nutzen
- Kunden über monobank Trinkgeld an eine Person geben lassen
- Abwesenheiten, Beurteilungen, Recruiting: erhalten und was beim Auslaufen passiert
- Personal: Fragen und Antworten
In Setvos öffnen
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