Automatische Nachrichten einschalten

1. 01

   Den Tab „Automatisierungen“ öffnen

   Öffnen Sie Nachrichten (SMS) und wählen Sie „Automatisierungen“. Unter den Ruhezeiten und der Karte zum Setvos-Bot steht jede Karte für eine automatische Nachricht, mit ihrem Namen und dem Zeitpunkt, zu dem sie gesendet wird. Alle sind zunächst ausgeschaltet. Zum Einschalten und Bearbeiten brauchen Sie eine Rolle, die die Einstellungen von Nachrichten (SMS) ändern darf.

2. 02

   Wissen, was jede tut

   • „Begrüßung“: wenn jemand aus Ihrem Team einen neuen Kunden anlegt oder ein für Sie neuer Kunde über Ihre Buchungsseite bucht oder kauft. Ein Import sendet sie nie.
   • „Kundin zurückholen“: einmal, wenn der letzte Besuch eines Kunden eine bestimmte Zahl von Tagen zurückliegt – 60, sofern Sie „Tage“ nicht ändern. Ein Besuch zählt, sobald er begonnen hat, ob ihn jemand als erledigt markiert hat oder nicht; ein abgesagter Termin oder ein Nichterscheinen zählt nicht. Ein Kunde mit einer anstehenden Buchung bekommt sie nie.
   • „Geburtstag“: am Geburtstag des Kunden, einmal im Jahr.
   • „Nach dem Termin fragen“: am Tag nach einem abgeschlossenen Besuch.
   • „Unfertige Buchung“: am Tag nach einer Buchung, deren Anzahlung nie ankam.
   • „Deal erreicht eine Phase“: wenn der Deal eines Kunden in die von Ihnen gewählte Phase wechselt.
   • „Überfällige Rechnung“: einmal pro Rechnung, am Tag nach ihrem Fälligkeitsdatum.
   • „Rückruf-SMS bei verpasstem Anruf“: an einen Anrufer, den niemand angenommen hat, mit Ihrem Buchungslink.

3. 03

   Wissen, woher der Geburtstag kommt

   „Geburtstag“ liest das Feld „Geburtstag“ auf der Seite des Kunden. Ihr Team trägt es dort ein, ein Import bringt es mit, oder der Kunde trägt es selbst in seinem Setvos-Profil ein. Die Nachricht geht an diesem Tag in der Zeitzone Ihres Workspaces hinaus. Zu einem Geburtstag am 29. Februar wird in einem Gemeinjahr am 28. Februar gratuliert.

4. 04

   Eine einschalten

   Schalten Sie den Schalter auf der Karte ein. Das Feld „Nachricht“ öffnet sich mit dem Text, der gesendet wird, in der Sprache Ihres Workspaces. „Deal erreicht eine Phase“ lässt sich erst einschalten, wenn Sie die „Phase“ gewählt haben.

5. 05

   Den Text ändern

   Bearbeiten Sie den Text und klicken Sie auf „Speichern“. Die Zeile unter dem Feld listet, was Sie verwenden können, zum Beispiel {{client}} für den Vornamen des Kunden und {{place}} für den Namen Ihres Unternehmens. Sobald Sie den Text geändert haben, holt „Standardtext wiederherstellen“ den ursprünglichen zurück.

   Jedes Ein- und Ausschalten und jede gespeicherte Änderung wird unter Einstellungen › Audit-Log festgehalten, ohne den Wortlaut der Nachricht.

6. 06

   Welchen Link eine Nachricht enthält

   „Kundin zurückholen“ und „Geburtstag“ enthalten einen Kurzlink wie setvos.com/m/AbCdEfGhIj zur Buchungsseite des Standorts, an dem der Kunde zuletzt war, oder Ihres ersten geöffneten Standorts, wenn jener geschlossen hat. „Unfertige Buchung“ enthält den Link der Buchung selbst, wo der Kunde auf „Anzahlung bezahlen“ tippen kann. „Begrüßung“ hat keinen Link: Sie bittet den Kunden, Ihre Nummer zu speichern.

7. 07

   Die Extras einstellen

   • „Kundin zurückholen“: Ändern Sie „Tage“ und klicken Sie außerhalb des Felds, um zu speichern.
   • „Nach dem Termin fragen“: Fügen Sie Ihren „Google-Bewertungslink“ ein und klicken Sie auf „Link speichern“, damit die Bitte auf Google verweist.
   • „Deal erreicht eine Phase“: Wählen Sie die „Phase“, die die Nachricht auslöst. Wählen kann sie nur jemand, der Deals sehen darf.
   • „Deal erreicht eine Phase“ und „Überfällige Rechnung“: „Senden per“ steht auf „E-Mail“, es sei denn, Sie wählen „Günstigster erreichbarer Kanal (Telegram, WhatsApp, Viber oder SMS)“; dann werden sie wie die anderen gesendet.
   • „Rückruf-SMS bei verpasstem Anruf“: Ihr Telefonieanbieter muss verpasste Anrufe an Setvos melden.

8. 08

   Wissen, wohin sie gehen und wer ausgelassen wird

   Jede Nachricht geht an den Kunden über den günstigsten Kanal, der ihn erreicht: Ihren eigenen Telegram-Bot, dann WhatsApp oder Viber, falls verbunden, dann SMS; nie über @Setvos_bot. Nachrichten, die auf „E-Mail“ stehen, gehen per E-Mail. Nachrichten, die in die Ruhezeiten fallen, warten auf jedem Kanal, bis das Fenster endet.

   Ein Kunde, bei dem „Nachrichten abbestellen“ eingeschaltet ist, erhält überhaupt keine automatische Nachricht, auf keinem Kanal. Ein Kunde, der Ihre Angebote abbestellt hat, erhält auf keinem Kanal eines der Angebote: „Begrüßung“, „Kundin zurückholen“, „Geburtstag“, „Nach dem Termin fragen“ und „Unfertige Buchung“, ebenso wenig die Erinnerung des Treueprogramms, dass Punkte bald verfallen. „Deal erreicht eine Phase“, „Überfällige Rechnung“ und „Rückruf-SMS bei verpasstem Anruf“ sind keine Angebote und erreichen ihn deshalb weiterhin. Jede Automatisierung kann per Text oder per E-Mail gehen. Per E-Mail hat sie einen eigenen Betreff, ein Link am Ende wird zur Schaltfläche, und die fünf Werbe-Automatisierungen – Willkommen, Rückgewinnung, Geburtstag, Bewertungsanfrage und offene Anzahlung – enthalten eine Abmeldung mit einem Klick.

9. 09

   Wissen, was beim Einschalten passiert

   Eine Automatisierung schreibt nicht alle an, die die Bedingung schon erfüllen. Sie erfasst Kunden und Rechnungen, sobald sie die Schwelle ab diesem Zeitpunkt überschreiten: Das Zurückholen etwa erreicht Kunden, sobald ihr letzter Besuch die Marke überschreitet, und „Überfällige Rechnung“ mahnt Rechnungen an, die nach dem Einschalten überfällig werden, nie solche, die schon vorher überfällig waren. Jede Automatisierung merkt sich außerdem, wem sie schon geschrieben hat.

10. 10

    Oder schalten Sie sie auf dem Dashboard ein

    Der Baustein „Mehr verdienen mit dem, was Sie haben“ auf dem Dashboard zeigt die automatischen Nachrichten, die zu Ihrer Art von Unternehmen passen und noch aus sind. Klicken Sie auf eine, um die Nachricht genau so zu sehen, wie sie hinausginge, und „Ab jetzt etwa N im Monat“, gezählt an den Kunden, die sie in den letzten 30 Tagen bekommen hätten; klicken Sie dann auf „Einschalten“. Der Baustein zeigt nur, was Ihre Rolle ändern darf.

    Das Fenster von „Kundin zurückholen“ nennt außerdem, wie viele Kunden die Marke schon überschritten haben und sie nach dem Einschalten nicht bekommen. Darf Ihre Rolle Kampagnen anlegen, öffnet „Einmal anschreiben“ eine neue Kampagne für sie, mit der Zielgruppe „Seit N Tagen nicht da“ schon ausgefüllt.

Aktualisiert am 6. Oktober 2026