Mitglieder, Rollen und Teams · Anleitung
Personen in Ihren Workspace einladen
Senden Sie Einladungen per E-Mail, legen Sie Rolle und Teams jeder neuen Person fest, bevor sie beitritt, und sehen oder widerrufen Sie die noch offenen Einladungen.
Mitglieder öffnen
Öffnen Sie Einstellungen › Mitglieder und klicken Sie auf „Einladen“.
Die Adressen hinzufügen
Geben Sie unter „E-Mail-Adressen“ eine Adresse ein und drücken Sie die Eingabetaste, ein Komma oder die Leertaste, um sie hinzuzufügen. Fügen Sie so viele hinzu, wie Sie brauchen; das Kreuz an einer Adresse entfernt sie.
Eine Rolle wählen
Wählen Sie eine „Rolle“. Ohne Auswahl treten die Personen als Mitglied bei. Die Zeile darunter sagt, was die gewählte Rolle sehen kann und was nicht – prüfen Sie sie vor dem Senden. Finanzen ist kostenlos, eine pro Workspace, für Ihre Buchhaltung; solange der Platz belegt ist, lässt sie sich nicht wählen.
Teams wählen
Wenn Sie Teams haben, haken Sie die an, zu denen die neuen Personen gehören. Rolle und Teams gelten, sobald sie die Einladung annehmen.
Senden
Klicken Sie auf „Einladungen senden“. Bei jeder Adresse steht „Gesendet“ oder der Grund, warum das Senden fehlgeschlagen ist. Ist das Modul Personal eingeschaltet und erlaubt es Ihre Rolle, legt „Mitarbeiterdatensatz anlegen“ neben einer Adresse gleich den Personaldatensatz der Person an.
Nachfassen
Die Einladungs-E-Mail enthält einen Link. Die Person meldet sich an oder erstellt ein Konto mit der eingeladenen Adresse, bestätigt diese Adresse und nimmt an. Bis dahin wartet die Einladung unter „Offene Einladungen“ mit ihrem Ablaufdatum; „Widerrufen“ zieht sie zurück, sodass sie nicht mehr auf Ihre Lizenz zählt. Die E-Mail nennt den Arbeitsbereich, die Rolle und wer eingeladen hat, und sagt, bis wann die Einladung gilt.
Häufige Fragen
- Warum wurde eine Einladung abgelehnt?
Ihre Lizenz deckt eine Stufe von Mitarbeitenden ab, und Mitglieder plus offene Einladungen zählen darauf. Die Meldung nennt die nötige Teamgröße. Inhaber oder Admins können die Teamgröße neben der Adresse in der Web-App erweitern; sobald das erledigt ist, geht die Einladung mit derselben Rolle und denselben Teams erneut hinaus. Alle anderen werden gebeten, sich an einen Inhaber oder Admin zu wenden. Oder widerrufen Sie eine Einladung, die Sie nicht mehr brauchen.
- Die Einladung ist abgelaufen. Was nun?
Widerrufen Sie sie und senden Sie eine neue.
- Kann ich jemanden einladen, der Setvos schon nutzt?
Ja. Die Person nimmt mit ihrem bestehenden Konto an und wechselt über das Menü oben in der Seitenleiste zwischen den Workspaces.
- Eine Fachkraft aus unserem alten System kommt ins Team. Bekommt sie ihre Besuche?
Laden Sie sie wie gewohnt ein. Besuche, die unter ihrem Namen importiert wurden, liegen beim Inhaber, bis Sie sie übergeben: Sobald sie angenommen hat, öffnen Sie Einstellungen › Daten, suchen ihren Namen unter „Besuche unter dem Namen einer früheren Fachkraft“ und klicken auf „Übergeben an…“. Einladen bleibt Ihre Entscheidung – ein Import legt nie Mitglieder an.
- Kann ich vom Telefon aus Personen einladen?
Ja, mit der Berechtigung für die Workspace-Einstellungen: „Personen einladen“ nimmt mehrere E-Mail-Adressen, eine Rolle — Finanzen eingeschlossen — und Teams und zeigt für jede Adresse ein Ergebnis. Hat das Team bereits die Größe, die Ihre Lizenz abdeckt, sagt die App das und fügt für alle außer dem Inhaber „Wenden Sie sich an den Workspace-Inhaber.“ hinzu. Offene Einladungen lassen sich widerrufen und offene E-Mail-Änderungen genehmigen oder ablehnen.
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Rollen und Berechtigungen einrichten
Nutzen Sie die vier vorbereiteten Rollen oder erstellen Sie eigene: Legen Sie fest, was jede Rolle in jedem Modul darf und wessen Datensätze sie sieht.
Personen in Teams zusammenfassen
Erstellen Sie Teams, damit eine auf das eigene Team beschränkte Rolle die Arbeit des ganzen Teams sieht und Einladungen neue Personen direkt in Teams einordnen können.
Ändern, wie viele Mitarbeitende Ihre Lizenz abdeckt
Ihre Lizenz deckt eine Stufe von Mitarbeitenden ab, ab einer Person; eine zweite Person bedeutet die nächste Größe, anteilig berechnet. Kaufen Sie eine größere, wenn das Team wächst, oder wechseln Sie zur Verlängerung zu einer kleineren.
Einen Mitarbeiter hinzufügen
Legen Sie einen Mitarbeiterdatensatz mit Stellendetails und Startdatum an, damit Abwesenheit, Onboarding und Gehaltsabrechnung ihn nutzen können.
Richten Sie die Rollen ein, bevor Sie Ihr Team einladen
Eine Einladung enthält eine Rolle, und die Rolle entscheidet, was die Person ab der ersten Anmeldung sieht. Prüfen Sie zuerst die Rollen, dann sieht niemand mehr, als er soll.
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