Premiers pas · Vue d’ensemble
Premiers pas : votre première heure avec Setvos
Ce qu’est un espace de travail, et ce qu’il faut configurer dans votre première heure — votre entreprise, les modules, l’équipe, les clients, la page de réservation et les connexions — pour que Setvos soit prêt pour le vrai travail dès demain.
Un espace de travail, c’est votre entreprise
Dans Setvos, tout se trouve dans un espace de travail : vos clients, vos réservations, vos factures, votre équipe et vos paramètres. Chaque partie du produit est un module, et c’est vous qui décidez lesquels sont activés. Inutile de tout apprendre : utilisez bien deux ou trois modules, et ajoutez-en d’autres quand vous en avez besoin.
Vérifier les informations sur votre entreprise
Ouvrez Paramètres › Général. Sous « Informations sur l’entreprise », vérifiez d’abord le « Fuseau horaire » : il détermine ce que signifie chaque heure de réservation et de créneau, et s’il est faux, chaque rendez-vous est décalé d’autant. « Pays » détermine les prestataires de paiement auxquels vous pouvez vous inscrire et la devise dans laquelle votre licence est vendue, « Devise » sert pour les nouveaux produits, les nouvelles affaires et les nouvelles factures, et « Langue des clients » est la langue dans laquelle vos clients reçoivent leurs confirmations et leurs rappels. Appuyez sur « Enregistrer ». Si vous comptez envoyer des factures, remplissez aussi « Coordonnées du vendeur », juste en dessous.
N’activer que ce que vous utilisez
Le type d’activité choisi à la création de l’espace de travail a activé les modules dont ce genre d’entreprise a généralement besoin. Ouvrez Marketplace et désactivez tout ce que vous n’utiliserez pas ce mois-ci. Désactiver un module le retire du menu pour tout le monde ; cela ne supprime jamais rien, et le réactiver fait tout revenir.
Préparer les rôles, puis inviter votre équipe
Une invitation porte un rôle, et ce rôle détermine ce que la personne voit dès sa première connexion. Lisez d’abord les rôles dans Paramètres › Rôles et droits : le rôle Membre travaille sur ses propres enregistrements et sur ceux de son équipe, sans la paie ni les exports, et le rôle Responsable voit tout sauf la paie. Un rôle système ne se modifie pas ; dupliquez-le pour créer votre propre version.
Ouvrez ensuite Paramètres › Membres, appuyez sur « Inviter » et choisissez un rôle pour chaque personne. Elle reçoit un lien par e-mail, et le rôle s’applique dès qu’elle accepte. Ce qu’une personne crée — un client, une affaire, une tâche — lui appartient au départ : elle continue donc de le voir, même avec le rôle Membre.
Faire entrer vos clients
Ajoutez quelques clients à la main dans Contacts, ou appuyez sur « Importer » sur cet écran pour faire entrer la liste de votre ancien système ou d’un tableur, sous forme de fichier CSV. Un nom et un numéro de téléphone suffisent pour commencer ; le reste se complète au fil du travail. Après un import, « Trouver les doublons » montre les clients qui se retrouvent en double.
Vous préparer aux réservations en ligne
Quand vous créez un espace de travail pour une entreprise qui prend des rendez-vous, une courte configuration suit : votre établissement et l’adresse de sa page, vos prestations aux prix que vous saisissez, vos horaires — publiés six semaines à l’avance — et votre lien avec son QR code. Chaque étape peut être passée, et tout ce que vous passez vous attend sur la tuile.
Si vous prenez des rendez-vous, la tuile « Votre première réservation en ligne » du Tableau de bord montre où vous en êtes et ouvre l’étape suivante quand vous appuyez dessus :
- « Ajoutez les prestations réservables » dans Réservations › Prestations
- « Publiez qui travaille cette semaine » dans Réservations › Planning — les clients ne voient que les horaires des créneaux publiés
- « Donnez un lien court à votre page de réservation » dans Réservations › Page publique
- « Partagez le lien et prenez votre première réservation »
À côté des étapes, la tuile suggère « Ajoutez votre lien de réservation à Google et Instagram » jusqu’à ce que vous indiquiez dans Réservations › Page publique que ce lien a été ajouté ; c’est une suggestion, pas une étape. Il n’y a rien à connecter pour les rappels : ils partent dès le premier jour, par SMS pris sur le quota de votre formule, et par @Setvos_bot pour les clients qui l’ont associé. Une fois toutes les étapes cochées, la tuile indique « Vous prenez des réservations en ligne. » et quitte le tableau de bord.
Publier et partager votre page de réservation
Dans Réservations › Page publique, donnez à la page son apparence et ses textes. Vos modifications attendent dans un brouillon jusqu’à ce que vous appuyiez sur « Publier ». Sous « Lien de réservation », choisissez une adresse courte et appuyez sur « Enregistrer le lien ». « Partagez votre lien de réservation » vous donne ensuite des liens pour Instagram et votre fiche Google Business, ainsi qu’un QR code pour le comptoir.
Connecter ce que vous utilisez déjà
Rien dans Intégrations n’est nécessaire pour commencer. Revenez-y quand vous voudrez aller plus loin : un prestataire de paiement dans Intégrations › Paiements pour prendre des acomptes et des paiements en ligne, votre propre passerelle SMS dans Intégrations › Passerelles SMS pour envoyer vos SMS sous votre propre nom d’expéditeur, votre propre bot Telegram, votre boîte mail pour la Boîte de réception, ou votre caisse enregistreuse (ПРРО) pour que les tickets soient émis par elle.
Suivre la liste, puis travailler pour de vrai
La tuile « Premiers pas » du Tableau de bord liste ce qu’il reste à faire : « Activez les modules dont vous avez besoin », « Ajoutez votre premier client », « Invitez un collègue » et « Créez votre première tâche ». Elle disparaît une fois toutes les étapes faites.
Prenez ensuite un rendez-vous ou envoyez une facture pour un vrai client. Un outil dont vous vous êtes servi une fois pour quelque chose de réel, c’est un outil que vous rouvrirez demain.
Questions fréquentes
- Quels e-mails Setvos m’envoie-t-il pendant mon essai ?
Un message de bienvenue le premier jour, puis un conseil pour importer vos clients et un autre pour partager votre page de réservation — chacun omis si vous l’avez déjà fait — et un rappel trois jours avant la fin de l’essai. Les nouveautés et offres n’arrivent que si vous avez coché la case à l’inscription ; vous pouvez changer les deux sous « E-mails de Setvos » sur Paramètres du compte › Notifications.
À lire ensuite
Renseigner votre entreprise : pays, fuseau horaire, devise et langue
Indiquez à Setvos quel type d’entreprise vous êtes et où vous exercez, et ajoutez les coordonnées du vendeur que portent vos factures et vos devis.
Activer et désactiver des modules
Choisissez les parties de Setvos que cet espace de travail utilise. Désactiver un module le masque pour tout le monde et ne supprime jamais ses données.
Inviter des personnes dans votre espace de travail
Envoyez des invitations par e-mail, choisissez le rôle et les équipes de chaque nouvel arrivant avant qu’il ne rejoigne l’espace de travail, et consultez ou révoquez les invitations encore en attente.
Importer ou exporter votre liste de clients
Faites entrer un fichier CSV de clients depuis la liste des clients, voyez exactement ce qui va se passer avant tout enregistrement, et téléchargez votre liste sous forme de tableur.
Concevoir et publier votre page de réservation
Donnez à chaque établissement une page de réservation à vos couleurs, avec un bandeau, des photos, des profils d’équipe, vos liens, une promotion et les sections de votre choix, prévisualisez-la et publiez-la quand elle est prête.
Intégrations : connecter les services que votre entreprise utilise déjà
Tout ce à quoi cet espace de travail est connecté — prestataires de paiement, SMS, messageries, votre boîte mail, la caisse enregistreuse, les transporteurs, les places de marché, votre calendrier et votre site — et qui peut modifier quoi.
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Sortez vos réservations du papier, de WhatsApp et de trois tableurs.
Importez votre fichier clientes, vos prestations et vos visites passées depuis un tableur ou l’export de votre ancien système, avec un aperçu avant que rien ne soit enregistré — et de l’aide par chat, en six langues, dès que vous le souhaitez. La plupart des studios tournent le jour même.