Facturation · Mode d’emploi
Clôturer la journée et émettre des tickets fiscaux
Clôturez la journée de caisse avec les espèces comptées, connectez votre ПРРО, consultez chaque ticket émis, relancez celui qui a échoué et éditez les rapports de session.
Ouvrir « Clôture de la journée »
Ouvrez Facturation › Clôture de la journée, ou appuyez sur « Clôture de la journée » au-dessus de la liste des factures ; le bouton est là quand votre espace de travail prend des réservations ou a une caisse enregistreuse connectée. La page présente d’abord la journée de caisse, puis la session de la caisse enregistreuse, puis les tickets.
Clôturer la journée de caisse
Dans « La caisse », choisissez l’« Établissement » et la date. Comparez les « Espèces attendues » avec les espèces du tiroir, saisissez ce montant dans « Espèces comptées », ajoutez un « Motif » si les deux diffèrent, et appuyez sur « Clôturer la journée ». Chaque établissement ne clôture une journée qu’une fois, et les espèces que vous avez comptées deviennent les recettes de caisse de ce jour dans le livre de caisse de Facturation › Comptes. La journée de caisse ne nécessite aucune caisse enregistreuse.
Connecter votre caisse enregistreuse
Les tickets sont émis par la caisse ПРРО que vous connectez, par exemple Checkbox, sous votre propre numéro fiscal — Setvos ne les émet pas lui-même. Un propriétaire ou un administrateur la connecte dans Intégrations › Fiscalisation. Tant qu’aucune n’est connectée, aucun ticket n’est émis.
Laisser les tickets se faire tout seuls
Chaque fois que de l’argent est encaissé — un paiement en ligne, une vente en caisse, une commande marquée payée ou un paiement enregistré sur une facture —, Setvos demande un ticket à votre caisse enregistreuse. Une facture réglée en deux fois reçoit deux tickets. L’argent qui repart — un remboursement via un prestataire de paiement, un avoir avec « Rembourser aussi la somme », un retour remboursé — reçoit son propre ticket de retour. De même pour un acompte que vous rendez par virement. Si tout l’argent repart avant que la caisse enregistreuse ait accepté le ticket de vente, ce ticket est retiré et aucun n’est déposé ; si une partie seulement repart, le ticket de retour suit celui de la vente. Si aucune session n’est ouverte, une session est d’abord ouverte. Le reçu envoyé par e-mail au client donne le numéro du reçu fiscal et le lien de vérification des impôts seulement une fois que la caisse enregistreuse l’a émis ; jusque-là, cette ligne n’apparaît pas.
Vérifier les tickets
La liste affiche pour chaque ticket son code fiscal (ou « Pas encore enregistré »), l’origine de l’argent — par exemple « Facture », « Commande », « Visite en caisse » ou « Paiement en ligne » —, le montant et le statut : « En attente », « Enregistré », « En échec » ou « Retiré » — un ticket de vente dont tout l’argent est reparti avant son enregistrement, et qui ne sera jamais déposé. « Administration fiscale » ouvre un ticket au statut « Enregistré » sur le site de l’administration fiscale.
Relancer un ticket en échec
Un ticket que la caisse enregistreuse n’a pas accepté est retenté toutes les dix minutes, jusqu’à huit tentatives au total. Ensuite, il s’affiche « En échec » : corrigez la cause, souvent la connexion de la caisse enregistreuse, et appuyez sur « Réessayer ». « Réessayer » fonctionne aussi sur un ticket encore en attente, jamais sur un ticket retiré.
Ouvrir, contrôler et fermer la session
L’encadré « Session de caisse » indique si une session est ouverte. « Ouvrir la session » en démarre une manuellement et, tant qu’elle est ouverte, « Rapport X » affiche ses totaux jusqu’ici. En fin de journée, appuyez sur « Fermer la session (rapport Z) » ; le rapport s’affiche exactement tel que votre caisse enregistreuse l’a produit. Par défaut, ouvrir et fermer une session est réservé aux propriétaires, aux administrateurs et aux responsables.
Questions fréquentes
- Et si personne ne ferme la session ?
Setvos ferme de lui-même une session ouverte depuis 23 heures, pour que le rapport Z ait tout de même lieu. La fermer vous-même en fin de journée reste la meilleure habitude.
- Pourquoi n’y a-t-il pas de bouton « Clôture de la journée » sur la liste des factures ?
Il apparaît quand votre espace de travail prend des réservations, car la caisse est rattachée à un établissement, ou quand une caisse enregistreuse est connectée. Sans l’un ni l’autre, il n’y a pas de journée à clôturer. La page Facturation › Clôture de la journée elle-même s’ouvre dans tous les cas.
- Setvos envoie-t-il les tickets à l’administration fiscale ?
Non. C’est la caisse ПРРО que vous connectez qui enregistre chaque ticket ; Setvos lui transmet les détails du paiement et garde la liste de ses réponses.
- Comment savoir que la caisse a émis le reçu d’une vente ?
Après l’encaissement, la ligne sous la vente indique d’abord que le reçu a été remis à votre caisse (PRRO), puis en quelques secondes « La caisse a émis le reçu » avec son numéro fiscal dès qu’elle répond. Si rien ne change, ouvrez l’écran de caisse pour voir pourquoi.
- Que dit le téléphone du ticket d’une vente ?
Après une vente à la caisse du téléphone ou avec « Scanner et vendre », une ligne dit ce qui s’est passé : « Transmis à la caisse enregistreuse » pendant l’attente, puis que la caisse enregistreuse l’a émis, avec son numéro fiscal ; que rien n’a été encaissé en caisse, donc l’acompte ou le lien reçoit son ticket une fois payé ; ou qu’aucune caisse enregistreuse n’est connectée, donc il n’y a pas de ticket. Le téléphone n’affiche jamais un numéro inventé. Si un ticket échoue, la caisse enregistreuse réessaie, et l’écran fiscal l’indique.
- Puis-je gérer la session et clôturer la journée sur le téléphone ?
Oui. L’écran fiscal de Setvos Business montre la caisse enregistreuse, si sa session est ouverte et depuis combien de temps ; au-delà de 23 heures, il vous demande de la fermer aujourd’hui. Ouvrir la session et la fermer avec le rapport Z demandent les réglages de facturation ; le rapport X ne demande que l’accès en lecture. Un rapport s’ouvre tel que la caisse enregistreuse l’a imprimé, à partager ou imprimer. En dessous se trouvent les tickets, avec les compteurs En attente et Échec, et « Réessayer » renvoie un ticket échoué. La clôture de la journée prend l’établissement et la date, affiche les chiffres du jour et demande les espèces comptées et, si elles ne correspondent pas, un motif ; une fois clôturés, les chiffres sont figés pour cet établissement et cette date.
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Émettre les tickets par votre caisse Checkbox (ПРРО)
Connectez la caisse enregistreuse Checkbox que vous avez déjà, pour qu’un ticket soit émis par elle quand de l’argent change de mains, sous votre propre numéro fiscal.
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