Messagerie (SMS) · Mode d’emploi
Activer les messages automatiques
Activez les messages de bienvenue, de reconquête, d’anniversaire, de demande d’avis, de réservation inachevée, d’étape d’affaire, de facture en retard et d’appel manqué, et modifiez le texte de chacun.
Ouvrir l’onglet Automatisations
Ouvrez Messagerie (SMS) et choisissez « Automatisations ». Sous les heures de silence et l’encadré du bot Setvos, chaque encadré correspond à un message automatique, avec son nom et son moment d’envoi. Tous sont désactivés au départ. Les activer et les modifier demande un rôle autorisé à modifier les paramètres de la Messagerie.
Savoir ce que fait chacun
- « Bienvenue » : quand une personne de votre équipe ajoute un nouveau client, ou qu’un client nouveau pour vous réserve ou achète sur votre page de réservation. Un import ne l’envoie jamais.
- « Reconquérir un client perdu de vue » : une fois, quand la dernière visite d’un client remonte à un nombre de jours donné, 60 sauf si vous changez « Jours ». Une visite compte dès qu’elle a commencé, qu’on l’ait marquée terminée ou non ; un rendez-vous annulé ou une absence ne compte pas. Un client qui a une réservation à venir ne le reçoit jamais.
- « Anniversaire » : le jour de l’anniversaire du client, une fois par an.
- « Demander comment cela s’est passé » : le lendemain d’une visite terminée.
- « Réservation inachevée » : le lendemain d’une réservation dont l’acompte n’est jamais arrivé.
- « Affaire à une étape » : quand l’affaire d’un client passe à l’étape que vous choisissez.
- « Facture en retard » : une fois par facture, le lendemain de son échéance.
- « SMS après appel manqué » : à un appelant resté sans réponse, avec votre lien de réservation.
Savoir d’où vient l’anniversaire
« Anniversaire » lit le champ « Anniversaire » de la fiche du client. Votre équipe le remplit sur la fiche, un import l’apporte, ou le client l’ajoute lui-même dans son profil Setvos. Le message part ce jour-là selon le fuseau horaire de votre espace de travail. Un anniversaire le 29 février est souhaité le 28 février les années non bissextiles.
En activer un
Activez l’interrupteur de l’encadré. La zone « Message » s’ouvre avec le texte qui partira, rédigé dans la langue de votre espace de travail. « Affaire à une étape » ne peut pas être activé tant que vous n’avez pas choisi d’étape sous « Étape ».
Changer le texte
Modifiez le texte et appuyez sur « Enregistrer ». La ligne sous la zone liste ce que vous pouvez utiliser, par exemple {{client}} pour le prénom du client et {{place}} pour le nom de votre entreprise. Une fois le texte modifié, « Revenir au texte par défaut » rétablit le texte d’origine.
Chaque activation, désactivation et modification enregistrée est consignée dans Paramètres › Journal d’activité, sans le texte du message.
Quel lien contient chaque message
« Reconquérir un client perdu de vue » et « Anniversaire » contiennent un lien court, comme setvos.com/m/AbCdEfGhIj, vers la page de réservation de l’établissement où le client est venu la dernière fois, ou de votre premier établissement ouvert si celui-ci a fermé. « Réservation inachevée » contient le lien de la réservation elle-même, où le client peut appuyer sur « Régler l’acompte ». « Bienvenue » n’a pas de lien : il demande au client d’enregistrer votre numéro.
Régler les options
- « Reconquérir un client perdu de vue » : changez « Jours » et cliquez en dehors du champ pour l’enregistrer.
- « Demander comment cela s’est passé » : collez votre « Lien d’avis Google » et appuyez sur « Enregistrer le lien » pour diriger la demande vers Google.
- « Affaire à une étape » : choisissez sous « Étape » celle qui déclenche l’envoi. Seule une personne qui voit les affaires peut la choisir.
- « Affaire à une étape » et « Facture en retard » : « Envoyer par » vaut « E-mail », sauf si vous choisissez « Le moins cher qui atteint le client (Telegram, WhatsApp, Viber ou SMS) », qui l’envoie comme les autres.
- « SMS après appel manqué » : votre opérateur de téléphonie doit signaler les appels manqués à Setvos.
Savoir par où il part, et qui en est exclu
Chaque message part vers le client par le canal le moins cher qui le joint : votre propre bot Telegram, puis WhatsApp ou Viber s’ils sont connectés, puis le SMS ; jamais par @Setvos_bot. Les messages réglés sur « E-mail » partent par e-mail. Les messages prévus pendant les heures de silence, sur n’importe quel canal, attendent la fin de la plage.
Un client pour qui « Refuser les messages » est activé ne reçoit aucun message automatique, sur aucun canal. Un client qui s’est désabonné de vos offres ne reçoit aucune des offres, sur aucun canal : « Bienvenue », « Reconquérir un client perdu de vue », « Anniversaire », « Demander comment cela s’est passé » et « Réservation inachevée », pas plus que le rappel du programme de fidélité avant l’expiration de ses points. « Affaire à une étape », « Facture en retard » et « SMS après appel manqué » ne sont pas des offres : ils lui parviennent toujours. Chaque automatisation peut partir par message ou par e-mail. Par e-mail, elle a son propre objet, le lien qui la termine devient un bouton, et les cinq automatisations marketing — bienvenue, reconquête, anniversaire, demande d’avis et acompte impayé — portent un désabonnement en un clic.
Savoir ce qui se passe quand vous en activez un
Une automatisation n’écrit pas à tous ceux qui remplissent déjà la condition. Elle prend en compte les clients et les factures au fur et à mesure qu’ils franchissent le seuil, à partir de ce moment : la reconquête, par exemple, touche les clients à mesure que leur dernière visite dépasse le délai, et « Facture en retard » relance les factures qui passent en retard après l’activation, jamais celles qui l’étaient déjà. Chaque automatisation se souvient aussi des personnes à qui elle a déjà écrit.
Ou activez-les depuis le tableau de bord
La tuile « Gagnez plus avec ce que vous avez » du Tableau de bord liste les messages automatiques adaptés à votre type d’activité qui sont encore désactivés. Appuyez sur l’un d’eux pour voir le message exactement tel qu’il partirait et « Environ N par mois à partir de maintenant », calculé sur les clients qui l’auraient reçu ces 30 derniers jours, puis appuyez sur « Activer ». La tuile ne montre que ce que votre rôle peut modifier.
La fenêtre de « Reconquérir un client perdu de vue » indique aussi combien de clients ont déjà dépassé le délai et ne le recevront pas une fois activé. Si votre rôle peut créer des campagnes, « Leur écrire une fois » ouvre une nouvelle campagne pour eux, avec l’audience « Pas revus depuis N jours » déjà remplie.
Questions fréquentes
- Un client recevra-t-il deux fois le même message ?
Non. Chaque automatisation enregistre à qui elle a écrit : un message d’anniversaire part une fois par an, une reconquête une fois par absence, et une facture en retard n’est relancée qu’une fois.
- Pourquoi une automatisation s’est-elle arrêtée ?
Vérifiez qu’elle est toujours activée et que la Messagerie est activée pour votre espace de travail dans Marketplace ; quand le module est désactivé, aucune automatisation ne tourne. Si l’étape choisie pour « Affaire à une étape » a été supprimée, l’encadré demande de nouveau une étape. L’onglet « Historique » montre tout message ignoré et la raison.
- Pourquoi un client perdu de vue n’a-t-il pas reçu « Reconquérir un client perdu de vue » ?
Le message part une fois, quand la dernière visite du client dépasse le délai : ceux qui l’avaient déjà dépassé quand vous l’avez activé ne le reçoivent pas, et « Leur écrire une fois » sur le tableau de bord est fait pour eux. Un client qui a une réservation à venir est ignoré, tout comme celui qui s’est désabonné de vos offres ou pour qui « Refuser les messages » est activé.
- Puis-je configurer les automatisations sur le téléphone ?
Oui, avec la permission des réglages ; les autres peuvent les consulter. Chacune des huit automatisations est désactivée tant que vous ne l’activez pas. Une automatisation active affiche son message avec des variables à insérer, « Revenir au texte par défaut », le délai en jours quand elle en a un (de 0 à 365), le lien d’avis Google pour « Demander comment cela s’est passé », l’étape pour « Affaire à une étape » et le canal quand il y a un choix. Un texte automatique tient en deux SMS : un texte plus long ne s’enregistre pas, et le compteur indique de combien le raccourcir. Les campagnes et les automatisations ne passent jamais par @Setvos_bot.
À lire ensuite
Tenir les offres et les messages automatiques à l’écart de la nuit
Fixez les heures pendant lesquelles les messages de campagne, de diffusion et automatiques attendent au lieu de partir, tandis que les rappels arrivent toujours à temps.
Permettre aux clients de répondre STOP ou d’annuler par SMS
Configurez les réponses par SMS pour qu’un client puisse arrêter vos SMS ou annuler son prochain rendez-vous en répondant, et faites qu’un appel manqué déclenche un SMS en retour.
Changer le texte des confirmations et des rappels de réservation
Rédigez vos propres textes de confirmation, de report, de rappel et d’annulation dans le ton de votre entreprise, avec les détails remplis pour chaque réservation.
Joindre vos clients sur Telegram avec @Setvos_bot ou votre propre bot
Envoyez gratuitement confirmations et rappels à vos clients sur Telegram — par @Setvos_bot dès le premier jour, ou par votre propre bot, avec la réservation directement dans la conversation.
Activer et désactiver des modules
Choisissez les parties de Setvos que cet espace de travail utilise. Désactiver un module le masque pour tout le monde et ne supprime jamais ses données.
Plus dans Messagerie (SMS)
Ouvrir dans Setvos
Connecté ? Cet article se trouve aussi dans le menu Aide de l’application.
Toujours bloqué ?
Dites-nous ce que vous essayiez de faire : nous répondons par chat, en six langues. Nous écrire
Sortez vos réservations du papier, de WhatsApp et de trois tableurs.
Importez votre fichier clientes, vos prestations et vos visites passées depuis un tableur ou l’export de votre ancien système, avec un aperçu avant que rien ne soit enregistré — et de l’aide par chat, en six langues, dès que vous le souhaitez. La plupart des studios tournent le jour même.