Rechnungen · Überblick
Rechnungen: Kunden abrechnen und sehen, wer Ihnen etwas schuldet
Wofür die Rechnungsseiten da sind, wie eine Rechnung vom Entwurf bis zur Zahlung kommt und was Sie vor der ersten Rechnung einrichten.
Die Liste und ihre Zahlen
Unter Rechnungen sehen Sie jede Rechnung mit Kunde, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, Summe, offenem Betrag und Status. Die Kacheln darüber zählen nur Rechnungen – keine Angebote, Gutschriften oder Kassenverkäufe – und summieren, was nach Teilzahlungen und Gutschriften noch offen ist, insgesamt und bei überfälligen Rechnungen, sowie was eingenommen wurde. Suchen Sie nach Kunde oder Nummer: „7“ findet jedes Dokument mit der Nummer 7, „QUO-0007“ nur das Angebot 7. Filtern Sie nach Status – Entwurf, Gesendet, Überfällig, Teilweise bezahlt, Bezahlt oder Storniert und, solange Angebote angezeigt werden, Angenommen, Abgelehnt oder Abgelaufen – und, falls Ihr Workspace eigene Felder für Rechnungen hat, auch nach diesen.
Rechnungen, Angebote, Verkäufe und Gutschriften
Der erste Filter bestimmt, welche Dokumente Sie sehen. „Rechnungen“ ist voreingestellt. „Angebote“ sind Preisangebote mit eigenen QUO-Nummern. „Verkäufe“ sind die Dokumente, die an der Kasse entstehen, wenn ein Besuch bezahlt wird. „Gutschriften“ mindern oder erstatten eine Rechnung. „Alle“ zeigt alles. Jede Art hat ihren eigenen Nummernkreis.
Vom Entwurf bis zur Zahlung
Jede Rechnung beginnt als Entwurf, den Sie noch ändern können. Beim Senden geht das PDF per E-Mail an den Kunden, und die Rechnung steht auf „Gesendet“. Bezahlt wird sie dann online über einen Zahlungslink, oder Sie erfassen das Geld selbst; eine Teilzahlung setzt sie auf „Teilweise bezahlt“. Eine gesendete oder teilweise bezahlte Rechnung, deren Fälligkeitsdatum verstrichen ist, wird „Überfällig“, und Setvos schickt dem Kunden bis zu drei Erinnerungen per E-Mail, mindestens einen Tag auseinander, mit der Bitte um den noch offenen Betrag – sofern er eine E-Mail-Adresse hat. Eine Rechnung, auf der nichts mehr offen ist, bekommt keine Erinnerung.
Alles andere rund ums Geld
„Neues Angebot“ steht neben „Neue Rechnung“. Die Schaltflächen über der Liste führen zu „Wiederkehrende Rechnungen“ für Rechnungen, die sich wiederholen, und zu Rechnungen › Buchhaltung, wo Sie Ausgaben erfassen, das Kassenbuch führen und Ihren Gewinn ablesen. Nimmt Ihr Workspace Buchungen an oder ist eine Registrierkasse verbunden, führt eine Schaltfläche „Tagesabschluss“ zum Tag der Kasse und zu Ihren Fiskalbelegen.
Vor der ersten Rechnung einrichten
- Ihre Verkäuferangaben – Firmenname, Steuernummer, IBAN – unter Einstellungen › Allgemein, damit sie auf jeder Rechnung stehen. Ein Inhaber oder Admin trägt sie ein.
- Einen Zahlungsanbieter unter Integrationen › Zahlungen, wenn Kunden online per Karte zahlen sollen.
- Eine Registrierkasse (ПРРО) unter Integrationen › Fiskalisierung, wenn Sie Fiskalbelege brauchen.
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Eine Rechnung erstellen und senden
Erstellen Sie einen Rechnungsentwurf aus Ihren Produkten oder frei eingegebenen Positionen, prüfen Sie ihn und schicken Sie ihn dem Kunden als PDF per E-Mail.
Eine Rechnung bezahlt bekommen
Schicken Sie einen Zahlungslink, erfassen Sie Bargeld oder eine Überweisung, nehmen Sie eine Teilzahlung an und laden Sie das PDF von der Seite einer Rechnung herunter.
Den Tag abschließen und Fiskalbelege ausstellen
Schließen Sie den Tag der Kasse mit dem gezählten Bargeld ab, verbinden Sie Ihre ПРРО-Kasse, sehen Sie jeden ausgestellten Beleg, wiederholen Sie einen fehlgeschlagenen und erstellen Sie die Schichtberichte.
Ausgaben erfassen und das Kassenbuch führen
Erfassen Sie in der Buchhaltung, was das Geschäft ausgibt, und halten Sie die Kasse jedes Standorts stimmig.
Online-Zahlungen per Karte oder per Überweisung annehmen
Verbinden Sie einen Kartenanbieter oder hinterlegen Sie Zahlungsdaten, damit Kunden online per Karte oder per Überweisung mit einem Code für alle zahlen; markieren Sie Überweisungen als bezahlt und zahlen Sie Trinkgelder über monobank aus.
Unternehmensdaten festlegen: Land, Zeitzone, Währung und Sprache
Sagen Sie Setvos, was für ein Betrieb das ist und wo er tätig ist, und hinterlegen Sie die Verkäuferangaben, die auf Ihren Rechnungen und Angeboten stehen.
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