Erste Schritte · Überblick
Erste Schritte: Ihre erste Stunde mit Setvos
Was ein Workspace ist und was Sie in der ersten Stunde einrichten – Unternehmensdaten, Module, Team, Kunden, Buchungsseite und Verbindungen –, damit Setvos morgen für die echte Arbeit bereit ist.
Ein Workspace ist Ihr Betrieb
In Setvos liegt alles in einem Workspace: Ihre Kunden, Buchungen, Rechnungen, Ihr Team und Ihre Einstellungen. Jeder Teil des Produkts ist ein Modul, und Sie entscheiden, welche Module eingeschaltet sind. Sie müssen nicht alles lernen – nutzen Sie zwei oder drei Module gut und nehmen Sie weitere dazu, wenn Sie sie brauchen.
Ihre Unternehmensdaten prüfen
Öffnen Sie Einstellungen › Allgemein. Prüfen Sie unter „Unternehmensdaten“ zuerst die „Zeitzone“: Sie legt fest, was jede Buchungs- und Schichtzeit bedeutet, und eine falsche verschiebt jeden Termin um die Differenz. „Land“ bestimmt, bei welchen Zahlungsanbietern Sie sich anmelden können und in welcher Währung Ihre Lizenz verkauft wird, „Währung“ gilt für neue Produkte, Deals und Rechnungen, und „Kundensprache“ ist die Sprache, in der Ihre Kunden ihre Bestätigungen und Erinnerungen erhalten. Klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie Rechnungen verschicken werden, füllen Sie darunter auch „Angaben zum Verkäufer“ aus.
Nur einschalten, was Sie nutzen
Die Geschäftsart, die Sie beim Anlegen des Workspaces gewählt haben, hat die Module eingeschaltet, die diese Art von Betrieb meist braucht. Öffnen Sie Marktplatz und schalten Sie alles aus, was Sie diesen Monat nicht nutzen werden. Ein ausgeschaltetes Modul verschwindet für alle aus dem Menü; gelöscht wird dabei nie etwas, und wenn Sie es wieder einschalten, ist alles wieder da.
Erst die Rollen einrichten, dann das Team einladen
Eine Einladung enthält eine Rolle, und die Rolle entscheidet, was die Person ab der ersten Anmeldung sieht. Lesen Sie zuerst die Rollen unter Einstellungen › Rollen & Berechtigungen: Die Rolle Mitglied arbeitet mit den eigenen Datensätzen und denen ihres Teams, ohne Gehaltsabrechnung und ohne Exporte, und die Rolle Manager sieht alles außer der Gehaltsabrechnung. Eine Systemrolle ist fest; duplizieren Sie sie, um eine eigene Version zu erstellen.
Öffnen Sie dann Einstellungen › Mitglieder, klicken Sie auf „Einladen“ und wählen Sie für jede Person eine Rolle. Die Personen erhalten einen Link per E-Mail, und die Rolle gilt, sobald sie die Einladung annehmen. Kunden, Deals und Aufgaben, die jemand anlegt, gehören zunächst dieser Person und bleiben so auch unter der Rolle Mitglied sichtbar.
Ihre Kunden übernehmen
Legen Sie unter Kontakte ein paar Kunden von Hand an, oder klicken Sie dort auf „Importieren“, um die Liste aus Ihrem alten System oder einer Tabelle als CSV-Datei zu übernehmen. Name und Telefonnummer genügen für den Anfang; der Rest kommt bei der Arbeit dazu. Nach einem Import zeigt „Duplikate finden“ die Kunden, die doppelt angelegt wurden.
Online-Buchungen vorbereiten
Wenn Sie einen Workspace für einen Betrieb anlegen, der Termine vergibt, folgt eine kurze Einrichtung: Ihr Standort und die Adresse seiner Seite, Ihre Leistungen mit den Preisen, die Sie selbst eintragen, Ihre Öffnungszeiten – sechs Wochen im Voraus veröffentlicht – und Ihr Link mit QR-Code. Jeden Schritt können Sie überspringen, und alles Übersprungene wartet danach im Baustein.
Wenn Sie Termine vergeben, zeigt der Baustein „Ihre erste Online-Buchung“ auf dem Dashboard, wie weit Sie sind, und öffnet per Klick den nächsten Schritt:
- „Legen Sie die buchbaren Leistungen an“ unter Buchungen › Leistungen
- „Veröffentlichen Sie, wer diese Woche arbeitet“ unter Buchungen › Dienstplan – Kunden sehen nur Zeiten in veröffentlichten Schichten
- „Geben Sie Ihrer Buchungsseite einen kurzen Link“ unter Buchungen › Öffentliche Seite
- „Teilen Sie den Link und nehmen Sie die erste Buchung an“
Neben den Schritten schlägt der Baustein „Buchungslink zu Google und Instagram hinzufügen“ vor, bis Sie diesen Link unter Buchungen › Öffentliche Seite als hinzugefügt markieren; das ist ein Vorschlag, kein Schritt. Für Erinnerungen müssen Sie nichts verbinden: Sie werden vom ersten Tag an gesendet, als SMS aus dem Kontingent Ihres Tarifs und über @Setvos_bot an Kunden, die ihn verknüpfen. Sobald jeder Schritt abgehakt ist, zeigt der Baustein „Sie nehmen Online-Buchungen an.“ und verschwindet vom Dashboard.
Ihre Buchungsseite veröffentlichen und teilen
Geben Sie der Seite unter Buchungen › Öffentliche Seite ihr Aussehen und ihre Texte. Ihre Änderungen warten in einem Entwurf, bis Sie auf „Veröffentlichen“ klicken. Wählen Sie unter „Buchungslink“ eine kurze Adresse und klicken Sie auf „Link speichern“. Danach gibt Ihnen „Buchungslink teilen“ Links für Instagram und Ihr Google-Unternehmensprofil sowie einen QR-Code für den Empfang.
Verbinden, was Sie schon nutzen
Unter Integrationen ist für den Anfang nichts nötig. Kommen Sie zurück, wenn Sie mehr möchten: ein Zahlungsanbieter unter Integrationen › Zahlungen, um Anzahlungen und Online-Zahlungen anzunehmen, Ihr eigenes SMS-Gateway unter Integrationen › SMS-Gateways, um SMS unter Ihrem eigenen Absendernamen zu verschicken, Ihren eigenen Telegram-Bot, Ihr Postfach für den Posteingang oder Ihre Registrierkasse (ПРРО), damit Belege über sie ausgestellt werden.
Der Checkliste folgen und etwas Echtes erledigen
Der Baustein „Erste Schritte“ auf dem Dashboard listet, was noch zu tun ist: „Module aktivieren“, „Ersten Kunden anlegen“, „Kollegin einladen“ und „Erste Aufgabe anlegen“. Er blendet sich aus, sobald jeder Schritt erledigt ist.
Buchen Sie dann einen Termin oder verschicken Sie eine Rechnung für einen echten Kunden. Ein System, das Sie einmal für etwas Echtes genutzt haben, öffnen Sie morgen wieder.
Häufige Fragen
- Welche E-Mails schickt Setvos, während ich es teste?
Eine Begrüßung am ersten Tag, dann einen Tipp zum Übernehmen Ihrer Kunden und einen zum Teilen Ihrer Buchungsseite – jeder entfällt, wenn Sie es schon erledigt haben – und eine Erinnerung drei Tage vor dem Ende der Testphase. Neuigkeiten und Angebote kommen nur, wenn Sie das Kästchen dafür bei der Registrierung angekreuzt haben; beides ändern Sie unter „E-Mails von Setvos“ auf Kontoeinstellungen › Benachrichtigungen.
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Unternehmensdaten festlegen: Land, Zeitzone, Währung und Sprache
Sagen Sie Setvos, was für ein Betrieb das ist und wo er tätig ist, und hinterlegen Sie die Verkäuferangaben, die auf Ihren Rechnungen und Angeboten stehen.
Module ein- und ausschalten
Wählen Sie, welche Teile von Setvos dieser Workspace nutzt. Ein ausgeschaltetes Modul ist für alle ausgeblendet, und seine Daten werden nie gelöscht.
Personen in Ihren Workspace einladen
Senden Sie Einladungen per E-Mail, legen Sie Rolle und Teams jeder neuen Person fest, bevor sie beitritt, und sehen oder widerrufen Sie die noch offenen Einladungen.
Ihre Kundenliste importieren oder exportieren
Holen Sie eine CSV-Datei mit Kunden über die Kundenliste herein, sehen Sie genau, was passieren wird, bevor etwas gespeichert wird, und laden Sie Ihre Liste als Tabelle herunter.
Ihre Buchungsseite gestalten und veröffentlichen
Geben Sie jedem Standort eine Buchungsseite in Ihren Farben, mit Titelbild, Fotos, Teamprofilen, Ihren Links, einer Aktion und den Abschnitten Ihrer Wahl, prüfen Sie sie in der Vorschau und veröffentlichen Sie sie, wenn sie fertig ist.
Integrationen: die Dienste verbinden, die Ihr Unternehmen schon nutzt
Sehen Sie alles, womit dieser Workspace verbunden ist – Zahlungsanbieter, SMS, Messenger, Ihr Postfach, die Registrierkasse, Versanddienste, Marktplätze, Ihren Kalender und Ihre Website – und wer was ändern darf.
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