Boîte de réception · Mode d’emploi
Lire une conversation et y répondre
Ouvrez une conversation, voyez qui a écrit et ce qui est joint, et répondez par le même canal, avec un brouillon rédigé par l’IA si vous le souhaitez.
Ouvrir une conversation
Cliquez dessus dans Boîte de réception. Ouvrir une conversation la marque comme lue, sauf si votre rôle peut seulement consulter la Boîte de réception. Sur téléphone, la liste laisse place à la conversation ; appuyez sur « En cours » en haut pour revenir en arrière.
Lire les messages
Les messages vont du plus ancien au plus récent, les vôtres à droite. Cliquez sur une pièce jointe pour l’ouvrir dans un nouvel onglet.
Voir de qui il s’agit
Quand l’expéditeur est un client connu, le nom sous l’objet ouvre sa fiche : vous pouvez consulter son historique avant de répondre. « Expéditeur inconnu » signifie qu’aucun client ne correspond.
Rédiger votre réponse
Tapez dans « Répondre… » et appuyez sur le bouton d’envoi. La réponse part par le canal d’arrivée de la conversation, et répondre ramène dans « En cours » une conversation en veille ou archivée. Sans boîte mail connectée, votre réponse part comme une simple lettre au nom de votre espace de travail, signée de votre nom, et la réponse du client arrive à votre propre adresse.
Laisser l’IA la rédiger
Quand l’IA est activée pour votre espace de travail, « Rédiger une réponse » écrit dans la zone de réponse une proposition tirée des derniers messages, dans la langue de votre espace de travail, comme tout message adressé à un client. Relisez-la et changez ce qu’il faut ; rien n’est envoyé tant que vous n’avez pas appuyé sur le bouton d’envoi.
Si une réponse ne peut pas partir
Une réponse n’est enregistrée qu’une fois partie. Si votre boîte mail connectée, Telegram ou Meta la refuse, vous voyez pourquoi et rien n’est enregistré : vous pouvez réessayer. Instagram et Messenger n’acceptent une réponse que dans les 24 heures qui suivent le dernier message du client.
Questions fréquentes
- De quelle adresse partent mes réponses par e-mail ?
De votre boîte mail connectée, et la réponse du client revient dans la même conversation. Sans boîte connectée, Setvos envoie la réponse depuis sa propre adresse au nom de votre espace de travail, et la réponse du client arrive sur votre propre adresse e-mail plutôt que dans la Boîte de réception. Connectez votre boîte mail dans Intégrations › Boîte mail pour garder toute la conversation ici.
- Pourquoi n’y a-t-il pas de zone de réponse ?
Votre rôle vous permet de consulter la Boîte de réception, mais pas d’y répondre. Un propriétaire ou un administrateur peut changer cela dans Paramètres › Rôles et droits.
- Puis-je laisser une note que seule mon équipe voit ?
Non. Tout ce qui est tapé dans la zone de réponse est envoyé au client.
- Les clients peuvent-ils envoyer des photos ?
Oui. Une photo ou un fichier qu’un client envoie par Telegram, Instagram ou Messenger arrive dans la conversation avec sa légende et s’ouvre depuis le message. Au-delà de votre limite de stockage, le message arrive quand même, sans le fichier.
- Comment répondre sur le téléphone ?
Ouvrez la conversation dans l’onglet Boîte de réception. Le champ de réponse indique sur quel canal vous répondez. Joignez jusqu’à cinq fichiers depuis l’appareil photo, la photothèque ou Fichiers, 10 Mo chacun : images, PDF, texte et documents bureautiques. « Brouillon avec l’IA » est là quand l’IA est activée. Si la réponse ne peut pas partir — la fenêtre de 24 heures de Meta est fermée, Telegram ne l’a pas livrée ou le canal n’accepte pas le fichier —, l’application dit pourquoi et garde votre texte. Les messages s’affichent en texte brut ; le téléphone n’affiche jamais le HTML d’un message.
- Pourquoi ne puis-je pas joindre de fichier dans certaines discussions Telegram ?
Une discussion avec le bot Setvos ne transporte que du texte, donc le bouton de pièce jointe y est désactivé, avec la raison. Les discussions passant par le bot de votre salon acceptent les fichiers.
À lire ensuite
Prendre, mettre en veille et archiver des conversations
Montrez à votre équipe quelles conversations sont les vôtres, mettez de côté celles qui peuvent attendre et archivez ce qui est terminé, une par une ou plusieurs à la fois.
Connecter les canaux sur lesquels vos clients écrivent
Reliez à la Boîte de réception votre boîte mail partagée, votre bot Telegram et votre page Instagram et Messenger, pour que chaque message client arrive au même endroit.
Travailler avec la fiche d’un client
Lisez l’historique d’un client, consignez notes et appels, et tenez à jour ses détails, ses fichiers et ses tâches depuis un seul écran.
Activer ou désactiver les fonctions IA
Les fonctions IA restent désactivées tant qu’un propriétaire ou un administrateur ne les active pas. Voici ce qu’elles font, ce qui quitte votre espace de travail et comment fonctionnent les crédits.
Connecter une boîte mail partagée à la Boîte de réception
Faites arriver l’adresse e-mail de votre entreprise dans la Boîte de réception : votre équipe lit le courrier des clients et y répond au même endroit, et les réponses partent de votre propre adresse.
Plus dans Boîte de réception
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Sortez vos réservations du papier, de WhatsApp et de trois tableurs.
Importez votre fichier clientes, vos prestations et vos visites passées depuis un tableur ou l’export de votre ancien système, avec un aperçu avant que rien ne soit enregistré — et de l’aide par chat, en six langues, dès que vous le souhaitez. La plupart des studios tournent le jour même.