Personal · Anleitung
Die Zeiterfassung nutzen
Stempeln Sie sich ein und aus, sehen Sie für jeden Tag, wer an welchem Standort da ist, korrigieren Sie einen Eintrag oder ergänzen Sie einen fehlenden, und exportieren Sie die Stunden.
Die Zeiterfassung öffnen
Klicken Sie unter Personal auf „Zeiterfassung“. Oben steht „Meine Zeiterfassung“, Ihre eigene; darunter „Meine Lohnzettel“, wenn die Gehaltsabrechnung eingeschaltet ist, und dann der Tag des Teams.
Sich ein- und ausstempeln
Klicken Sie zu Beginn auf „Einstempeln“, vor und nach einer Pause auf „Pause“ und „Pause beenden“ und am Ende auf „Ausstempeln“. „Meine Zeiterfassung“ zeigt die Stunden von heute und dieser Woche. Dafür brauchen Sie einen Mitarbeiterdatensatz, der mit Ihrem Konto verknüpft ist.
Mit eingeschaltetem Geofence einstempeln
Ist „Geofence“ eingeschaltet, fragt „Einstempeln“ an einem Standort mit Pin auf der Karte Ihren Browser einmal nach Ihrer Position. Teilen Sie sie nicht, werden Sie trotzdem eingestempelt, und Ihre Führungskraft sieht „Standort nicht geteilt“. An einem Standort ohne Pin wird nichts abgefragt. An einem Tag, an dem Sie laut Dienstplan keine Schicht haben, und wenn Sie an mehr als einem Standort arbeiten, wählen Sie den Standort zuerst unter „Wo arbeiten Sie?“.
Sehen, wer da ist
Wählen Sie einen Tag und, wenn Buchungen eingeschaltet ist, einen Standort. Die Kacheln zählen, wer „Da“ ist, wer in „Pause“ ist und wer „Weg“ ist. Jede Zeile zeigt die geplante Schicht der Person (oder „Heute nicht eingeplant“), ihren Status und die Stunden unter „Gearbeitet / geplant“.
Einen Eintrag korrigieren
Hat jemand vergessen auszustempeln oder zur falschen Zeit gestempelt, klicken Sie in seiner Zeile auf „Korrigieren“, setzen Sie „Kommen“ und „Gehen“, geben Sie einen „Grund“ an und klicken Sie auf „Korrektur speichern“. Das ändert den letzten Eintrag der Person an diesem Tag, die Zeile wird als „Korrigiert“ markiert, und der Grund wird unter Einstellungen › Audit-Log festgehalten. Zum Korrigieren brauchen Sie eine Rolle, die Personal bearbeiten darf.
Einen fehlenden Eintrag ergänzen
Hat jemand eine Schicht gearbeitet und nie gestempelt, wählen Sie diesen Tag, klicken Sie in seiner Zeile auf „Eintrag hinzufügen“, setzen Sie „Kommen“, „Gehen“, den „Standort“ (wenn Buchungen eingeschaltet ist) und einen „Grund“ und klicken Sie auf „Eintrag hinzufügen“. Ein Eintrag in der Zukunft oder einer, der sich mit einem anderen Eintrag der Person überschneidet, wird abgelehnt. Der Eintrag wird mit „Von einer Führungskraft hinzugefügt“ markiert, und der Grund wird unter Einstellungen › Audit-Log festgehalten. Zum Ergänzen brauchen Sie eine Rolle, die Personal bearbeiten darf.
Automatisch geschlossene Schichten prüfen
Eine offene Schicht, die länger als die maximale Schicht dauert, schließt sich bei dieser Länge von selbst und wird als „Automatisch geschlossen“ markiert. Prüfen Sie diese Zeilen: Das tatsächliche Ende liegt meist früher, und beim Stundenlohn zählt, was die Zeiterfassung sagt.
Die Einstellungen der Zeiterfassung ändern
„Einstellungen der Zeiterfassung“ enthält „Maximale Schicht (Std)“, 14, solange Sie nichts ändern, und „Geofence“: Ist es eingeschaltet, wird ein Einstempeln an einem Standort mit Pin gegen den „Radius (m)“ um den Standort geprüft, anhand der Position, die Telefon oder Browser übermitteln. Wer sie nicht teilt, kann trotzdem einstempeln, markiert mit „Standort nicht geteilt“, und Standorte ohne Pin werden nicht geprüft. Klicken Sie auf „Einstellungen speichern“. Die Schaltfläche gibt es nur, wenn Ihre Rolle die Personal-Einstellungen ändern darf.
Die Stunden exportieren
„Export“ lädt eine CSV-Datei des gewählten Tages und der 30 Tage davor herunter, mit Pausen, geplanten Minuten, Korrekturen und ihren Gründen. Die Schaltfläche gibt es nur, wenn Ihre Rolle Personal exportieren darf.
Häufige Fragen
- Warum fehlt jemand in der Liste?
Es erscheinen nur Datensätze, die mit einem Konto verknüpft sind, denn nur eine verknüpfte Person kann sich einstempeln; ausgeschiedene Personen fehlen. Verknüpfen Sie den Datensatz, dann taucht die Person auf.
- Warum wird ein Einstempeln mit eingeschaltetem Geofence abgelehnt?
Nur wenn die geteilte Position außerhalb des Radius des Standorts liegt: des Standorts Ihrer heutigen Schicht oder des gewählten. Die Meldung sagt, wie weit Sie entfernt sind. Keinen Standort zu teilen ist keine Ablehnung: Sie werden eingestempelt, markiert mit „Standort nicht geteilt“. Ein Standort ohne Pin auf der Karte wird nicht geprüft.
- Jemand hat vergessen, sich überhaupt einzustempeln. Kann ich den Eintrag ergänzen?
Ja. Wählen Sie in der Zeiterfassung den Tag und klicken Sie in der Zeile der Person auf „Eintrag hinzufügen“, mit den Uhrzeiten und einem Grund. Beim Stundenlohn ist das wichtig: Sobald jemand in einem Abrechnungszeitraum die Zeiterfassung nutzt, wird nur gestempelte Zeit bezahlt, und ein ergänzter Eintrag zählt wie jeder andere.
- Ändern Korrekturen die Bezahlung?
Ja, für alle mit Stundenlohn: Die nächste Abrechnung oder die Neuberechnung eines Entwurfs zählt korrigierte und ergänzte Einträge. Eine genehmigte Abrechnung behält, was sie gezahlt hat, und unter Gehaltsabrechnung › Tage sehen Sie die Differenz.
- Wie stempele ich auf dem Telefon ein?
Tippen Sie in „Meine Arbeit“ auf „Einstempeln“; danach folgen Pause beginnen, Pause beenden und „Ausstempeln“. Der Standort ist der Ihrer heutigen Schicht, der einzige Standort oder einer, den Sie wählen. Das Telefon fragt nur an einem Standort nach Ihrem Standort, an dem der Arbeitsbereich die Standortprüfung eingeschaltet hat und der eine Markierung hat, und liest ihn einmal. „Jetzt nicht“ oder eine verweigerte Berechtigung stempelt trotzdem ein, und Ihre Führungskraft sieht „Standort nicht geteilt“; teilen Sie den Standort außerhalb des Radius, wird abgelehnt. Offline wird nichts gestempelt, und heute und diese Woche zählen den Tag Ihres Salons. Ohne verknüpften Mitarbeiterdatensatz ist „Einstempeln“ gesperrt.
- Sehen Führungskräfte die Zeiterfassung auf dem Telefon?
Ja: Die Übersicht der Zeiterfassung hat Schaltflächen für Standorte und ein Datum, die Zahlen für anwesend, in Pause und gegangen, und für jede Person ihre Schicht oder „kein Dienstplan“, den Status und die gearbeitete Zeit gegenüber dem Dienstplan, mit Kennzeichen: automatisch geschlossen, korrigiert, „Von einer Führungskraft hinzugefügt“ und „Standort nicht geteilt“. Korrigieren Sie einen Eintrag oder fügen Sie einen fehlenden hinzu, jeweils mit Pflichtgrund. Die Einstellungen der Zeiterfassung enthalten die längste Schicht, die Standortprüfung und ihren Radius. „CSV exportieren“ öffnet das Teilen-Menü, zählt die Tage des Salons und führt die beiden Kennzeichen als Spalten.
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Einen Mitarbeiterdatensatz mit einem Konto verknüpfen
Verbinden Sie einen Datensatz mit dem Setvos-Konto der Person, damit ihre Zeiterfassung, Lohnzettel, Schichten im Dienstplan und Verkäufe an der Kasse als ihre gezählt werden.
Woraus ein Lohnzettel besteht
Wissen Sie, woher jede Zeile eines Lohnzettels stammt (Gehaltstage, Stunden, Verkäufe, Kurse, unbezahlter Urlaub und Referenzsteuern), damit Sie ihn prüfen können.
Die Lohnzettel einer Abrechnung prüfen und einen Lohnzettel herunterladen
Lesen Sie die Summen einer Abrechnung, öffnen Sie jeden Lohnzettel Zeile für Zeile, exportieren Sie die Abrechnung als Tabelle und laden Sie einen Lohnzettel als PDF herunter.
Den Dienstplan planen und veröffentlichen
Legen Sie fest, wer an jedem Standort wann arbeitet, für eine Woche oder einen Monat, und veröffentlichen Sie den Plan. Nur veröffentlichte Schichten sind buchbar, online wie am Empfang.
Im Audit-Log sehen, wer was geändert hat
Das Audit-Log hält jede wesentliche Änderung im Workspace als einfachen Satz fest – mit Angabe, wer sie wann vorgenommen hat. Filtern Sie es, öffnen Sie, was ein Eintrag nennt, oder exportieren Sie es.
Setvos auf dem Smartphone: die kommenden Apps und was Sie heute nutzen
Zwei Apps für das Smartphone sind unterwegs, eine für Ihr Team und eine für Ihre Kunden. Bis sie im App Store und bei Google Play sind, lesen Sie hier, wie Sie Ihren Tag führen und Kunden vom Smartphone aus buchen lassen.
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In Setvos öffnen
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