Бронирование · Инструкция
Записать клиента на визит
Запишите клиента с ресепшена: выберите клиента, услуги, мастера и свободное время — Setvos отправит клиенту подтверждение.
Откройте нужное заведение и день
В разделе Бронирование выберите заведение и перейдите на день визита: запись создаётся на тот день, который открыт в журнале.
Создайте запись
Нажмите «Новая запись». Если к этому дню заведение перестаёт принимать записи клиентов, появится предупреждение, но записать всё равно можно.
Выберите клиента
Откройте список «Клиент» и введите имя, номер телефона или адрес почты — поиск идёт по всем вашим клиентам, — затем выберите нужного. Нового клиента сначала нужно добавить в разделе Контакты. Если в карточке клиента указаны противопоказания, они показываются красным под именем. Для клиента, который не называет имени, выберите «Без записи» вверху списка.
Добавьте услуги
Нажимайте «+ Добавить услугу» для каждой услуги визита; окно само сложит длительность и итоговую сумму. Пакет записывается как входящие в него услуги. Групповые занятия тоже есть в списке: выберите занятие отдельно, затем время — возле каждого показаны свободные места — и клиент займёт место; мастера выбирать не нужно. Когда услугу записывают для ребёнка, животного или авто, список вроде «Для какого ребёнка» предлагает записи клиента, а кнопка вроде «Добавить ребёнка» добавляет новую сразу.
Выберите мастера и время
В поле «Сотрудник» оставьте «Любой» или выберите человека, который выполняет все выбранные услуги. В поле «Время» перечислено свободное время на этот день: в пределах опубликованной смены, без пересечений с другими визитами и со свободным кабинетом, если он нужен услугам. Когда вы выберете время, итог покажет цену того мастера, который проведёт визит. Если время попадает в окно непиковых часов, рядом показана скидка, например −20% вне пика, и визит записывается по этой сниженной цене.
Добавьте детали
Если вы рассаживаете клиентов по креслам, выберите кресло в поле «Кабинет / кресло»; два визита не могут занимать одно кресло одновременно. В поле «Заметки» впишите всё, что нужно знать мастеру.
Решите насчёт предоплаты
«Требовать предоплату» включён с самого начала, если предоплата включена на экране Бронирование › Настройки или если предоплату требует одна из выбранных услуг, — тогда об этом сообщает строка под итогом. Там же видна сумма, посчитанная от итога со скидкой; выключите переключатель, чтобы записать этот визит без предоплаты. Если у клиента есть адрес почты, в письме с подтверждением будет ссылка для внесения предоплаты. Если платёжный шлюз не подключён, ссылки нет: визит остаётся в статусе «Предоплата ожидается», и всю сумму вы принимаете на кассе.
Запишите и подтвердите
Нажмите «Забронировать и отправить подтверждение». Клиент получит сообщение в Telegram, WhatsApp, Viber или по SMS — по тому каналу, который до него доходит, — а если он указал адрес почты, ещё и письмо с деталями, файлом календаря и ссылкой, по которой можно изменить или отменить запись. Мастер, который проведёт визит, получит уведомление, если не записал клиента сам. Если время уже не подходит, вы увидите почему.
Частые вопросы
- Почему нужного времени нет в списке?
Предлагается только подходящее время: в пределах опубликованной смены, с мастером, который выполняет все выбранные услуги, без пересечений с другими визитами и со свободным кабинетом, если он нужен. Опубликуйте неделю на экране Бронирование › Расписание или выберите другого мастера.
- Просят ли у клиента карту, когда я записываю его на ресепшене?
Нет. На ресепшене действует только предоплата, если включено «Требовать предоплату». Привязанная карта и правило, по которому её просят только у клиентов, пропускающих визиты, действуют для клиентов, которые записываются онлайн.
- Можно ли записать клиента, который пришёл без записи и не называет имени?
Да. Выберите «Без записи» вверху списка «Клиент». В журнале визит будет отмечен как «Без записи», подтверждение никому не отправляется, а «Сделать постоянным» и «Запланировать повтор» для такого визита не предлагаются. Такой визит не приносит баллов лояльности, а на кассе к нему не применяются скидка уровня и абонемент, и оплатить его баллами нельзя; подарочная карта при этом работает. Если зашёл постоянный клиент, выберите его, чтобы визит попал в его карточку.
- Как принять клиента без записи на телефоне?
В Setvos Business нажмите + в журнале и выберите «Без записи». Выберите услугу и того, кто примет клиента: список показывает, кто свободен сейчас, например «Свободен с 09:41», у кого клиент в кресле, а кто не на смене. «Начать сейчас» создаёт визит по времени салона, начинает его и открывает.
Читать дальше
Отметить приход, завершить, перенести или отменить визит
Откройте визит, чтобы отмечать каждый его этап, записывать, что было сделано, переносить или отменять его и отмечать неявку, — и узнайте, что при этом сообщают клиенту.
Составьте и опубликуйте график сотрудников
Задайте, кто когда работает в каждом заведении, на неделю или на месяц вперёд, и опубликуйте график. Записаться можно только на опубликованные смены — и онлайн, и на ресепшене.
Меньше неявок: предоплата и привязанные карты
Просите предоплату при новых записях, просите клиентов, которые записываются онлайн, привязать карту, списывайте плату за неявку и знайте, когда предоплата остаётся у вас, а когда возвращается.
Что видят клиенты, когда записываются онлайн
Как клиент записывается с вашей страницы, какие сообщения получает, как переносит или отменяет запись по своей ссылке, как записывается в лист ожидания и что может помешать онлайн-записи.
Добавить клиента вручную
Создайте клиента кнопкой «Новый контакт», выберите, кто будет с ним работать, и узнайте, какие данные важны и почему.
Работа с карточкой клиента
Смотрите историю клиента, записывайте заметки и звонки, обновляйте его данные, файлы и задачи — всё на одном экране.
Ещё в разделе «Бронирование»
- Бронирование: журнал записей, график сотрудников и страница онлайн-записи
- Как пользоваться журналом записей
- Принять оплату за визит на кассе
- Настройте услуги, цены и категории
- Визиты по адресу клиента и цена по размеру
- Групповые занятия, пакеты и услуги с особыми требованиями
- Ведите лист ожидания и предлагайте освободившееся время
- Постоянные записи и повторные визиты
- Как вести занятия: расписание, запись на курс и журнал посещений
- Читайте отзывы клиентов и отвечайте на них
- Правила отзывов и жалоба на отзыв
- Попросите клиентов принять форму согласия
Открыть в Setvos
Вы вошли? Эта статья есть и в меню «Справка» приложения.
Всё ещё не получается?
Расскажите, что вы пытались сделать, — мы отвечаем в чате на шести языках. Написать нам
Переведите записи с бумаги, WhatsApp и трёх таблиц.
Перенесите клиентов, услуги и прошлые визиты из таблицы или выгрузки вашей прежней системы — с предпросмотром до того, как что-либо будет записано, и с помощью в чате на шести языках, когда она понадобится. Большинство студий запускаются в тот же день.