Dokumente eines Mitarbeiters und ihre Ablaufdaten verwalten

1. 01

   Den Tab „Dokumente“ öffnen

   Öffnen Sie die Person unter Personal und wählen Sie „Dokumente“. „Dateien & Ablauf“ listet, was vorliegt, das am frühesten ablaufende zuerst.

2. 02

   Eine Datei hochladen

   Klicken Sie auf „Hochladen“. Wählen Sie die „Datei“ (ein PDF, ein Bild oder ein Word-Dokument), ihren „Typ“ (Ausweis, Vertrag, Arbeitserlaubnis, ärztliches Dokument, Zertifikat oder Sonstiges) und, falls sie abläuft, ein „Ablaufdatum“. Klicken Sie auf „Hochladen“. Zum Hochladen brauchen Sie eine Rolle, die Personal bearbeiten darf.

3. 03

   Den Status lesen

   Ein Dokument mit Ablaufdatum zeigt „Gültig“, „Läuft bald ab“, wenn noch 30 Tage oder weniger bleiben, oder „Abgelaufen“.

4. 04

   Die Erinnerung erhalten

   Sobald ein Dokument 30 Tage oder weniger vor seinem Ablaufdatum steht, erhalten alle, deren Rolle Personal sehen darf, eine Benachrichtigung dazu. Ändern Sie das Datum, wird die Erinnerung für das neue Datum neu gestellt.

5. 05

   Eine Datei korrigieren, herunterladen oder entfernen

   Mit dem Stift („Typ oder Ablauf ändern“) korrigieren Sie Typ oder Datum, mit dem Dateinamen oder der Download-Schaltfläche öffnen Sie die Datei, und mit dem Papierkorb („Entfernen“) löschen Sie sie. Setvos fragt zuerst nach, denn eine gelöschte Datei lässt sich nicht wiederherstellen. Ändern und Entfernen erfordern eine Rolle, die Personal bearbeiten darf.

6. 06

   Eine Unterschrift mit Diia anfordern

   Die Unterschrift-Schaltfläche („Mit Diia.Signature unterschreiben“) öffnet einen Dialog. Klicken Sie auf „Unterschrift anfordern“; die unterschreibende Person scannt den Code oder öffnet den Link auf dem Smartphone, auf dem Diia installiert ist, und bestätigt dort. Setvos bewahrt das Dokument so auf, wie es gesendet wurde, zusammen mit der Signatur, die Diia zurückgibt. Sagt der Dialog, dass das Unterschreiben noch nicht verbunden ist, steht es Ihnen noch nicht zur Verfügung.

Aktualisiert am 6. Oktober 2026