Boîte de réception · Mode d’emploi
Prendre, mettre en veille et archiver des conversations
Montrez à votre équipe quelles conversations sont les vôtres, mettez de côté celles qui peuvent attendre et archivez ce qui est terminé, une par une ou plusieurs à la fois.
Prendre une conversation
En haut d’une conversation ouverte, appuyez sur « M’attribuer » (la silhouette avec une coche). Votre nom s’affiche alors dessus, pour que l’équipe sache qui répond, et vous êtes prévenu quand le client écrit de nouveau. Le bouton disparaît une fois la conversation à vous.
La mettre en veille
Appuyez sur « Mettre en veille » (l’horloge) et choisissez « Demain 9 h » ou « La semaine prochaine », c’est-à-dire lundi à 9 h. La conversation passe dans « En veille » et revient dans « En cours », marquée non lue, à l’heure dite, ou plus tôt si le client écrit de nouveau.
L’archiver
Appuyez sur « Archiver » (la boîte) quand la conversation est terminée. Elle passe dans « Archivées » ; ouvrez-la là et appuyez sur « Remettre dans la boîte » pour la faire revenir. Un nouveau message du client la fait revenir d’elle-même.
Traiter plusieurs conversations à la fois
Cochez les cases des lignes, puis appuyez sur « Marquer comme lu » ou « Archiver » dans la barre qui apparaît sous la liste.
Rechercher
Tapez dans « Rechercher dans la boîte… ». La recherche porte sur les objets, le dernier message et le nom ou l’entreprise du client, dans l’onglet où vous vous trouvez.
Questions fréquentes
- Puis-je attribuer une conversation à un collègue ?
Pas depuis la Boîte de réception : « M’attribuer » est la seule attribution qu’elle propose, et chacun prend donc les conversations auxquelles il va répondre.
- Pourquoi ne vois-je pas ces boutons ni les cases à cocher ?
Prendre, mettre en veille, archiver et marquer comme lu sont des modifications d’une conversation : ces actions ne s’affichent donc que pour les rôles autorisés à modifier la Boîte de réception. Un propriétaire ou un administrateur règle cela dans Paramètres › Rôles et droits.
- Comment trier la boîte de réception sur le téléphone ?
L’onglet Boîte de réception propose « En cours », « En veille » et « Archivées », et une recherche. Les lignes affichent le point non lu, le canal, quand une conversation en veille revient et à qui elle est attribuée, ou la file partagée. Appuyez longuement pour en sélectionner plusieurs et « Marquer comme lu », « Archiver » ou « M’attribuer ». Dans une conversation : « M’attribuer » ; « Mettre en veille » — « Demain, 9 h », « La semaine prochaine » ou une date et une heure sur l’horloge de l’espace de travail ; « Archiver » ou « Remettre dans la boîte » ; et « Client ». Sur un iPad, la conversation s’ouvre à côté de la liste, avec le champ de réponse en dessous.
À lire ensuite
Lire une conversation et y répondre
Ouvrez une conversation, voyez qui a écrit et ce qui est joint, et répondez par le même canal, avec un brouillon rédigé par l’IA si vous le souhaitez.
Boîte de réception : questions fréquentes
Réponses courtes sur les canaux qui arrivent dans la Boîte de réception, qui voit quoi, les pièces jointes et les réponses qui n’arrivent pas.
Configurer les rôles et les droits
Utilisez les quatre rôles prêts à l’emploi ou créez les vôtres : choisissez ce que chaque rôle peut faire dans chaque module et de qui il voit les enregistrements.
Plus dans Boîte de réception
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