Affaires · Mode d’emploi
Saisir du temps et le facturer
Saisissez les heures travaillées pour un client — sur une affaire, sur sa fiche ou sur celle de son entreprise — et faites des heures non facturées un seul brouillon de facture, avec une ligne par affaire.
Définissez le taux horaire de chaque membre
Ouvrez Paramètres › Pipelines (propriétaire ou administrateur) et remplissez « Taux horaires » : ce que l’heure de chaque membre est facturée, dans la devise de votre espace de travail. Une saisie garde le taux auquel elle a été faite : un nouveau taux ne change donc que le temps saisi ensuite. Le temps saisi avant que son membre ait un taux est facturé au taux qu’il a le jour où vous facturez.
Saisissez du temps
La carte « Temps » figure sur la fiche d’une affaire, d’un client et d’une entreprise. Son bouton + ouvre « Saisir du temps » : le jour, les heures et les minutes, ce qui a été fait, et « Facturer au client », à décocher pour le temps que vous ne facturez pas. Le temps saisi sur une affaire appartient à son client : son entreprise si elle en a une, sinon son contact.
Ou lancez le chronomètre
Le bouton lecture lance un chronomètre pour la page où vous êtes. Il continue si vous rechargez ou ouvrez une autre page, et un seul tourne à la fois. Arrêtez-le sur la même carte : « Saisir du temps » s’ouvre avec les minutes déjà remplies, arrondies à la minute supérieure, à vérifier puis enregistrer.
Modifiez ou supprimez une saisie
Le crayon et la corbeille à côté d’une saisie la modifient ou la suppriment tant qu’elle n’est pas facturée. Le temps facturé est verrouillé et affiche « Facturé », qui ouvre sa facture. Annulez cette facture, ou supprimez-la tant qu’elle est un brouillon, et son temps redevient à facturer.
Facturez le temps en attente
La carte indique ce qui reste à facturer et son montant. « Facturer le temps en attente » crée un seul brouillon de facture pour le client : une ligne par affaire, à son nom, et une ligne pour le temps hors affaire, chacune avec ses heures et ses dates dans la description. La facture d’une entreprise est adressée à l’une de ses personnes, que vous choisissez. Laissez les dates vides pour tout facturer, ou indiquez un mois pour facturer ce mois. Le brouillon s’ouvre pour être vérifié, modifié et envoyé comme toute autre facture.
Sur le téléphone
Dans Setvos Business, la fiche d’une affaire et celle d’un client montrent le temps restant à facturer et les dernières saisies, et « Saisir du temps » en ajoute une. Le chronomètre, la modification d’une saisie, la facturation et les taux sont sur le web.
Questions fréquentes
- Est-ce que cela sert à payer mon équipe ?
Non. C’est le temps que vous facturez à vos clients. Ce que perçoit votre équipe vient de la pointeuse et de la paie, que ce temps n’alimente jamais.
- Qui voit le temps de qui ?
La « Portée des enregistrements » des affaires s’applique à la personne qui a fait le travail : un rôle qui ne voit que ses propres affaires ne voit, ne saisit et ne facture que son propre temps. Saisir du temps demande un rôle qui peut modifier les affaires, et le facturer, un rôle qui peut aussi créer des factures.
- Pourquoi la facture a-t-elle été refusée faute de taux ?
Chaque saisie a besoin d’un taux pour être chiffrée : le sien ou celui de son membre. Définissez un taux pour les personnes que nomme le message dans Paramètres › Pipelines, puis facturez à nouveau ; rien n’a été facturé entre-temps.
- Mon client voit-il chaque saisie ?
Non. La facture porte une ligne par affaire avec le total des heures et les dates, sans vos notes ni qui a fait quoi.
À lire ensuite
Travailler sur la page d’une affaire
Faites passer une affaire à une autre étape, consignez ce qui s’est passé, gardez ses détails à jour et voyez les tâches qui la concernent, depuis un seul écran.
Configurer vos pipelines et leurs étapes
Renommez, réordonnez, ajoutez et retirez les étapes que traversent vos affaires, décidez quelles étapes clôturent une affaire et choisissez le pipeline par défaut.
Créer et envoyer une facture
Préparez un brouillon de facture à partir de vos produits ou de lignes saisies, vérifiez-le et envoyez-le au client par e-mail au format PDF.
Tenir une fiche pour chaque entreprise avec laquelle vous travaillez
Regroupez sous leur entreprise les personnes avec qui vous traitez, voyez les affaires en cours de chaque entreprise, et laissez les nouveaux clients se ranger d’eux-mêmes selon le domaine de leur e-mail.
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