Бронирование · Инструкция
Постоянные записи и повторные визиты
Настройте визит, который повторяется каждую неделю, раз в две недели или каждый месяц, запишите один повторный визит на месяцы вперёд и завершите серию, когда клиент перестаёт ходить.
Создайте постоянную запись
На экране Бронирование › Лист ожидания в блоке «Постоянные записи» нажмите «Новая постоянная запись». Или откройте визит клиента в журнале и нажмите «Сделать постоянным» — данные заполнятся из визита.
Опишите, как она повторяется
Выберите клиента в поле «Клиент», заведение в поле «Заведение», услуги и мастера в поле «Сотрудник»; групповые занятия здесь не предлагаются. В поле «Повторяется» выберите «Еженедельно», «Раз в две недели» или «Ежемесячно», затем задайте дату в поле «Первый визит» и время в поле «Время». Для услуги для ребёнка, животного или авто список вроде «Для какого ребёнка» называет того, для кого каждый визит.
Задайте окончание
В поле «Длится до» выберите «Через» и число визитов или «До даты» и дату. У постоянной записи всегда должно быть окончание.
Забронируйте серию
Нажмите «Забронировать серию». Setvos записывает визиты как настоящие записи примерно на четыре месяца вперёд и каждый день добавляет новые. Дата, которая пересекается с другим визитом или на которую ещё нет опубликованной смены, пропускается, а не занимается принудительно, и Setvos пробует её снова, пока она ещё впереди.
Цена и длительность каждого визита считаются как у любой записи: в этом заведении, по собственной цене и длительности мастера, за вычетом скидки непиковых часов. Клиент получает одно подтверждение на всю серию — письмо со списком визитов, если он оставил адрес почты, и сообщение о том, сколько визитов записано и когда первый, — а перед каждым визитом обычные напоминания.
Запишите повторный визит
На завершённом визите нажмите «Запланировать повтор», задайте «Через сколько месяцев» и нажмите «Запланировать». Это один визит с теми же услугами и мастером, в то же время дня; он показывается среди ваших постоянных записей. Клиент получает подтверждение, как при любой записи.
Следите за курсом клиента
В карточке клиента в блоке «Курсы и повторные визиты» видна каждая серия: сколько сеансов уже проведено и когда следующий.
Завершите серию
В списке нажмите «Завершить». Выберите «Оставить запланированные», чтобы только перестать создавать новые визиты, или «Отменить будущие», чтобы заодно отменить визиты, которые ещё впереди. Каждый из них отменяется обычным образом: кабинет освобождается, а при включённом предложении для листа ожидания время предлагается тем, кто ждёт. Клиент получает одно письмо со списком отменённых визитов, если оставил адрес почты, и одно сообщение, а мастер, который их проводит, — одно уведомление.
Частые вопросы
- Почему в серии не хватает даты?
Она пересекалась с другим визитом, или ни у кого тогда не было опубликованной смены. Опубликуйте график на ту неделю: Setvos пробует дату снова каждый день, пока она ещё впереди.
- Почему у постоянной записи написано «Услуга выключена» или «Услуга удалена»?
Услугу, которую она бронирует, выключили или удалили, поэтому новые визиты больше не бронируются; уже забронированные визиты остаются. Если написано «Услуга выключена», снова включите услугу на экране Бронирование › Услуги, и серия опять начнёт бронировать визиты. Если «Услуга удалена», завершите серию и настройте новую с другой услугой. Владельцы и администраторы получают одно уведомление «Регулярная запись больше не бронирует визиты», когда ежедневная проверка впервые обнаруживает, что серия остановилась; каждый из них может отключить это уведомление в пункте «Регулярная запись остановлена» на экране Настройки учётной записи › Уведомления.
- Как сделать запись постоянной на телефоне?
В Setvos Business откройте визит с клиентом и выберите «Сделать постоянной» под ⋯. Клиент, сотрудник, услуги и время визита сохраняются. Выберите первую дату, как часто повторять — «Еженедельно», «Раз в 2 недели» или «Ежемесячно» — и когда закончить: после 2–52 визитов или в определённую дату. Результат показывает, сколько визитов записано, и перечисляет каждую пропущенную дату с причиной — например, сотрудник занят или не в графике либо кресло занято.
- Где постоянные записи на телефоне?
В «Ещё» → «Записи» → «Постоянные записи». Каждая имеет статус «Активна», «Завершена» или остановлена, потому что её услугу выключили или удалили, и остановленная подсказывает, что делать дальше. «Завершить» спрашивает, оставить уже записанные визиты или отменить будущие.
- Как запланировать повторный визит на телефоне?
На визите выберите «Запланировать повторный визит» под ⋯ и укажите от 1 до 36 месяцев. Повторный визит приходится на тот же день через столько календарных месяцев — или на последний день месяца, если тот короче, — на то же время, с теми же услугами и сотрудником. Если эта дата не свободна, приложение объясняет почему и советует записать из журнала, и ничего не записывается.
- Может ли групповое занятие повторяться каждую неделю?
Да, как расписание занятия, а не постоянная запись: нажмите «Новая постоянная запись», выберите «Расписание занятия» и занятие. Тогда клиенты занимают места на его сессиях или их записывают на курс.
Читать дальше
Ведите лист ожидания и предлагайте освободившееся время
Записывайте клиентов, которым нужно занятое время, дайте им записываться со страницы записи, предлагайте им освободившееся время вручную или автоматически, когда визит отменяют, и знайте, когда они уходят из листа.
Отметить приход, завершить, перенести или отменить визит
Откройте визит, чтобы отмечать каждый его этап, записывать, что было сделано, переносить или отменять его и отмечать неявку, — и узнайте, что при этом сообщают клиенту.
Составьте и опубликуйте график сотрудников
Задайте, кто когда работает в каждом заведении, на неделю или на месяц вперёд, и опубликуйте график. Записаться можно только на опубликованные смены — и онлайн, и на ресепшене.
Работа с карточкой клиента
Смотрите историю клиента, записывайте заметки и звонки, обновляйте его данные, файлы и задачи — всё на одном экране.
Ещё в разделе «Бронирование»
- Бронирование: журнал записей, график сотрудников и страница онлайн-записи
- Как пользоваться журналом записей
- Записать клиента на визит
- Принять оплату за визит на кассе
- Настройте услуги, цены и категории
- Визиты по адресу клиента и цена по размеру
- Групповые занятия, пакеты и услуги с особыми требованиями
- Меньше неявок: предоплата и привязанные карты
- Как вести занятия: расписание, запись на курс и журнал посещений
- Читайте отзывы клиентов и отвечайте на них
- Правила отзывов и жалоба на отзыв
- Попросите клиентов принять форму согласия
Открыть в Setvos
Вы вошли? Эта статья есть и в меню «Справка» приложения.
Всё ещё не получается?
Расскажите, что вы пытались сделать, — мы отвечаем в чате на шести языках. Написать нам
Переведите записи с бумаги, WhatsApp и трёх таблиц.
Перенесите клиентов, услуги и прошлые визиты из таблицы или выгрузки вашей прежней системы — с предпросмотром до того, как что-либо будет записано, и с помощью в чате на шести языках, когда она понадобится. Большинство студий запускаются в тот же день.