Rechnungen · Anleitung
Eine Rechnung erstellen und senden
Erstellen Sie einen Rechnungsentwurf aus Ihren Produkten oder frei eingegebenen Positionen, prüfen Sie ihn und schicken Sie ihn dem Kunden als PDF per E-Mail.
Eine neue Rechnung beginnen
Öffnen Sie Rechnungen und klicken Sie auf „Neue Rechnung“. Fehlt die Schaltfläche, erlaubt Ihre Rolle das Erstellen von Rechnungen nicht.
Wählen, wem Sie die Rechnung stellen
Klicken Sie auf „Rechnung an“ und tippen Sie einen Teil von Name, Telefonnummer oder E-Mail des Kunden ein; die Liste zeigt die ersten Treffer, und weitere Buchstaben grenzen sie ein. Legen Sie das „Ausstellungsdatum“ fest (heute, sofern Sie es nicht ändern) und ein „Fälligkeitsdatum“. Eine Rechnung ohne Fälligkeitsdatum wird nie überfällig.
Die Positionen hinzufügen
Öffnen Sie für jede Position die Auswahl und tippen Sie Name, SKU oder Barcode eines Produkts ein, oder wählen Sie ganz oben „Freie Position“ und geben Sie einen Namen ein. Tragen Sie die Menge (ganze Zahlen) und den Stückpreis ein: Ein Produkt bringt seinen eigenen Preis mit, den Sie ändern können. „Position hinzufügen“ fügt eine weitere Position hinzu.
Steuer und Rabatt festlegen
Tragen Sie unter „Summen“ einen Rabatt als Geldbetrag ein und unter „Steuer %“ einen Steuersatz für die ganze Rechnung. Jede Position hat außerdem hinter dem Preis ein eigenes Steuerfeld: Lassen Sie es leer, gilt der Satz der Rechnung; tragen Sie 0 ein für eine Position ohne Steuer. Der Rabatt wird im Verhältnis ihrer Beträge auf die Positionen verteilt.
„Summen“ zeigt die Steuer mit einer Zeile je Satz und die Gesamtsumme genau so, wie die gespeicherte Rechnung sie haben wird.
Den Entwurf erstellen
Klicken Sie auf „Entwurf erstellen“. Die Rechnung öffnet sich als Entwurf mit eigener Nummer, INV-0001 und so weiter. Noch ist nichts gesendet, und mit „Bearbeiten“ können Sie alles ändern.
Senden
Klicken Sie auf „Senden“. Die E-Mail geht an die Adresse des Kunden, es sei denn, Sie tragen unter „An“ eine andere ein; fügen Sie bei Bedarf unter „Nachricht (optional)“ eine kurze Notiz hinzu und klicken Sie dann auf „Rechnung senden“. Das PDF ist angehängt, und die Rechnung steht auf „Gesendet“.
Häufige Fragen
- Warum lässt sich die Rechnung nicht senden?
Sie braucht mindestens eine Position und eine E-Mail-Adresse – die des Kunden oder eine, die Sie unter „An“ eintragen. Eine bezahlte oder stornierte Rechnung kann nicht gesendet werden.
- Kann ich in einer anderen Währung abrechnen?
Nicht mit diesem Formular. Eine neue Rechnung verwendet die Währung Ihres Workspaces, die ein Inhaber oder Admin unter Einstellungen › Allgemein festlegt. Eine wiederkehrende Rechnung kann eine eigene Währung haben.
- Woher kommen meine Firmenangaben im PDF?
Aus den Verkäuferangaben unter Einstellungen › Allgemein. Füllen Sie alle aus oder keine: Sobald sie vollständig sind, stehen sie auf jeder Rechnung, und der dort angegebene Steuerstatus entscheidet, ob eine Umsatzsteuerzeile erscheint.
- Kann ich zuerst ein Preisangebot schicken?
Ja. Klicken Sie auf „Neues Angebot“ statt auf „Neue Rechnung“: Dasselbe Formular erstellt dann ein Angebot, mit einem Datum „Gültig bis“ anstelle des Fälligkeitsdatums.
- Kann ich auf dem Telefon eine Rechnung erstellen?
Ja, wenn Sie Rechnungen erstellen dürfen: „Neue Rechnung“ oder „Neues Angebot“ in der Rechnungsliste von Setvos Business. Wählen Sie den Empfänger, die Daten und die Positionen — ein Produkt per Suche oder Scan oder eine freie Position, mit Menge, Preis und einem Steuersatz je Position, wobei ein leeres Feld den Satz der Rechnung übernimmt und 0 ein Satz ist —, dann einen Rabatt, Notizen und eigene Felder. Die Summe wird so berechnet wie auf dem Server. Die Liste sucht nach Nummer oder Kunde und zeigt Rechnungen, Angebote, Verkäufe, Gutschriften oder alles.
- Kann ich die Stunden abrechnen, die mein Team erfasst hat?
Ja. Auf der Seite eines Deals, eines Kunden oder eines Unternehmens erstellt „Offene Zeit abrechnen“ auf der Karte „Zeit“ den Entwurf für Sie, mit einer Zeile je Deal und den Stunden in jeder Zeile. Stundensätze legen Sie unter Einstellungen › Pipelines fest.
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Eine Rechnung bezahlt bekommen
Schicken Sie einen Zahlungslink, erfassen Sie Bargeld oder eine Überweisung, nehmen Sie eine Teilzahlung an und laden Sie das PDF von der Seite einer Rechnung herunter.
Einen Rechnungsentwurf ändern
Ändern Sie Kunde, Daten, Positionen, Steuer und Rabatt einer Rechnung, die noch nicht gesendet wurde.
Ein Angebot erstellen und in eine Rechnung umwandeln
Nennen Sie einen Preis, bevor Sie abrechnen: Erstellen Sie ein Angebot, geben Sie es dem Kunden, erfassen Sie seine Antwort und wandeln Sie es in eine Rechnung um.
Denselben Kunden regelmäßig abrechnen
Richten Sie eine wiederkehrende Rechnung ein, die alle ein, drei, sechs oder zwölf Monate ausgestellt wird, und pausieren Sie sie, stellen Sie sie vorzeitig aus oder löschen Sie sie.
Produkte: eine Preisliste für alles, was Sie verkaufen
Wofür der Katalog da ist, wie sich Produkte und Dienstleistungen unterscheiden und wo der Rest von Setvos Ihre Preise ausliest.
Unternehmensdaten festlegen: Land, Zeitzone, Währung und Sprache
Sagen Sie Setvos, was für ein Betrieb das ist und wo er tätig ist, und hinterlegen Sie die Verkäuferangaben, die auf Ihren Rechnungen und Angeboten stehen.
Mehr in Rechnungen
- Rechnungen: Kunden abrechnen und sehen, wer Ihnen etwas schuldet
- Eine Rechnung korrigieren: Gutschrift, Stornieren oder Löschen
- Den Tag abschließen und Fiskalbelege ausstellen
- Ausgaben erfassen und das Kassenbuch führen
- GuV, Liquidität und Steuern lesen und ein Paket für die Buchhaltung laden
- Rechnungen: häufige Fragen
In Setvos öffnen
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