Personal · Anleitung
Einen Mitarbeiter hinzufügen
Legen Sie einen Mitarbeiterdatensatz mit Stellendetails und Startdatum an, damit Abwesenheit, Onboarding und Gehaltsabrechnung ihn nutzen können.
Das Verzeichnis öffnen und einen Datensatz beginnen
Öffnen Sie Personal und klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“. Die Schaltfläche gibt es nur für Rollen, die Personaldatensätze anlegen dürfen.
Name und geschäftliche E-Mail eingeben
Tragen Sie „Vorname“, „Nachname“ und „Geschäftliche E-Mail“ ein; alle drei sind Pflichtfelder. Nehmen Sie die Adresse, mit der sich die Person bei Setvos anmeldet: Ein Datensatz mit dieser Adresse verknüpft sich von selbst mit ihrem Konto, sobald sie zum ersten Mal ihre Zeiterfassung oder ihre Lohnzettel öffnet.
Die Stellendetails ergänzen
Füllen Sie „Position“ und „Abteilung“ aus, suchen Sie unter „Vorgesetzter“ die vorgesetzte Person nach Namen (oder lassen Sie „Keine vorgesetzte Person“ stehen) und wählen Sie den „Typ“: Vollzeit, Teilzeit, Vertrag, Praktikum oder befristet. Über ihre Abwesenheitsanträge wird dann die vorgesetzte Person benachrichtigt, sofern deren eigener Datensatz mit einem Konto verknüpft ist.
Startdatum und Standort festlegen
Das „Startdatum“ ist wichtig: Ein Datensatz mit einem Startdatum in der Zukunft beginnt mit dem Status Onboarding, Onboarding-Aufgaben werden ab diesem Datum fällig, und die Gehaltsabrechnung zahlt ab diesem Tag. „Standort“ ist freier Text, etwa der Name eines Ihrer Standorte. Alles in diesem Formular lässt sich später mit „Profil bearbeiten“ im Datensatz ändern.
Ein Jahresgehalt eintragen, falls es eines gibt
„Jährliches Grundgehalt“ erscheint nur, wenn die Gehaltsabrechnung eingeschaltet ist und Ihre Rolle sie bearbeiten darf. Ausgefüllt wird es zur ersten Zeile im Vergütungsverlauf der Person: ein festes Monatsgehalt von einem Zwölftel des Betrags, ab dem Startdatum. Stundenlohn, Provision und Bezahlung pro Kurs legen Sie stattdessen im Tab „Vergütung“ des Datensatzes fest.
Den Datensatz speichern
Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“. Der Datensatz erhält eine Personalnummer wie EMP-0001 und öffnet sich, damit Sie weitermachen können. Ist im Onboarding die Automatisierung „Onboarding-Checkliste“ eingeschaltet, startet die Checkliste der Person im selben Moment.
Häufige Fragen
- Kann ich den Datensatz anlegen, wenn ich jemanden einlade?
Ja. Klicken Sie nach dem Senden einer Einladung unter Einstellungen › Mitglieder neben der Adresse auf „Mitarbeiterdatensatz anlegen“. Sie können dort auch ein Mitglied öffnen und in seinem Bereich auf „Mitarbeiterdatensatz anlegen“ klicken; dann wird der Datensatz sofort mit ihm verknüpft.
- Kann ich Mitarbeiter aus einer Tabelle importieren?
Nein. Mitarbeiter werden einzeln mit „Mitarbeiter hinzufügen“ angelegt.
- Kann ich auf dem Telefon Mitarbeitende hinzufügen?
Ja: „Mitarbeitende hinzufügen“ in Personal legt den Datensatz an; Konto und Einarbeitung lassen sich später ergänzen. Die Vergütungsfelder brauchen Zugriff auf die Gehaltsabrechnung.
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Einen Mitarbeiterdatensatz mit einem Konto verknüpfen
Verbinden Sie einen Datensatz mit dem Setvos-Konto der Person, damit ihre Zeiterfassung, Lohnzettel, Schichten im Dienstplan und Verkäufe an der Kasse als ihre gezählt werden.
Den Datensatz eines Mitarbeiters lesen und aktualisieren
Im Datensatz finden Sie alles über eine Person: Ändern Sie ihre Angaben und ihre Arbeitswoche, und lassen Sie sie austreten, wenn sie geht.
Mitarbeiter in Abteilungen gliedern
Legen Sie Abteilungen an, benennen Sie sie um oder löschen Sie sie, damit Sie das Team, die Abwesenheitsliste und Stellenausschreibungen nach Abteilung filtern können.
Das Onboarding für eine neue Person starten
Geben Sie jemandem von Hand eine Checkliste, oder lassen Sie jeden neuen Mitarbeiterdatensatz automatisch eine bekommen.
Personen in Ihren Workspace einladen
Senden Sie Einladungen per E-Mail, legen Sie Rolle und Teams jeder neuen Person fest, bevor sie beitritt, und sehen oder widerrufen Sie die noch offenen Einladungen.
Festlegen, wie jemand bezahlt wird
Wählen Sie für einen Mitarbeiter ein Vergütungsmodell (Monatsgehalt, Stundenlohn, Provision, gestaffelt oder pro Kurs) ab einem Datum, und behalten Sie jede Änderung im Verlauf.
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