Facturation · Mode d’emploi
Créer et envoyer une facture
Préparez un brouillon de facture à partir de vos produits ou de lignes saisies, vérifiez-le et envoyez-le au client par e-mail au format PDF.
Commencer une nouvelle facture
Ouvrez Facturation et appuyez sur « Nouvelle facture ». Si le bouton n’apparaît pas, votre rôle ne permet pas de créer des factures.
Choisir qui vous facturez
Appuyez sur « Facturer à » et tapez une partie du nom, du téléphone ou de l’e-mail du client ; la liste affiche les premiers résultats, et la suite de votre saisie l’affine. Réglez la « Date d’émission » (aujourd’hui, sauf si vous la changez) et une « Date d’échéance ». Une facture sans date d’échéance ne passe jamais en retard.
Ajouter les lignes
Pour chaque ligne, ouvrez le sélecteur et tapez le nom, la référence ou le code-barres d’un produit, ou choisissez « Ligne libre » en haut de la liste et tapez un intitulé. Saisissez la quantité (en nombres entiers) et le prix unitaire : un produit apporte son propre prix, que vous pouvez modifier. Appuyez sur « Ajouter une ligne » pour en ajouter une autre.
Régler la taxe et une remise
Dans « Totaux », saisissez une remise sous forme de montant et un taux dans « Taxe % » pour toute la facture. Chaque ligne a aussi sa propre case de taxe après le prix : laissez-la vide pour appliquer le taux de la facture, ou tapez 0 pour une ligne sans taxe. La remise est répartie entre les lignes au prorata de leurs montants.
« Totaux » affiche la taxe sur une ligne par taux, ainsi que le total, exactement comme ils figureront sur la facture enregistrée.
Créer le brouillon
Appuyez sur « Créer un brouillon ». La facture s’ouvre en brouillon, avec son propre numéro : INV-0001, et ainsi de suite. Rien n’a été envoyé, et vous pouvez encore tout changer avec « Modifier ».
L’envoyer
Appuyez sur « Envoyer ». L’e-mail part à l’adresse du client, sauf si vous en tapez une autre dans « À » ; ajoutez un petit mot dans « Message (facultatif) » si vous le souhaitez, puis appuyez sur « Envoyer la facture ». Le PDF est joint et la facture passe à « Envoyée ».
Questions fréquentes
- Pourquoi la facture ne part-elle pas ?
Il lui faut au moins une ligne, et une adresse e-mail — celle du client, ou une adresse que vous tapez dans « À ». Une facture payée ou annulée ne peut pas être envoyée.
- Puis-je facturer dans une autre devise ?
Pas depuis ce formulaire. Une nouvelle facture utilise la devise de votre espace de travail, qu’un propriétaire ou un administrateur règle dans Paramètres › Général. Une facture récurrente peut avoir sa propre devise.
- D’où viennent les coordonnées de mon entreprise sur le PDF ?
Des coordonnées de vendeur dans Paramètres › Général. Remplissez-les toutes ou aucune : une fois complètes, elles figurent sur chaque facture, et le statut fiscal que vous y indiquez décide si une ligne de TVA apparaît.
- Puis-je d’abord envoyer une offre de prix ?
Oui. Appuyez sur « Nouveau devis » au lieu de « Nouvelle facture » : le même formulaire crée un devis, avec une date « Valable jusqu’au » à la place de l’échéance.
- Puis-je créer une facture sur le téléphone ?
Oui, si vous pouvez créer des factures : « Nouvelle facture » ou « Nouveau devis » dans la liste des factures de Setvos Business. Choisissez à qui facturer, les dates et les lignes — un produit trouvé par recherche ou scan, ou une ligne libre, avec une quantité, un prix et un taux de taxe par ligne, où un champ vide reprend le taux de la facture et 0 est un taux —, puis une remise, des notes et des champs personnalisés. Le total est calculé comme sur le serveur. La liste cherche par numéro ou client et affiche les factures, devis, ventes, avoirs ou tout.
- Puis-je facturer les heures saisies par mon équipe ?
Oui. Sur la fiche d’une affaire, d’un client ou d’une entreprise, « Facturer le temps en attente » sur la carte « Temps » crée le brouillon pour vous, avec une ligne par affaire et les heures sur chaque ligne. Les taux horaires se définissent dans Paramètres › Pipelines.
À lire ensuite
Se faire payer une facture
Envoyez un lien de paiement, enregistrez des espèces ou un virement, acceptez un paiement partiel et téléchargez le PDF depuis la page d’une facture.
Modifier un brouillon de facture
Modifiez le client, les dates, les lignes, la taxe et la remise d’une facture qui n’a pas encore été envoyée.
Faire un devis et le transformer en facture
Proposez un prix avant de facturer : faites un devis, remettez-le au client, enregistrez sa réponse et transformez-le en facture.
Facturer le même client à intervalle régulier
Configurez une facture récurrente émise tous les mois, tous les trois, six ou douze mois, puis suspendez-la, émettez-la en avance ou supprimez-la.
Produits : une seule liste de prix pour tout ce que vous vendez
À quoi sert le catalogue, ce qui distingue les produits des prestations, et où le reste de Setvos va chercher vos prix.
Renseigner votre entreprise : pays, fuseau horaire, devise et langue
Indiquez à Setvos quel type d’entreprise vous êtes et où vous exercez, et ajoutez les coordonnées du vendeur que portent vos factures et vos devis.
Plus dans Facturation
- Factures : facturez vos clients et voyez qui vous doit de l’argent
- Corriger une facture : avoir, annulation ou suppression
- Clôturer la journée et émettre des tickets fiscaux
- Enregistrer les charges et tenir le livre de caisse
- Lire le résultat, la trésorerie et les taxes, et envoyer un dossier à votre comptable
- Factures : questions fréquentes
Ouvrir dans Setvos
Connecté ? Cet article se trouve aussi dans le menu Aide de l’application.
Toujours bloqué ?
Dites-nous ce que vous essayiez de faire : nous répondons par chat, en six langues. Nous écrire
Sortez vos réservations du papier, de WhatsApp et de trois tableurs.
Importez votre fichier clientes, vos prestations et vos visites passées depuis un tableur ou l’export de votre ancien système, avec un aperçu avant que rien ne soit enregistré — et de l’aide par chat, en six langues, dès que vous le souhaitez. La plupart des studios tournent le jour même.