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Des groupes au trimestre, une liste de présence et le parent qui paie.
Robotique le mardi, échecs le jeudi, préparation à l’école le samedi matin : un centre d’apprentissage tient des groupes par âge et par niveau, et derrière chaque enfant il y a un parent qui paie et veut savoir comment se passe le trimestre.
- Par cours
- Chaque cours dans l’agenda, marqué dans la liste de présence
- Par enseignant
- Son emploi du temps et son propre tarif
- Devis
- Un devis pour le cursus, converti en facture une fois accepté
- 6
- Langues dans l’interface
Clubs enfants et centres d’apprentissage : ce que vous activez en premier
Emploi du temps
Par enseignant, par salle, par groupe, publié à l’avance.
Facturation des cursus
Un devis pour le cursus, une facture à l’acceptation, et un lien de paiement dessus.
La liste de présence
Présent, absent ou excusé à chaque cours, sur le téléphone ou à l’accueil ; l’abonnement se décompte à mesure que les enfants viennent.
Fiches élèves
Le niveau dans un champ personnalisé, des notes, et qui règle la facture.
Encaissement
Carte en ligne, espèces enregistrées à l’accueil, et factures en retard relancées automatiquement.
La page de réservation
Ce que voit votre client
Captures de la page d’un salon d’exemple. La vôtre affiche vos prestations, vos prix et vos photos.
Clubs enfants et centres d’apprentissage : six choses qui ne comptent qu’ici
Des groupes au planning
Chaque groupe est un cours avec ses places, son enseignant et sa salle, à son jour et à son heure ; les séances ouvrent des mois à l’avance, et un parent peut réserver un cours d’essai depuis votre lien.
Inscrits pour le trimestre
Un enfant inscrit une fois, entre deux dates, a une place à chaque séance du groupe ; une séance déjà complète est sautée et signalée, jamais forcée.
La liste de présence sur le téléphone
Présent, absent ou excusé pour chaque enfant ; clore la liste marque la séance comme faite, et un enseignant payé par enfant est payé pour tous sauf les excusés.
Un tarif mensuel par place
Une facture mensuelle envoyée au parent par e-mail avec un lien pour payer sur votre propre passerelle, ou un carnet de séances décompté dans la liste de présence.
Le parent paie, l’enfant vient
Chaque enfant est une fiche sous son parent : ses groupes, ses places, son carnet et ses formulaires signés, et le parent sur chaque facture.
Des formulaires signés par le parent
Vos propres formulaires — accord pour les photos, qui vient chercher l’enfant — signés par le parent ou le tuteur au nom de l’enfant en tapant son nom ; la place attend la signature.
Des cours collectifs avec une capacité
Un groupe de huit est un cours à huit places, affichées en direct sur la page de réservation.
Les impayés se relancent tout seuls
Une relance part d’elle-même, et le lien de paiement solde la facture dès qu’elle est réglée.
Les enfants sous le parent
Chaque enfant est une fiche sous le parent : ses places, ses séances et son abonnement, et le parent sur chaque facture.
Votre première semaine sur Setvos
Créez les groupes
Chaque groupe est un cours avec ses places, son enseignant et sa salle, et son jour et son heure en planning.
Inscrivez les enfants
Chaque enfant sous son parent, inscrit dans un groupe pour le trimestre avec le tarif mensuel ou le carnet qui paie la place.
Demandez les formulaires
L’accord dont vos groupes ont besoin, rattaché à leurs prestations et signé par chaque parent avant la première séance.
Tenez la liste de présence
Les enseignants marquent chaque séance sur le téléphone et la closent ; le carnet se décompte et la paie se calcule à partir d’elle.
Un école de 5 personnes paie 50 €/mois
5 salariés en Standard, durée de 12 mois : 68 €/mois au catalogue, 694 € le jour 7, et 14 mois de service (12 payés + 2 offerts) — soit 50 € par mois en pratique. Prix hors taxes. La TVA ou la taxe de vente est ajoutée au paiement là où elle est due ; une entreprise de l’UE disposant d’un numéro de TVA valide ne paie pas de TVA et l’autoliquide.
Clubs enfants et centres d’apprentissage : questions
Un enfant peut-il être dans deux groupes ?
Oui : chaque place est sa propre inscription, avec ses séances, son tarif ou son carnet et sa ligne dans la liste de présence.
Comment passer un enfant dans un autre groupe ?
Transférez la place : le nouveau groupe commence le jour que vous choisissez, l’ancien se termine la veille, et le tarif ou le carnet suit la place.
Que reçoit le parent à l’inscription ?
Un e-mail et un message avec le groupe, le jour de la semaine et l’heure. Si un carnet paie la place, l’e-mail contient son lien de paiement ; les factures d’un tarif mensuel arrivent par e-mail chaque mois.
Questions — Enseignement
Que se passe-t-il si un élève manque un cours ?
Marquez-le « Excusé » dans la liste de présence et rien n’est utilisé, ou « Absent », qui utilise la séance comme une place gardée. « Donner un rattrapage » rend une séance à l’abonnement, et l’historique reste sur la fiche de l’enfant.
Un parent peut-il payer pour deux enfants ?
Oui : chaque enfant est une fiche sous le parent, avec ses propres places et son abonnement, et le parent paie — un abonnement par enfant, ou une facture mensuelle par place.
Les enseignants peuvent-ils ne voir que leur emploi du temps ?
Le périmètre des fiches est par rôle : un enseignant voit ses propres cours, une coordinatrice voit l’école.
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Gérer des cours : planning, inscription et liste de présence
Donnez à un cours collectif un planning qui ouvre ses séances à l’avance, inscrivez un client ou son enfant à chaque séance, tenez la liste de présence et faites payer la place par un abonnement ou un tarif mensuel.
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Les enfants, animaux et véhicules d’un client
Tenez une fiche à part pour chaque enfant, animal ou voiture sous le client qui réserve pour eux, pour que chaque visite, place, abonnement et signature dise pour qui elle était.
Guide
Faire accepter un formulaire de consentement aux clients
Rédigez les formulaires que les clients acceptent avant une prestation, comme un test d’allergie ou un questionnaire de santé, associez-les aux prestations, et consignez un formulaire signé à l’accueil.
Fonctionnalités pour Enseignement
Sortez vos réservations du papier, de WhatsApp et de trois tableurs.
Importez votre fichier clientes, vos prestations et vos visites passées depuis un tableur ou l’export de votre ancien système, avec un aperçu avant que rien ne soit enregistré — et de l’aide par chat, en six langues, dès que vous le souhaitez. La plupart des studios tournent le jour même.