Facturation · Mode d’emploi
Faire un devis et le transformer en facture
Proposez un prix avant de facturer : faites un devis, remettez-le au client, enregistrez sa réponse et transformez-le en facture.
Commencer un devis
Ouvrez Facturation et appuyez sur « Nouveau devis ». C’est le formulaire de facture, avec « Valable jusqu’au » à la place de l’échéance : jusqu’à cette date, le prix est garanti.
Le remplir
Choisissez le client dans « Facturer à », ajoutez les lignes, la taxe et une éventuelle remise exactement comme sur une facture, puis appuyez sur « Créer un brouillon ». Le devis reçoit son propre numéro, QUO-0001 et ainsi de suite, et tant qu’il est en brouillon, « Modifier » permet de le changer.
Le remettre au client
Appuyez sur « Envoyer » sur le devis. L’e-mail part à l’adresse du client, sauf si vous en tapez une autre dans « À » ; ajoutez un petit mot dans « Message (facultatif) » si vous le souhaitez, puis appuyez sur « Envoyer le devis ». L’e-mail précise qu’il s’agit d’un devis, contient le PDF et la date jusqu’à laquelle il est valable, et ne demande aucun paiement. Le devis est alors marqué comme envoyé et, tant qu’il l’est, « Renvoyer » l’envoie de nouveau. Pour envoyer le fichier vous-même, appuyez plutôt sur « PDF » (sur un téléphone, derrière le bouton ⋯). Envoyé par e-mail, il se présente comme un devis, avec sa date de validité, sans bouton de paiement et avec le PDF joint.
Enregistrer sa réponse
Appuyez sur « Accepter » ou « Refuser » sur le devis : il affiche alors « Accepté » ou « Refusé ». Une fois la date « Valable jusqu’au » passée, le devis affiche « Expiré » et n’est plus renvoyé — une nouvelle offre, c’est un nouveau devis avec une nouvelle date. Si le client dit oui un peu tard, vous pouvez tout de même l’accepter.
Le transformer en facture
Appuyez sur « Transformer en facture ». Setvos crée un nouveau brouillon de facture avec les lignes du devis, marque le devis comme accepté et le conserve tel quel ; « Ouvrir la facture » sur le devis vous y mène. La nouvelle facture n’a pas de date d’échéance : fixez-en une avec « Modifier », puis envoyez-la.
Questions fréquentes
- Où trouver mes devis ?
Dans Facturation, choisissez « Devis » dans le premier filtre, ou cherchez le numéro, par exemple QUO-0007. Quand les devis sont affichés, le filtre de statut propose aussi « Accepté », « Refusé » et « Expiré ».
- Un devis envoyé compte-t-il comme de l’argent dû ?
Non. Un devis est une offre : il ne passe jamais en retard et n’entre ni dans les montants restant dus ni dans les rapports. La facture que vous en tirez, elle, compte.
- Et si j’appuie deux fois sur « Transformer en facture » ?
Vous obtenez une seule facture. Le second appui retrouve la facture créée par le premier.
- Le client peut-il signer le devis ?
« Signer avec Diia.Signature » sur le devis donne au client un lien et un code à confirmer dans l’application Diia sur son téléphone. La signature est celle de Diia ; Setvos conserve le document tel qu’il a été envoyé et la signature que Diia renvoie. Si la signature n’est pas encore connectée, la fenêtre l’indique.
- Puis-je gérer les devis sur le téléphone ?
Oui. Envoyez un devis tant qu’il n’a pas expiré ni été accepté ou refusé ; « Accepter », « Refuser » avec un motif, ou le transformer en facture, ce qui ouvre le nouveau brouillon. Avec Diia.Signature connecté, le téléphone affiche un code QR pour signer avec Diia et se met à jour seul une fois la signature faite ; sur la connexion de test, il précise que les signatures n’ont pas de valeur légale.
À lire ensuite
Créer et envoyer une facture
Préparez un brouillon de facture à partir de vos produits ou de lignes saisies, vérifiez-le et envoyez-le au client par e-mail au format PDF.
Modifier un brouillon de facture
Modifiez le client, les dates, les lignes, la taxe et la remise d’une facture qui n’a pas encore été envoyée.
Se faire payer une facture
Envoyez un lien de paiement, enregistrez des espèces ou un virement, acceptez un paiement partiel et téléchargez le PDF depuis la page d’une facture.
Factures : questions fréquentes
Réponses courtes sur la modification, les relances, les devis, les prestataires de paiement, les taxes et la suppression des factures.
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